以下是小编为大家整理的高校档案管理工作之我见（共含6篇），欢迎阅读与收藏。同时，但愿您也能像本文投稿人“招财”一样，积极向本站投稿分享好文章。
高校档案管理工作之我见
高校档案是学校发展的历史记录,是高等教育工作的重要环节,是国家档案事业的重要组成部分.高校所有档案无不浸透着学校广大干部、教师、科研人员的`心血和汗水,凝结着个人和集体的劳动和智慧.
作 者：侯凤芝 作者单位：南阳师范学院,宣传部,河南,南阳,473061 刊 名：南阳师范学院学报 英文刊名：JOURNAL OF NANYANG TEACHERS COLLEGE 年，卷(期)： 3(8) 分类号：B261 关键词：初探高校基建档案管理工作
摘要:基建档案是建设项目规划、设计、施工、使用、维修及改建扩建等活动中形成的历史记录。高校基建档案管理好坏,直接关系到工程的质量,关系到高校教学、科研等各项工作的开展。
关键词:高校;基建档案;初探
普通高校扩招以来,高校的基本建设发展迅速,其间,形成了大量的基建档案。基建档案是建设项目规划、设计、施工、使用、维修及改建扩建等活动中形成的档案文件,详细记载着建筑物、构筑物、地下管线敷设等建设活动内容。高校基建档案管理的好坏,直接关系到工程的质量,关系到高校教学、科研等各项工作的开展。有序地管理好高校基建档案,既是建筑建设工程本身的需要,也是做好高校总体工作的要求。
一、高校基建工程档案的内容
(一)综合性文件。主要包括上级批准文件;计划任务书;工程地质、水文、气象、地震等文件资料;征地、拆迁安置等文件资料;项目的方案及初步设计文件资料;规划、消防、环保、卫生等政府部门的审批文件资料;工程施工、监理中标文件及有关合同、协议书;工程竣工验收及质量鉴定文件资料;工程竣工结算及其审计报告等文件资料等。
(二)土建工程及水、电、设备安装工程施工文件。主要包括开/竣工报告;图纸会审、设计变更及材料代用单等文件材料;项目的施工组织设计;监理规划、监理细则、监理月报及工程例会纪要等;原材料、零部件、半成品及成品的质量证明文件或试验资料;混凝土、砂浆等配合比及试验报告;工程质量检验及评定文件材料;工程质量事故记录及处理的文件材料;施工技术总结等。
(三)竣工图。主要包括总平面布置竣工图;室外各种管线竣工图;建筑工程竣工图;装饰工程竣工图;结构工程竣工图;给水、排水工程、强电弱电工程、通风、空调工程竣工图以及其他特殊专业工程竣工图等。
二、基建档案在高校管理中的作用
(一) 为高校规划、建设、管理工作提供现状和历史依据 。基建档案是一种特殊的信息资源,任何基本建设缺少基建档案,就缺少了使用和改造的依据。它不仅反映了该建筑物的`变化和发展,为高校规划、建设、管理工作提供现状和历史依据,也对高校总体发展发挥着重要作用。还为历史查找、产权查证、经济纠纷等提供依据。
(二) 对推动高校可持续发展具有十分重要的意义。高校基建档案管理的关键是及时收集基建项目开工前到竣工交付使用后的各种报批文件、合同协议、洽商变更等各种类的资料。这些档案既为高校的建设、维修、管理、改扩建服务,又为高校的教学和科研服务。所以,做好基建档案管理工作,对推动高校可持续发展具有十分重要的意义。
三、高校基建档案管理存在的问题
(一)档案管理意识不强。领导和档案人员对高校基建档案重要性认识不够,基建档案管理工作力度不强。基建档案管理人员流动性大,不稳定,使得基建档案资料流向不清,档案管理职责不明。另外,由于基建工程和档案管理的专业性,工程人员和档案人员均有相应的专业和技术知识不足,使基建档案的收集、整理和归档不及时、不规范。
(二)档案材料不完整。档案材料不完整是高校基建档案管理存在的主要问题。虽有基建档案归档率较好的项目,但归档率较差的项目不少,甚至很多工程项目竣工后没有档案材料,或只有工程主体档案,没有配套工程档案。
(三)管理模式不统一。从档案管理机构上看,有的高校成立了专门的档案室,基建档案管理较好,有的高校则不然,基建档案由业务部门代管或由文书档案员兼管,形成的档案材料五花八门。
(四)缺乏专业基建档案管理人员。档案管理人员专业素质不完备,既缺乏档案管理业务知识,又缺乏相关的基建业务知识,难以适应工作需要。
四、加强高校基建档案管理应该采取的措施
(一)树立基建档案管理意识。工程建设中普遍存在着对档案管理工作不太重视的情况,到工程完工即将交工验收时,才开始整理,这给档案整理带来很大难度。所以,高校的领导、基建主管部门、档案部门、项目具体负责人员,均要树立基建档案管理意识,自上而下重视基建档案的收集、整理和使用。
(二)建立健全基建档案管理制度。为了加强对基建工程建设各阶段档案资料的有序管理,档案部门、基建主管部门在项目建设初期就应按照有关规定,制定相应的档案管理制度、措施, 规范档案资料的收集、整理。
(三)严格验收基建项目档案资料。基建工程竣工验收时,档案管理人员要会同工程项目管理人员,按照基建工程档案归档范围的要求,对工程建设中形成的全部文件进行全面的检查、审核,务必使得竣工材料做到真实、完备,归档范围符合要求,做到工程竣工验收与档案验收同步。
(四)强化档案材料编制工作。按照标准编制基建档案材料,是施工单位最基本的业务条件。 基建部门必须要求施工单位明确责任,加强对施工技术人员编制档案材料的训练,不断提高编制基建工程档案材料的业务水平。
(五)充分利用现代化手段,多角度、多层次开发基建工程档案信息资源。大力推行缩微档案、磁介质档案、电子文件档案在基建档案中运用。主管部门还应有效利用计算机资源,建立档案检索系统,提高档案管理水平和档案利用效率。
(六)及时记录传递和变更。在管理过程中,频繁传递和变更,容易使档案的完整性、有效性发生变化,档案管理部门要及时对档案的增减变动及传递情况做出相关记录,才可能有效地了解档案的来龙去脉,防止其丢失、损毁、失效,确保档案的完整性和有效性。
综上所述,做好高校基建档案的管理工作意义非凡,通过对基建档案的收集、整理、开发和利用,必定为高校的基本建设,为高校工作的全面开展做出重大贡献。
参考文献
[1]钟敏.加强高校基建财务管理的实践与思考.湖南科技学院学报,.(7).
[2]贾树良.高校房产档案信息化建设存在的问题及对策.辽宁工程技术大学学报,.(2).
严春花
（湖南农业大学东方科技学院，湖南长沙 410128）
摘要：档案是反映各个历史时期、历史面貌的真实记录。档案工作是学校教育事业重要的组成部分。一个学校的发展轨迹、文化积淀、管理水平、办学特色，常常可以从档案中反映出来。本文认为，做好高校档案管理工作，领导重视是前提，健全制度是关键，牢固服务是根本。
关键词：高校；档案管理；制度；服务
高校档案是高校广大教职员工从事教育活动、教学管理、科研情况及学生学习等活动的真实凭证，并具有保存或参考价值的档案资料，它能很好的反映了学校在各个历史时期的工作和活动情况，在高校工作中起着承前启后的作用。分析利用高校档案，能有效地帮助提高教育管理和教学水平。做好高校档案的管理工作，对教育、教学、教研活动有着十分重要的作用和影响。
一、做好高校档案管理工作，领导重视是前提
高校档案是展示学校自身形象和价值观建设成果的重要载体，因此学校档案工作要站在广阔的社会文化背景之下，努力体现多姿多彩的生命魅力和独具个性的文化氛围，努力与德育教育各类活动相结合，成为校园文化建设的重要基地，最大范围反映学校的文化风貌和历史面貌。学校领导要站在校园文化的角度，倡导全校教职员工认识学校档案管理工作的重要地位和作用，并把档案管理工作纳入学校发展的长效机制之中，努力让全体教职工增强建档意识，形成人人重视和维护学校档案工作的良好风气。
一段时间以来，很多高校对于档案管理工作不够重视，在人、财、物的投入上没有把档案工作摆在应有的重要地位，导致了档案管理工作无人重视，严重影响了档案工作人员的工作积极性，也一定程度上影响了工作质量和效果。要真正做好档案管理工作，领导重视是前提。只要领导重视了，重心明确了，以后的工作才好有条不紊的进行。
二、做好高校档案管理工作，健全制度是关键
一是要明确档案管理机构的双重职能。目前档案工作在高校的地位还没有达到应有的高度，有的甚至还停留在“说起来重要，做起来次要，忙起来不要”的地步。在学校机构改革中，不少档案管理机构的`地位又被削弱，只看到其服务功能，而忽视了其行政协调、监督指导的职能。要把档案工作作为高校内部行政管理的重要部门，因为法律要求其“对所属单位的档案工作进行监督和指导”，同时还要“负责保管本机关的档案”。所以高校档案机构具有双重性，作为职能部门，它负有“监督和指导”的职能。作为业务部门，它具有“保管”的职责。因此，我们要强调高校档案管理机构的双重职能。
二是要建立健全档案管理机构和管理网络。成立以学校领导为组长、相关负责同志参与的档案工作领导小组，配备一定数量的专职档案员和兼职档案员。要采取切实措施，建立一支有较好的政治、业务素质的档案干部队伍，并保持相对稳定。专职档案干部属专业技术人员，与教学、科研、图书管理人员同等对待。要按有关规定，认真做好专业技术职务聘任（或任命）工作。档案干部中的骨干，一般不要轻易调动。档案部门的经费，应列入学校预算，统筹解决。学校各职能部门要对与本部门关系密切的归档材料、设备，从学校经费中给予支持。硬件建设是提高档案水平的保障，同时也是保证档案管理质量的最佳手段。要专门设立档案管理机构，添购档案管理设施设备，分类存放，编档管理，做足防火、防盗、防潮、防光、防虫、防高温、防霉、防尘措施，确保档案材料保管安全、利用方便、管理规范。
三是要建立完善的档案管理工作制度。完善的档案管理工作制度，是档案工作逐步实现规范化管理的有力措施和可靠保证。制订《档案室工作职责》、《档案人员工作职责》、《档案库房管理制度》、《档案保密制度》、《档案利用制度》、《档案鉴定、销毁制度》、《档案室管理制度》等制度，促使全校教职员工都来重视档案工作，认真研究落实本部门的档案工作任务，使高校档案工作保质保量限期完成。依法管理档案工作，加大宣传力度，增强社会档案意识和档案法制观念，打好依法管理档案工作的群众和社会基层。
三、做好高校档案管理工作，牢记服务是根本
一是要强化服务理念。高校档案管理工作的初衷和归宿是它的服务价值，利用它来正确指导学校教育教学各方面工作的发展和进步。首先，要强化服务功能，创新服务机制。使得高校档案工作更好地为领导决策服务，为教学科研服务，为各类咨询查证服务。其次，提高管理素质，拓宽服务渠道。要转变思想观念，与时俱进，充分认识新形势对档案工作的新要求，积极探索档案开发利用的新思路、新方法，主动树立服务意识，主动开发服务功能。
二是要加强素质建设。档案工作者在做到政治素质高、具备强烈的事业心和责任感的同时，还必须适应新形势的需要，树立创新意识，培养创新能力，加强创新学习，全面掌握档案专业知识和一定的现代化管理知识，培养信息技术开发应用能力，不断提高业务水平，实现档案工作专业化管理。一方面积极参加档案业务培训，更新档案专业知识理论，另一方面建立档案工作网络，选拔年纪轻、懂电脑且热爱档案事业、默默奉献的人担任高校专职档案管理员，运用现代化管理知识和先进技术设备，提高管理水平，使学校的档案工作跟上办公自动化步伐，为学校教学、科研和其他工作服务。协调好与公文处理部门的关系，从管理制度化、规范化和标准化来加强公文处理的统一性；确保归档文件的齐全完整。档案来源于学校各职能部门的职能活动，从文件产生到归档要经历一段时间，经过许多环节，每个环节都会影响文件材料的质量，影响文件材料的齐全性、完整性和准确性，如归档学生学籍的管理，教师和教职员工的人事档案。档案工作人员必须与各职能部门及时沟通，确保归档文件的齐全完整。努力打造一支爱岗敬业、乐于奉献的档案管理队伍，让他们每个人都能在自己平凡的工作岗位上创绩立功，尽快成长为档案管理的行家里手，为学校教育事业的发展作出积极贡献。
三是要掌握先进技术。要加快高校档案信息化建设实现档案的现代化管理。将档案资源和档案各项管理过程数字化，通过信息系统加工和计算机网络的传输，实现档案资源的合理配置与有序、有效开发利用，实现档案信息资源的社会共享。选用适合本校档案管理工作的管理软件，实现档案信息化。在此基础上，建立档案信息查询系统，对相关管理部门和个人设置访问权限，利用网络平台了解相关档案信息，在一定范围内实现档案信息公开。这样不仅可以使档案管理人员从繁杂的档案收集、整理、保管、检索工作中解放出来，而且可以更快捷、更准确地为教育、教学及科研、人事工作提供全方位的优质服务。
总之，学校档案管理工作是学校基础工作的重要组成部分，我们在做好档案的收集、整理、归档工作的同时，主动提供档案利用服务，做到档案管理工作管理方法科学化，管理手段高效化，档案工作标准化，建立档案管理工作长效机制，使档案价值得以充分体现，推进教育事业的发展。
参考文献
[1]倪慧敏．高校档案管理初探[J]．档案与建设，，(1).
[2]周枫，辛梅菊，做好学校档案管理工作初探[J].山东档案，2005，(5).
[3]朱继荣，对高校学生档案管理的思考[J]．山西广播电视大学学报，2009，(6).
摘 要：本文从完善各项规章制度、提高信息化管理水平和提高管理人员素质等方面来阐述如何在新形势下更新理念，促进档案管理工作的创新与发展。
关键词：档案管理;现状;创新措施
1.1 档案管理制度不健全近几年，管理基层制定了一些档案管理制度，但是仍然存在着档案管理制度不健全的现象。一是档案收集制度不健全，使得档案缺乏完整的记录，丧失了部分利用价值;二是因保管制度不健全、基础设施不完善等原因造成档案损毁和档案遗失现象屡屡发生;三是档案利用制度不健全，造成有的档案没有发挥其应有的价值。这些都极大地影响了对档案的研究和利用。
1.2 信息化水平低 随着计算机和网络技术的应用，档案的载体发生了巨大的变化，由原来单一的纸质载体发展为纸质、电子等多种载体共存的局面。然而通过调查发现，不少高校企业信息化水平依然很低，没有引进先进的档案管理软件，档案的检索依然主要依靠手工，严重制约了档案工作的发展。
1.3 档案管理人员素质不高 一是缺乏专门的档案管理人才，不少单位的档案管理人员是兼职人员，缺乏档案管理的专业知识;二是对档案工作重要性认识不够，只把档案工作当作一件附属的工作，缺乏积极性和主动性;三是计算机应用水平不高和实际操作能力低，不能适应现代化档案管理工作的要求。
2 档案管理的创新措施
2.1建立统一规范的档案管理技术标准 建立统一规范的档案管理技术标准，并完善相关的法律法规，能有效地对知识产权进行保护，极大地促进了档案管理工作的顺利进行。档案的标准化、规范化能很好地适应信息时代档案资料管理工作的需要。由于现阶段的档案包含范围越来越广泛、复杂，所以档案管理部门必须严格遵守档案的标准化、规范化原则，对档案的收集、整理、编制、检索及防霉防虫等基础工作都应严格按照有关的规范标准进行。
2.2 提高档案管理人员的水平与素养
2.2.1 档案的管理人员必须具备较高的管理水平与政治素养。因此，应加强提高档案管理人员管理水平与政治素养，认真学习先进思想，着力提高管理水平，从而与档案管理工作实际相结合，为档案事业发展奠定坚实基础。
2.2.2 档案的管理人员必须具备良好的职业道德，培养和树立爱岗敬业、乐于奉献的工作精神，坚持遵守自身的职业道德规范来约束自身的各项行为，从而提高档案管理水平和为社会服务的质量。档案管理人员应认真对待工作，做到尊重档案、尊重历史，坚持立档和用档的真实可靠性，并恪尽职守，努力强化自身的保密观念，以便保证档案安全。
2.2.3 档案的管理人员必须具备专业的管理知识水平，有扎实的基础，熟悉并掌握档案管理工作的方法与规律，并在了解档案管理工作的基础上，与时俱进，通过利用计算机来不断丰富自身知识，从而实现档案管理工作由传统方式向信息化的转变。
2.2.4 档案的管理人员必须具备优秀的创新意识，不断开拓创新。档案的管理人员应注重新事物的发现，并在基于对新问题、新方法的研究分析上进行创新，努力推进档案管理工作的`发展。
2.3 信息化服务创新 信息化档案管理将给档案管理工作提供巨大的发展空间和创新空间。信息系统的低门槛和便捷，使得用户群越来越多，相对的信息服务的要求也越广。因此，档案管理人员必须对信息化档案管理有充分的了解，并正确地树立信息服务的理念。随着档案管理的信息化，在信息服务方式上也应不断创新，充分考虑用户对信息利用的需求，从而在信息服务上增加新的理念和要求，为用户提供一个全面的满足其需求的信息利用平台，不仅能更好地满足用户的需求，突出用户的权益，提供信息服务效率，更能充分体现出信息服务的人性化、主动性及重要性。
2.4加强档案管理标准化建设
2.4.1 应建立明确的档案归档制度。档案属于档案局所有，所有建立档案并进行保护是局工作人员应尽的义务。建立明确的档案归档制度后，对制度的实际执行情况，档案管理人员必须积极跟踪督办，并要求相关人员积极配合，从而确保档案归档制度贯彻落实。
2.4.2 严格遵循档案管理流程。档案的管理流程主要包括有管理单位、文件点收和整理、档案分类、档案名称与编号、归档与档案清理、保存期限、档案清理、调卷程序、调卷管理等。档案管理人员应严格遵循档案管理流程，从而确保档案管理工作的顺利进行。
2.4.3 建立并完善档案管理制度。在进行建立并完善档案管理制度时应充分结合实际工作情况进行，不同地方有不同的制度。其主要包括档案人员责任制、档案统计制度、档案保密制度、档案利用制度、档案保管制度、文件材料立卷归档制度等。
2.4.4 建立健全管理制度，全面提高档案管理工作的规范化。
一是要严格做好文件的收集、整理、归档工作。按照上级有关档案管理规定，结合本单位办部门实际，进一步细化规定及有关程序的工作流程，确保“档案资料收集全、整理规范、归档全面”。
二是要建立档案管理制度，对产生的档案资料从收集、归档到移交档案室统一管理以及档案的日常保管、借阅、利用，都要制定一套严格的制度;建立健全档案工作目标管理考核制度和责任追究制度。
同时，还需遵守以下几个原则：
一是合理科学。建立起来的规章制度必须符合单位实际，以适应单位档案管理工作需要为出发点和落脚点。
二是简明实用。各项管理制度必须以具有可操作性为前提，以方便实用、简便易行、可操作性强为目标，更好地发挥指导和规范作用。
三是坚持制度约束的双向性。既约束领导又约束职工。
四是严肃性。在规章制度的执行过程中，要做到有功必赏、有过必罚，充分体现制度的权威性。
高校二级学院档案管理工作亟待加强
高校二级学院档案管理工作亟待加强作者/ 赖华红
加强档案管理工作在高校管理与建设过程中具有重要意义。 《中华人民共和国档案法》规定，重视本组织、本单位、本职务工作的档案建设与管理，是每位工作人员的基本义务。档案是一个国家各类社会组织、机构、个人历史的真实记录，是传承国家、民族、社会发展历史的基本工具，是对后人负责的精神体现。从学院组织、机构和个人的微观层次而言，档案还具有总结历史经验教训，反映本院各方面发展的历史面貌，强化工作纪律，杜绝滥用职权，防止职务腐败等重要作用。为此，教育部专门颁布了《普通高等学校档案管理办法》。从当前高校的发展趋势来看，依法加强二级学院的档案管理，已成为高校在构建和完善现代大学制度过程中强化内部管理的一项重要举措。
一、高校二级学院的学院秘书
随着高等教育事业的发展和高等教育体制改革的深入，我国许多大学设立了若干二级学院，并逐步建立了校院（系）二级管理体制。这些学院作为高校办学的基础组织，在大学教育事业的发展过程中发挥着极为重要的作用。所谓“大学”，实际上就是学校机关与各个学院的综合体。各个学院承载着大学各项事业建设和发展的重任，在党务、行政、教学、科研等管理上既有较强的统一性，又具有不同程度的相对独立性。学院各项事业的发展既关系到学院自身各项工作的未来走向，又关系到整个学校的协调发展。
然而，不论是学校的整体工作，还是学院内部的各项事务，落实到具体操作层次，总是无法离开学院办公室的各项秘书工作。学院秘书是学院乃至高校重要的基础岗位，学校或学院的各项工作都程度不同地依赖于学院秘书的具体运作。因而各个学院依照秘书工作的内容和性质，根据自己的办学规模专门设置了党总支秘书、团委秘书（书记）、行政秘书、教学秘书、科研秘书、研究生秘书、行政秘书、财务秘书等秘书岗位。
二、学院秘书与档案管理工作
二级学院的档案管理工作是高校管理系统中重要的基础工作之一，也是检查、评估学院办学质量和管理水平的重要方面。二级学院档案是学校档案的重要来源，除其中一部分重要资料要上交学校档案室归档保存外，绝大部分资料留在学院保存。《普通高等学校档案管理办法》第九条规定： “高等学校各部、处、院、系、所等部门，必须有一名负责人分工主管该部门的档案工作，并视情况配备一至两名专（兼）职人员，负责本部门档案的收集、整理和移交工作。”在实际工作中，大部分高校要求各院（系）和职能部门配备一名兼职档案员，从而在全校形成了以兼职档案员为基础的档案工作网络。但是，在二级学院档案管理的实践中，档案管理任务往往是由办公室秘书承担，也就是说，学院秘书实际上同时充当着兼职档案员的角色。
随着学院事业的发展，学院在党务、行政、教学、科研等活动中了产生许多文件材料；同时，教师在各自的教学科研活动中，也产生了不少重要资料。这些档案材料来源分散，涉及的内容和范围越来越广，导致学院兼职档案员的工作任务越来越重，学院档案管理工作的压力越来越大，形成了工作内容无法分解而工作负荷又难以承载的现实矛盾。
三、学院档案管理中存在的问题
（一）缺损遗漏严重
近几年来，高校二级学院各项事业发展迅速，各种档案资料随之日益增多，一些重要的档案资料在工作流程中不经意地被遗失或损毁。除了上级“红头文件”、学院党政会议记录、学生工作荣誉、学院人事考核等档案资料，以及秘书工作必需的案头材料保存较为齐备外，其他档案资料则严重缺损或遗漏，其中缺损最为严重的当属教学档案、科研档案和党务档案。
（二）分割存档
高校机关职能部门与二级学院基本维持着单线归口划块的业务管理体制。比如，学院教学秘书归口学校教务处，研究生秘书归口学校研究生处，团学秘书归口学校学工处团委，党总支秘书归口学校党委各部门等，因此，学院的档案资料处于切块划归各对口部门管理的状态。在这种管理体制下，重点抓了档案源的管理工作，而忽视了档案的.全宗化、规范化和标准化。分割存档反映了学院档案管理体制上的弊病。
（三）档案管理意识薄弱，随意性强
由于体制不健全等原因，各归口秘书实际上都是兼职档案管理员，他们忙于日常秘书事务，缺少对档案管理专业知识的学习，对档案管理工作往往缺乏系统的协调。因此，对于日常工作中形成的各种资料，哪些该存档、如何存档、如何延续等，难以做到系统化、规范化和标准化。档案管理工作存在着事务活动忙忙碌碌，存档材料寥寥无几，档案质量不高的现象。
（四）开发利用率低
各个学院的档案管理工作，仅仅停留于“保管”的层面，或者为迎接某项评估和检查而准备。除了红头文件、党政会议记录等，因当前工作所需而偶尔调阅或使用外，其他档案资料的利用率则非常低。这与学院档案资料普遍缺损，档案资料的基本功能受到严重损害等有着密切联系。
（五）各学院管理水平不平衡
发展不平衡是我国的基本国情。高校二级学院档案工作的管理水平也不平衡。比如，有的学院严格按行文制度办事，学院内部的各项重要决策均能以学院文件形式下发各系、所、室，并及时存档；有的学院实行严格的成就备案制度，个人重大成就均被同时视为学院进步和发展的成果，各种证件、荣誉、专利、发明、论著、实验成果等科研（技）成就的原（复）件，均予以存档。个别学院对国内著名学者的重要用品或重要纪念物均有收集，比如社会交往声像、著名手稿等。
四、二级学院档案管理不瞢的原因
（一）学院秘书工作任务繁重
学院发展规模与学院秘书岗位设置不平衡，造成学院秘书工作量有增无减。档案资料发生量越大的学院，办公室日常的繁杂事务越多，这些日常事务工作，反过来又制约着学院秘书对档案资料及时有效的整理。另外，学院秘书与学院实验室、资料室、教辅人员工作量严重失衡，也造成了学院秘书的心理失衡，影响了学院秘书的工作心态和工作绩效。
（二）学院秘书地位低、待遇差
学院秘书是高校管理体系中的基础岗位，岗位的基层性、服务性，决定了学院秘书与学院领导、部门负责人以及教学科研人员相比，自然在工作地位和待遇上存在着一定距离。同时，学院秘书地位低、待遇差，还集中体现在学院秘书与学校机关秘书，以及学院秘书与学院办公室、资料室、实验室其他工作人员劳资收入等对应比较方面。这就造成学院秘书除了完成日常应急事务以外，对档案管理工作缺乏积极性。
（三）管理实体分散，缺乏专门管理制度和长远规划
国内多数大学二级学院的档案工作，实行划块分散管理，党务类秘书与行政类秘书的档案资料互不沟通，党务秘书与团学秘书（书记）的档案资料互不沟通，教学秘书、科研秘书、财务秘书、行政秘书的档案资料互不沟通。这种分散管理体制对实行系统化、规范化档案管理提出了强烈的制度要求。
然而，大多数高校二级学院并没有与档案分散管理体制相配套的专门制度和长远规划，学院的档案资料遗漏损毁严重，档案工作普遍停留于应付当下事务工作需要的层面上。这是一种严重背弃《中华人民共和国档案法》《普通高等学校档案管理办法》的违法违规行为。
（四）学院秘书档案收集工作难度较大
在二级学院的档案管理中，许多领导、老师、秘书在思想意识上存在着许多误区。比如，有的学院党政领导认为学院党政集体做出的重大决定，有了党政会议记录文件性资料就不必保存了。多数领导和老师把工作中形成的文件资料看作个人的私有财产，不愿意上交归档：有的觉得把材料留在身边，自己用起来方便；有的觉得资料是自己的心血和汗水，极为珍贵，理应由自己珍藏；有的觉得所做工作尚未取得重大成就，相关资料没有归档必要。这严重妨碍了学院秘书的档案收集工作。
五、学院档案管理优化策略
（一）领导干部要增强档案管理意识
高校二级学院档案是学院师生员工在开展教学、科研、管理等活动中直接形成的具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式和载体的历史记录，对学院改革、建设和发展事业起着重要作用。加强档案管理工作，关键在领导干部。学院领导干部应增强档案意识，重视档案管理工作，认真贯彻执行《中华人民共和国档案’法》和《普通高等学校档案管理办法》，认真做好学院档案管理工作的统筹规划，建立健全相关管理制度，在人员配备与培养、档案工作现代化建设等方面逐步进行具体部署。
（二）加大全员宣传力度
学院秘书要利用各种机会和形式向全院教职工宣传档案法规和档案知识。首先，要通过宣传，使广大教职工明确档案的含义、地位和作用。其次，要使每一个教职工认识到档案管理的必要性，从而自觉地收集资料，及时归档。再次，要让广大教职工认识到档案在开发信息资源、服务教育教学中的作用，认识到档案是一种信息资源，能给学院工作带来较大效益。只有逐步提高全体教职工对档案工作的认识，大家才能较好地利用档案，自觉地保护好文献资料，积极参与档案工作，维护档案的完整和安全。
（三）建立有效的归档制度
学院要结合本单位档案管理实际建立行之有效的档案归档制度，并严格执行、定期检查，对于违反者，要依据有关制度给予相应的处理。同时，在教职工年度考核和专业技术职称评聘工作中，学院要明确规定有关教师个人的课时、论文、科研资金、科研成果等考核材料须由档案负责人出具证明，证实其真实有效性，这样才能促使教职工及时主动地将有关文件材料上交归档。
（四）提高档案管理人员的业务素质
档案管理人员只有具备较高的业务素质、高度的责任感和服务意识，努力学习档案管理新技术、新方法，熟练掌握信息数字化档案管理工作技能，才能适应新时期档案现代化建设的需要。
1.业务知识和能力。学院秘书要加强学习档案法规和档案管理专业知识，增强档案管理意识和能力。一方面，要认真做好档案信息的收集和整理工作，确保档案的全宗化、规范化和标准化，为学院档案工作的规范管理和持续发展打下坚实基础；另一方面，要认真做好检索和查询工作，形成一个运转灵活、系统严密的档案管理体制与服务体系，方便教职工查询使用。
2.信息服务意识。学院档案材料来源于各项工作实践，只有满足教职工需求，才能发挥档案材料的作用，最终实现档案管理目标。学院秘书要树立主动为教职工服务的意识，不断探索开发利用档案资料的新途径、新方法，重视档案利用的社会性、有效性，更好地为学院的各项工作服务。
3.信息数字化工作能力。根据档案现代化和办公自动化要求，档案管理人员应提高信息数字化工作能力，掌握计算机操作、数据管理和网络管理等基本技能，充分应用计算机、互联网和相关软件，做好档案数字化处理，实现档案网络管理和服务工作。 （1）档案管理网络化。学院可以在校园网上建立学院网站，由学院秘书负责管理相关区域，定期公布相关非保密性档案信息，为教职工了解和利用信息服务。 （2）档案信息查阅网络化。学院网站公布的相关档案信息，有关部门或个人可根据需要在权限范围内查询和调阅，并实现输出打印。
参考文献：
[l]贾宗福，孟照凯，魏风梅，郭维杰，高校二级学院档案管理探索与实践[J].哈尔滨学院学报，2009（8）。
[2]李敏。高等学校档案管理现代化问题初探[J].山东青年管理干部学院学报，2004（4）。
[3]童惠联。高等学院档案管理中的几个法律问题[J].北京科技大学学报（社会科学版），2001（4）。
（作者单位：福建师范大学地理科学学院办公室）
★ 档案管理工作体会
★ 高校档案管理制度
