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大数据背景下科研档案管理变革探讨论文
随着移动互联网、云计算、物联网等现代信息技术的高速发展，各类信息数据正在以前所未有的速度增长，大数据时代正在到来并深刻影响到社会的方方面面。近年来，各国政府、学界和企业都已开始高度关注大数据技术的应用和研究，我国政府也深刻意识到大数据的巨大作用。8月31日，国务院印发《促进大数据发展行动纲要》，20党的十八届五中全会通过的“十三五”规划提出“实施国家大数据战略，推进数据资源开放共享”，大数据战略已经逐步上升为国家意志和行为。可以预见的是，在不久的将来，大数据的研究和应用将涵盖经济社会发展各个领域，成为新兴驱动力。毫无疑问，大数据时代下科研创新活动将更加日新月异，在此背景下科研档案的规模和类型也将发生深刻变化，进而对传统的科研档案管理工作造成巨大挑战，但同时也给科研档案管理创新带来重要机遇。为此，深入思考和研究大数据背景下如何推进科研档案管理变革，以适应大数据时代的发展要求，更好地发挥科研档案的功能作用是当下档案人面对的一项前瞻性课题。
一、大数据背景下科研档案及其特征
在大数据背景下，随着移动互联网、社交新媒体、电子商务等的迅猛发展，科研档案数字化建设全面推进，作为科研创新活动真实记录的科研档案也初步具备了大数据特征。
1.科研档案数据规模巨大，增长迅速。当前，科研档案数据资源正呈现爆炸性增长，这主要源于“增量科研档案电子化和存量科研档案数字化”两个原因。一方面，随着信息化的推进，特别是OA办公及各种信息管理软件的广泛应用，大量的科研档案归档方式由传统的纸质归档转变为纸质电子双轨归档制；另一方面，通过扫描、翻拍纸质科研档案、照片等新兴技术，馆藏科研档案数字化进程正如火如荼地推进着。目前，科研档案数据资源呈几何速度增长，科研档案大数据在逐步形成之中。
2.科研档案数据种类繁杂，多元异构。在大数据背景下，随着数据采集、存储和挖掘技術的不断发展，科研档案资源将广泛地存在于不同的信息系统中，呈现出结构化、半结构化和非结构化数据相融合的发展态势。从总体上看，有以下几大类科研档案数据。第一类是科研文书档案，主要指的是各种有关科研活动的政策、法规、通知等文件材料；第二类是科研项目档案，主要指的是科学技术研究人员在基础理论研究、技术研究、应用研究和软科学研究等方面的具体科学研究档案；第三类是科研成果档案，主要指的是科研活动中形成，作为科研成果上报，具有保存价值的各种载体的材料归档后形成的档案材料；第四类是科研人员档案，主要指的是从事科研活动的科研人员自身有关材料，主要包括学术背景、研究方向、科研项目、研究成果、科研获奖等相关档案。基于这四类科研档案形成的大数据具有明显的异构性，对数据处理能力提出了更高的要求。
3.科研档案数据潜在价值大，但开发利用率低。作为国家和社会精心保存的历史记录，科研档案是一种最正式、最可靠、最具权威性与凭证性的原生信息资源，其中蕴藏着巨大的潜在价值。但是，长期以来，科研档案数据管理水平有限，重保存轻利用，总体开发利用水平很低，造成巨大的数据资源浪费。原发改委副主任张晓强表示，我国科技成果转化率仅为10%，远低于发达国家40%的水平[1]。这样低的转化率与大多数科研成果进入了档案室（馆）作为档案保存起来，成为“独享”的内部资料有一定的关系。这种落后的管理模式容易导致信息不对称局面：一方面企业对先进科研成果的需要十分迫切；另一方面大量科研成果被“锁”在档案柜里，无人知晓。科研院所档案馆承担的服务社会的责任根本无法体现，科研档案信息共享利用不容乐观。，中办、国办发布《关于加强和改进新形势下档案工作的意见》，对档案工作的新要求：利用档案，服务民生，服务群众。在大数据背景下，对海量的科研档案数据进行高效地开发、为资政参考、服务企业、造福民生提供更加多元化、个性化的服务，已经成为摆在档案人面前的全新课题。
二、大数据背景下科研档案管理变革
大数据时代，数据已经成为重要的战略性资源，正在对社会管理的思维方式、管理行为、决策模式等各个环节产生不可思议的影响，同样，对于科研档案管理形成的冲击和挑战自然也不言而喻。
1.收集。推进科研档案大数据化。在大数据时代，要树立大数据理念，积极推进科研档案数字化向科研档案大数据化转型，积极建设科研档案大数据这一核心资产。第一，要树立科研档案大数据理念，普及科研大（泛）档案观和科研档案大服务观。一方面，树立科研大（泛）档案观，即将科学研究创新活动中一切具有保存价值的文件、数据、视频和实物等都视为科研档案，并经过加工处理成为科研档案数据；另一方面，普及科研档案大服务，即科研档案管理的理念由传统的“保藏”为主要目的转变为以“利用”为主要目的，从资料管理收藏转变为科技知识的管理和服务，形成大数据背景下科研档案大服务新格局。
第二，要加强科研档案数据立法。国家主管部门应将科研档案数据开发和利用作为国家推进大数据发展战略一部分，尽快制定和实施有关大数据的法律法规，通过法律手段和行政手段，先强制、后自觉地逐步冲破部门、行业、领域、学科、专业之间的藩篱和壁垒，不断规范和推动科研档案大数据的建设、开放、共享与利用。同时要充分考虑到知识产权、数据安全、隐私保护等有关问题，为科研档案大数据的开发利用创造良好的法律和社会环境。
第三，要积极扩充科研档案的数据类别和总量。继续落实科研档案“存量数字化，增量电子化”要求，健全完善科研文书档案数据库、科研项目档案数据库、科研成果档案数据库、科研人员档案数据库，推进科研档案管理由传统纸质馆藏模式向现代数据存储模式转变，推动科研档案数字化向科研档案大数据化转型。
2.管理。建立科研档案大数据平台。在云计算、物联网与大数据的背景下，各类相关科研档案数据得以有效存储、整合、共享、利用和分析，从而形成一个包含大数据处理系统、新型知识服务模式、智能决策支持系统等在内的科研档案大数据平台，这一平台能够为科研档案管理提供全流程、动态化管理和服务，科研人员可以处理和共享海量的科研数据，社会公众可以获取有关科研活动信息和知识，科研管理者也可以动态跟踪监管科研活动的全过程。科研档案管理大数据平台的建立，是一项系统工程，涉及技术实施、数据标准、共享机制、数据安全、产权保护、管理制度等一系列问题，而数据标准、共享机制和数据安全是其中尤为重要的三个问题。
第一，建立统一的科研档案数据标准体系。当前，由于科研档案数据本身种类繁杂，结构多元，再加上科研档案数据化缺乏全局性的统筹规划和监督管理，并且科研档案本身具有保密性和科研人员共享意愿的不足，导致了不同科研机构在研发或引进科研档案管理系统时各自为政，所使用的数据库、程序开发语言、档案数据行业标准和档案软件支撑平台都各不相同，科研档案管理软件的通用性较差，从而形成了大量的“数据孤岛”，为科研档案数据共享埋下了重大隐患。因此，要建设科研档案大数据平台，当务之急要建立一个统一的行业标准体系。可以从科研档案数据的采集标准、科研档案数据加工标准、科研档案数据安全标准、科研档案数据化技术标准等方面入手，针对当前的科研管理需求和科研档案开发利用需求加以补充完善，形成一个各级科研档案部门可以共享的统一的标准体系和有效的区域共享平台，从而更好地推进各类科研档案数据的共享利用。
第二，構建科研档案协同联动共享机制。一方面，转变传统单一的科研档案管理模式为科研项目组、科研管理部门、档案馆“三位一体”的科研档案协同管理新模式。科研档案的协同管理，就是对科研档案的管理要素、管理结构、管理职能及其内在联系进行创造性的整合重构，实现科研档案管理各要素的最优配置和整体部署，形成“三位一体，统一规范，各司其职，资源共享，相互促进，协同高效”的科研档案协同管理模式，从而对科研档案的收集、整理、归档、保管、利用全过程进行有效的管理和控制[2]。另一方面，运用大数据技术，通过对全方位、多结构化的实时科研档案数据和历史科研档案数据，特别是隐藏于表象数据之后行为特征数据的在线收集和实时分析，为科研人员及科研管理者进行全局性的管理及决策提供支持。
第三，维护科研档案大数据平台的数据安全。首先，要建立统一的科研档案数据安全标准，建立严格的针对科研档案管理的分级保密制度，有重点、有区分地对部分涉及机密级重要科研成果的'档案，严格限制其传播范围，确保其安全性和保密性。其次，要建立科研档案大数据平台数据安全制度，防止出现非法传播、盗用等侵权行为，注明各类档案的保密级别和相应的使用范围。最后，不断提高科研档案大数据平台安全技术水平，严格定期维护和升级，确保科研档案数据不受非法侵犯、攻击和泄露，切实维护科研档案大数据平台的数据安全[3]。
3.利用。科研档案服务智能化。大数据时代是信息社会发展的更高阶段，科学研究创新活动的方式也将发生翻天覆地的变化。大数据时代背景下，传统的科研档案服务方式已不能适应时代的新要求，而是要基于科研档案大数据平台大力推动科研档案服务智能化。
第一，科研推送精准化。大数据技术可以帮助人们从海量的科研档案数据中发现科学研究活动的发展动态，寻找到科学研究活动的基本规律和发展走向，还可以通过个人移动终端或社交媒体，收集、储存、整理、分析科研项目和科研人员的有关信息，甚至可以关注每个科研项目的进展程度和每一个科研人员的态度、能力和思维方式，从而帮助管理者及时、准确地为科研人员提供所需要的各种资源、指导和帮助，使科研档案管理服务真正实现个性化的精准推送服务。
第二，科研选题科学化。运用大数据技术，可以对科研档案大数据进行深入挖掘和研究，从而推进科研选题更加科学化、合理化。一方面，大数据技术可以帮助挖掘出社会对科学技术的实际需求情况，使得科研选题更加具有针对性、科学化和合理化；另一方面，大数据技术通过数据共享可以协助科研机构与社会企事业单位开展联合选题和开展科研工作，使不同实体能够联合起来共享资源、共同发展。
第三，科研成果转化及时化。现今科研工作从选题开始就将研究团队已有的研究基础作为基本立足点，科研机构与科技成果需求群体之间缺乏必要的沟通和交流，这往往就导致科研成果与社会实际需求相互脱离，科研成果转化率长期处于不高状态。在大数据环境下，大数据技术大量应用于科研档案大数据的开发共享，可以使科研成果与社会需求之间实现有效对接，从而促进科研成果的及时有效转化，最大化发挥科研成果的经济和社会效益。
第四，科研评价体系客观化。长期以来，由于科学活动的复杂性，以及科研评价理念和方法的偏差，从科研项目的立项到科研成果的鉴定都带有浓厚的主观色彩，很难实现科研成果评价的客观公正。大数据背景下，基于科研档案大数据平台的科研评价体系，可以使科研成果评价从结果评价走向全过程动态评价，从而实现主观评价向客观评价的转变。首先，对于科研成果的评价方式不再是传统的主观经验判断方式，而是通过海量科研档案数据的动态实时分析，量化反映出研究成果所具有的地位和作用。其次，通过科研档案大数据平台可以对科研成果进行多向评价和多方评价，优化科研成果评价的指标权重，拓展科研成果评价参与主体范围。最后，通过科研档案大数据平台可以使科研成果的评价跳出结果评价的困境，真正实现过程动态评价，切实反映科研成果的转化利用水平。大数据时代正在悄然到来，云计算、物联网和大数据技术正在深刻改变经济社会发展面貌，同时也深刻改变着人们的思维方式、工作方式和生活方式。毫无疑问，大数据不仅改变着科研创新活动方式，也正在显著改变传统的科研档案管理模式。
近年来，随着科研档案管理信息化程度不断提高，初步奠定了科研档案大数据管理的前期基础，可以说，当前科研档案已初步具备大数据的时代特征：规模巨大，增长迅速；种类繁杂，多元异构；数据价值大，但开发利用率低。大数据背景下，科研档案管理需发生变革，一是在科研档案收集上需要加快推进档案信息大数据化进程，二是在科研档案管理上需要统筹建立大数据管理平台；三是在科研档案利用上需要推进服务智能化。
综上，在大数据背景下，如何将海量的、分散的科研档案数据收集归档完善；如何管理、开发、共享和利用多元异构的科研档案数据，解决科研档案“数据孤岛”“数据割据”问题；如何利用大数据技术深度挖掘科研档案数据潜在价值，推动科研档案服务智能化，将是档案学界今后很长一段时间需要深入研究和探讨的重要课题。
参考文献
[1]张丹青.新形势下科研档案服务与共享的思考[J].中国管理信息化，（5）.
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[3]杨健康，周新宏.大数据时代科研档案工作面临的问题与对策浅议[J].办公室业务，（15）.
大数据背景下高校档案管理提升策略论文
摘要：文章介绍了大数据的概念及其特征，结合高校档案工作特点，分析了大数据背景下高校档案工作面临的挑战和机遇，并从完善基础设施建设、夯实工作基础、加强人才培训等方面提出了应对策略。
关键词：大数据 云计算 档案管理
随着计算机技术、互联网+技术的迅猛发展，数字化、信息化手段突飞猛进。近年来大数据、云计算的运用和飞速发展，全方位改变了人们的生产和生活方式。
一、大数据及其特点
年8月，国务院印发了《促进大数据发展行动纲要》，指出“大数据是以容量大、类型多、存取速度快、应用价值高为主要特征的数据集合”。文件从战略全局高度，明确了顶层设计，是指导我国未来大数据发展的纲领性文件。
按照麦肯锡全球研究所的定义，大数据是在获取、存储、管理、分析等方面大大超出了传统的数据库软件工具处理能力范围的数据集合，是以体量巨大（Volume）、类型繁多（Variety）、存取速度快（Velocity）、价值密度低（Value）为基本特征的数据集。根据大数据的概念界定及其“4V”特征，大数据并不直接或者完全意味着大价值，其应用本质是披沙沥金，关键是数据的分析、挖掘过程，以求释放大数据潜在的价值。
随着近几十年来我国高等教育事业的发展，高校信息化日益完善。高校档案具有种类多样、内容广泛，存储形式多，资源体量大、数据冗余度较高，调阅频繁、综合利用率较高等特点，与大数据特征比较吻合。大数据的海量信息、多数据类型、快速存取、低价值密度特征为高校档案信息资源的数据挖掘与数据分析提供了技术支撑。
二、大数据时代档案管理面临的挑战与机遇
互联网技术、计算机技术的发展给传统档案管理工作带来了巨大的变革。特别是大数据、云计算的快速发展，档案管理工作既需要应对严峻的挑战，又面临崭新的发展机遇，有广阔的发展前景。
1、大数据时代档案管理面临的挑战
（1）网络安全、数据安全的挑战。一定程度上说，信息技术是一把双刃剑。复杂系统和海量数据的存在，网络安全、信息安全、数据安全问题也日趋紧迫。从实践看，网络入侵攻击、系统漏洞、网络瘫痪层出不穷，数据外泄、个人信息泄露、隐私非法传播等也时常发生。档案录入、存储、复制的信息化手段越高，安全风险越大，没有安全保障的信息化是没有存在价值的，档案管理工作尤其如此。
（2）档案处理技术与标准的挑战。与传统档案相比，数字化档案面临着归档难和分类存储问题，尤其是多媒体技术的发展，电子档案成为复杂的多种档案信息的混合物，很难明确归类，相关标准亟待完善。如电子文本档案可以图文批注，可以插入音频、视频、图像等，其归属较难区分。同时，电子档案信息与载体分离，既具有可控性，又有可变性特点，数据的更改、复制等很难被察觉，电子档案在复制、传播过程中，与传统档案相比，原件和复制件较难区分，给档案管理工作增加了难度。
（3）人才缺乏。大数据和云计算的快速发展和在档案管理方面的广泛应用，对从业人员提供了更高的要求，档案管理工作面临人才紧缺的挑战。特别是在高等院校中，专业档案人员本身就缺乏，从业者属于教辅人员，在岗位设置、职称评聘、个人发展、待遇薪酬等方面难以与教学一线相比，本身缺乏吸引力，难以引进高素质人才。另外，传统档案管理者往往信息技术水平不高，系统软件、工具软件不熟练；而掌握信息技术的网络、系统方面人才往往不懂档案，既懂档案管理，又熟悉信息技术的复合型人才非常缺乏。随着信息化手段的日新月异，大数据的飞速发展和应用，档案管理的人才瓶颈将日益突出。
2、大数据时代档案管理面临的机遇
（1）信息化技术和大数据的发展优化提升了档案的储存保管手段。数字化、信息化的档案管理是对传统档案储存、保管方式的根本性变革，大数据、云计算的发展更是使档案管理有了质的飞跃。电子档案既能客服传统档案保管易受外界环境影响的弊端，也能减少因档案反复查询、借阅等容易造成的遗失、损坏等隐患，档案保管的时效性甚至能无限期延长，查询、借阅、复制等的成本甚至能忽略。信息化发展给档案管理带来革命性的变革。
（2）易于查询、复制，更能充分发挥档案的信息资源功能。档案是重要的信息资源，这自然已成共识。随着信息化手段的运用，档案的重要性不仅体现在提供佐证和相关资料，促进规范管理和科学决策，而且随着档案信息共享的提升，“死档案”将变成“活数据”，其重要性、使用价值将获得极大提高，档案作为宝贵的信息资源，在经济社会发展中将发挥越来越大的作用。
（3）大数据与云计算的应用将为档案管理带来革命性的飞跃。孤立的.档案价值再大，往往只是自身价值，发挥的是“点”的效应。在互联网平台上通过联网共享，“点”联接成线，“线”编织成“网”，发挥的将是“网”的巨大效应。特别是大数据、云计算技术的应用，数据挖掘与数据分析更加方便，从海量数据中去伪存真，去粗存精，发现蛛丝马迹，产生一加一大于二的效果，档案管理和档案功能将产生质的飞跃，其重要性如何评价都不为过，而且将随着信息技术、计算机技术、互联网技术的快速发展而逐步显现。
三、大数据时代高校档案管理提升策略
地方院校虽然在财力、基础设施等方面有局限，但在大数据时代，在档案管理信息化方面一样能有所作为。
1、高度重视档案信息化工作，完善基础设施建设
高度认识、加强领导是加强档案信息化工作的前提。首先从思想上重视档案信息化工作，认识到档案信息化是档案工作的必由之路和发展趋势。真正重视档案信息化工作才能舍得投入，完善档案场馆、管理系统等基础设施建设，配备必需的软硬件设备，为档案信息化提供必要条件。
2、因地制宜，从易到难，夯实信息化工作基础
结合办学基础和学校实际，首先做好纸质档案的管理工作，建章立制，完善标准，实现管理的规范化、科学化。提高信息化处理率，逐步开展纸质档案的数字化加工和信息化处理，实现纸质文件、照片图纸、音像资料的数字化存储，然后从校内查询、检索、共享到网络共享和在线利用，为档案信息化打好基础。
3、强化人才培训，建设高素质人才队伍
人才是档案信息化工作的基础。通过人才引进和继续教育、职业培训，提高从业人员信息化水平。营造从业者专业发展的良好环境，既能引进人才，又能留住人才。
参考文献：
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[2]杨丹。大数据时代档案管理提升措施研究[J]。办公室业务，2014（9）：49
[3]康胜利。大数据时代档案管理工作刍议[J]。档案，2015（11）：58—59
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[5]崔洁。大数据背景档案管理工作的挑战与机遇研究[J]。科教文汇，2016（2）：187—188
在大数据时代背景之下，档案关联工作人员需合理使用大数据技术，明确具体的重要内容，并在先进技术的支持下，提升档案管理工作水平，优化管理体制，为其后续发展与进步奠定基础。
1 大数据的基本阐述
对于大数据而言，在社会数据信息增多、数据类型增长中产生的技术，其中含有庞大的数据，且数据信息的类型很多，处理速度较快，在各个行业中，工作人员可应用大数据技术对海量数据信息进行收集与整理，提升数据利用效率，并打破传统工作模式的局限性，确保工作效果。当前，我国在大数据时代的发展中，已经取得了良好的成就，可根据大数据技术形式与内容，创新工作方式，协调技术之间的关系与内容，并形成先进的数据体制。因此，在实际发展中，应关注大数据技术的应用，创建多元化的发展机制。
2 大数据技术引入档案管理的必要性
当前，我国在档案管理工作中，已经开始实现信息化建设工作，并在时代的发展与进步期间，融入云计算技术、云处理技术与计算机技术等，转变传统的档案管理模式，打破传统技术的局限性。在使用大数据技术实施档案管理工作的过程中，起到积极的作用，可促进档案管理工作的数字化与数据化的发展，整合数据资源，提升数据共享管理工作效果，并转变传统的手工操作方式，科学使用计算机技术与数字化技术针对数据信息进行整合与管理，提升管理工作水平，优化当前的工作内容。具体重要性表现为：
2.1 有利于促进智慧城市的建设
在档案管理工作中应用大数据技术，可促进智慧城市的建设与发展，充分发挥大数据技术的积极作用。在建设智慧城市的过程中，国家提倡节约能源、减少信息灾害的原则，多使用有利于群众发展的信息，并结合当前的工作情况，创建现代化信息类型的机制。而档案中记录着城市的历史信息，是凸显城市形象与发展的良好依托，使用大数据技术开展档案管理工作，可针对信息数据进行全面的整合，提升信息流的整合管理效果，科学实施决策工作，并在档案中挖掘宝贵的知识财富，创建现代化的技术体系，借助先进的大数据技术方式，创新档案数据信息的处理模式，依据当前的发展情况，提升档案数据信息的储存效果，总结丰富的经验，挖掘档案数据信息，促进档案管理工作的良好实施。
2.2 有利于实现电子文件的档案管理工作
在大数据时代背景下，电子文件的发展速度逐渐加快，能够为电子文件的管理提供机遇，但是，在实际管理期间，也面临着很多挑战。虽然在电子文件中蕴含很多有价值的数据，但是，在寻找有价值数据的过程中，会面临很多难点与困境，不能确保电子文件数据信息管理工作效果，甚至出现鉴定方面的问题。如果文件鉴定工作人员使用阅读方式鉴定，不仅无法解决问题，还会影响档案管理工作效果。然而，在应用大数据技术之后，可利用宏观鉴定方式针对电子文件内容进行严格的分析，更好地判斷电子文件价值，并合理处理数据信息，形成现代化的数据管理机制。
在非结构化电子文件处理工作中，需科学应用大数据技术，这是因为大数据的种类很多，主要为：半结构化、结构化与非结构化的数据信息，而在互联网+技术发展中，非结构化数据数量有所增加，而人们在数据管理期间，通常会使用关系型的数据库系统，与传统技术相较，无法提升档案管理工作水平，不适合应用在海量数据处理工作中。然而，在大数据的支持下，可拓宽数据规模，并容纳庞大的文件，可提升非结构化电子文件的处理效果，保证扩展性能，形成现代化的管理机制。
2.3 有利于满足档案数据储存与备份工作需求
在大数据时代的发展中，可以利用海量数据存储技术与处理系统，拓宽档案存储空间，针对数据信息进行整合，并建立档案数据库，以此提升信息的利用率，确保工作效果。随着信息技术时代的到来，档案中的数据信息量逐渐增加，经常会出现档案数据饱和的现象，严重影响着档案管理工作良好实施，不能促进档案信息的更新。然而，在使用大数据技术之后，可创建海量的数据库系统，增加数据的存储空间，并解决当前的档案数据信息处理问题，创新技术形式，优化数据库结构，节约档案管理成本，并提升工作效率。
2.4 能够满足档案馆的发展需求
在传统档案馆工作中，档案管理人员只能利用计算机系统进行处理工作，不能改革具体的工作事项与内容，难以创建沟通与协调机制，甚至出现档案数据信息分割与封闭的现象，无法创建开放式与协同性的架构机制，难以提升管理效果，导致档案馆的工作受到严重制约性影响。然而，在使用大数据技术之后，可以创建现代化与多元化的档案管理机制，提升档案馆的服务水平，优化具体的工作内容与模式，在先进管理方式的`支持下，维护档案馆的良好发展与进步，全面提升档案管理工作效果，并针对服务内容进行全面的创新与协调，在不同档案管理模式的支持下，形成不同的管理机制，满足当前的发展需求。
2.5 能够协调知识与实体管理关系
在档案管理工作中，管理人员应用大数据技术，有利于协调知识与实体管理之间的关系，转变传统的实体管理模式，提升数据与文件的利用效果，并挖掘数据背后有价值的信息。在档案利用服务工作中，工作人员应用先进的大数据技术，可将知识服务作为核心内容，创建新型的知识服务引擎，主要为：学术类型、资源类型与服务类型的引擎系统，可针对知识服务模式进行全面的分析与整合，提升档案数据信息管理与协调水平，在多维度获取档案资源的情况下，增强组织引擎的应用力度，充分使用大数据技术提升档案管理工作水平，满足当前的发展需求。
在大数据时代之下，档案管理工作人员应树立正确观念，合理应用先进技术实施档案管理工作，提升自身工作效果。第一，档案馆应建设高素质技术人才队伍，聘用专业素质较高且具备丰富技术经验的档案管理人才，要求工作人员具备一定的信息素养与专业素养，可针对档案数据信息进行合理的管理，提升档案服务工作水平。第二，需针对档案管理人员进行大数据技术的培训，在阶段性培训的过程中，使得档案管理人员掌握软件技术知识，建设大数据技术时代下的数据库系统，融合档案数据信息，提升管理工作效率与水平。同时，在培训过程中，档案馆需与当地高校相互合作，共同培养大数据时代下的档案管理技术人才，并创建良好的合作机制，满足当前的档案管理需求。第三，需针对管理系统进行完善，全面提升档案数据信息的安全性与可靠性，营造和谐的发展空间与氛围。在创建管理系统的过程中，需加大安全防御力度，根据大数据技术之下的安全隐患问题，合理使用先进的信息技术，建设专业化的档案管理系统，合理防御安全隐患问题，在病毒防控的情况下，安装使用效率较高的杀毒软件系统，并协调数据加密技术的应用，完善大数据时代之下的档案管理内容，提升数据信息的使用效率与水平。在信息技术时代之下，还需重点关注信息技术的使用情况，根据网络信息技术特点与具体形式，创新档案管理内容，总结丰富的经验[1]。
在大数据时代背景之下，档案管理人员需注意档案管理期间常见的问题，创新管理工作内容与形式，结合当前的工作内容实施管理工作。具体注意问题为以下几点：
4.1 做好档案数据信息的统一管理与备份工作
档案管理人员在使用大数据技术的过程中，需制定统一管理与备份方案，创新系统管理内容与形式，加大管理力度，营造大数据技术氛围。在档案数据信息储存与备份期间，应遵循安全性的工作原则，提升管理工作效率，并實现科学化与信息化的管理工作，建立专业的数据库系统，提升档案资源的掌控与协调效果[2]。
4.2 加大与大数据开发企业之间的合作力度
档案管理人员在应用大数据技术的过程中，需与大数据开发企业相互合作，建立多元化的合作机制与方案，明确大数据技术的应用特点与要求，全面提升技术应用水平，确保在新时期发展背景之下，取得良好的技术成就。同时，档案馆在与大数据开发企业相互合作期间，需明确大数据技术的具体使用特点与内容，提升技术实用性，全面了解行业情况，结合当前的工作内容与技术形式，创新档案管理方式方法。
4.3 明确大数据技术的应用目的与标准
在使用大数据技术实施档案管理工作的时候，应明确具体的目的与标准，结合当前工作特征，创新档案管理内容，营造良好的发展氛围。在此期间，需科学使用大数据技术针对档案目标数据进行查找与分析，避免出现工作盲目的现象，节约档案管理资源与时间。
在大数据时代背景之下，档案管理人员要科学使用大数据技术，创建海量数据库系统，针对档案数据信息进行严格的分析与管理，创新大数据技术的应用形式与内容，协调管理工作之间的关系，形成现代化管理机制。
参考文献：
[1] 杨士春.大数据时代背景下的档案管理[J].环球市场信息导报，（47）：103.
[2] 洪亮.大数据时代背景下的档案管理探讨[J].办公室业务，2016（5）：79.
中图分类号：G647 文献标识码：A
由于大数据时代的到来，高校发展既面临着巨大挑战，也遇到的新的发展机遇，具有双重性。在高校的人事档案管理中，大数据为管理人员提供了全新的管理思路。高校应该充分利用大数据，根据人事档案的相关信息数据，积极展开收集与分析工作，不断提高人事档案的工作效率，提高人事档案的管理质量，进而满足高校发展的需求。
1 大数据时代的概述
在当今社会中，学术界还未能对大数据形成一个固定的定义，不过，相关的定义存在很多的共同特性，比如：数据量十分庞大。在数据的种类方面，不仅多，还很繁杂，由于互联网+的不断发展，会不断产生大量的数据，在信息的传递方面，显得尤为关键。当然，对于大数据而言，也并不完全像大家想象的那样，仅仅是超大容量，这样的观点是错误的理解。在互联网时代，信息量十分巨大，信息种类也较多，涉及到了各行各业，在诸多的数据之间，内在的联系也是千丝万缕的，没有明确的界限，一些数据是毫无联系的，一些数据又是密切联系的，由于这些数据的存在，进而产生了大数据，随着数据量不断增加，需要有效处理这些数据，为人们的生活以及社会生产带来诸多便利。在大数据时代中，是继物联网以及云计算之后的又一次信息技术行业的飞跃。因此，进一步提升数据处理速度是必然要求，这就需要对数据处理技术进行创新。值得注意的是：大数据的本质是创造“大价值”，而不是创造“大容量”。
对于大数据来说，主要的特点为以下几方面：
一是庞大的数据量。由于互联网的不断发展，当人们在操作的过程中，会产生诸多数据，在获取信息时，也会造成很多的数据信息。二是数据种类多样化。在大数据中，数据的类别很多，比如：文本、微博，还有以视频、二维码等形式存在的数据。三是价值密度较低。以某个角度来说，在数据量以及数据价值之间，保持着反比例的关系。随着信息数据的逐渐增值，在信息数据方面，其价值密度会越来越小。四是处理效率较快。随着数据量的不断产生，在数据传播速度方面，也得到了明显加快。所以，为了有效提升数据处理速度，应该积极优化数据处理技术。
2.1高校人事档案信息资料收集面临挑战
在我国的高校中，人事档案管理涉及的内容较多，主要包括三方面内容，一是在编教职员工的档案，这些人员的档案是高校重点管理的内容；二是退休人员的档案；三是离职人员的档案资料。作为高校教师，往往拥有较高的学历，市场需求很大，流动性较大，由于各种因素的影响，很多离职人员的档案资料未能及时转走，这是普遍存在的现象。如果按照学科门类来管理人事档案，面对庞大的信息数据，管理人员会十分吃力。虽然，在各个高校中，针对档案管理工作均开展了信息化建设，不过，在人事档案方面，其信息化水平仍然相对较低，依然采用的是纸质形式进行归档。可见，在大数据的环境中，人事档案的信息化需要进一步建设，为了有效处理纸质档案，高校人事档案部门还需要付出更多的努力。
2.2高校人事档案管理业务面临挑战
现阶段看来，在许多高校中，人事档案管理还使用着传统的管理模式，教职工的档案资料主要依靠手动查询，管理效率与管理质量都很低。对于高校的人事档案，在管理的过程之中，开放性不足，服务意识较弱。通过一个人的档案，可以得知一个人的过往，在有需求的时候，可以查询，纠正错误。不过，对于传统的档案管理来说，查看档案时，手续过于繁琐，更改也十分困难。在大数据背景下，应该积极利用大数据，对人事档案的纸质档案及时归档，利用信息技术，取消手动操作模式，在云平台中，对人事档案的相关资料进行储存、准确计算有关数据，做好分析，简化人事档案的管理流程，使这项工作朝着规律化、程序化的方向发展。
2.3高校人事档案在服务人事管理方面面临挑战
对于传统的人事档案管理，在服务理念方面是缺失的，在管理权限方面也未能统一，没有明确的归属机构，对人事管理进行服务时，几乎都处于被动状态，人事档案不能得到高效利用率。在大数据的背景中，在云数据库中，应该针对不同的档案实施分类，并且，做好相关性的分析，在不同的信息数据间，分析他们之间的关系，而传统的管理模式则无法满足数据信息多样化的要求。
3 应对策略和建议
3.1树立大数据人事档案管理理念
在大数据的背景下，针对人事档案的管理现状，高校应该做出相应的转变，领导层以及相关管理人员，都应该重视档案管理工作。作为档案管理的领导层以及相关管理人员，必须全面认识人事档案的大数据建设的重要性，意识到这项工作所带来的积极作用，在高校的现代化建设中，将人事档案管理作为一项重要的内容，不断加快人事档案的大数据建设，提高信息化建设水平，进而实现共同发展。不仅如此，由于大数据理念的不断深入，在高校的内部，树立大数据理念十分关键，只有这样，才能有效建设大数据。不管是领导层还是基层人员，都应该大力宣传大数据的管理理念，在校园内部建设大数据环境，让每个工作人员均能够具备大数据管理理念，进而推动高校的发展。
3.2加大人事档案管理资源配置与建设力度
要想进一步加大高校人事档案管理资源的配置与建设力度，首先就必须针对人事档案管理队伍进行合理地配置。对高校人事档案管理队伍来说，不仅要具备坚定的政治立场，还必须要熟练掌握人事档案管理专业知识，同时还必须要具有良好的信息素养。这就需要高校高度重视人事档案管理队伍的建设力度，通过各种培训方案来提升人事档案管理队伍的综合素质。一般来说，高校应该积极展开培训教育活动，组织不同门类、不同层面的知识体系，对照人事档案管理机构的实际要求，以及档案管理人员的实际能力，满足大数据的需求，进而实施多形式以及多渠道的培训教育活动，对管理人员的知识体系进行完善。另外，在高校中，应该积极组织一些专题学术会议，提高相应的业务交流机会，举办不同形式的网络业务学习活动，可以邀请一些专家参加开展讲座，让领导层以及基层人员能够及时了解先进的管理方法，明确档案管理的发展趋势，进而顺应大数据发展，高效地管理人事档案。在此基础上，在高校中针对人事档案，要对基础设施进行优化，对原有计算机设备进行更新，并且，与社会的一些企业建立合作关系，根据人事档案的实际需求，設计相应的`软件，在硬件层面、软件层面进行完善，进而改善人事档案管理质量。
3.3建立人事檔案大数据管理平台
对于每个人而言，人事档案具有重要的意义，记录着个人信息，只有足够透明，才可以有效地监督，自己也能随时了解自身的档案，避免存在错误现象。但是，由于个人档案牵涉个人隐私，需要有一定的隐私性，所以，人事档案的公开范围应该合理控制，作为知情人，要具有一定的资格，否则，不可以查看。对于透明化而言，并不是完全公开，指的是在特定的人群之内，只有指定的人物才可以公开，保证人事档案的信息安全。对于数据标准化和开放，有助于信息数据资源的有效整合。在高校中，就人事档案管理工作而言，应该对不同的院系、机构中的教师个人信息进行统一归纳，构建不同层次大数据管理平台，利用这个平台，可以统一整理高校内部的人事档案信息，实现资料的共享。不仅如此，利用大数据技术，可以对教职工的资料进行有效整合，针对各个院系的具体情况，开展不同层次的对比，加快实现高校的可视化目标，促进高校的战略发展。
3.4加快人事档案数据库建设
为了实现高校人事档案大数据，科学可靠的原始信息是基础，在确保原始信息数据完整的基础上，还要建设基础的数据库。对人事档案的数据库进行实际建设时，应该符合国家的有关标准，投入充足的人力、物力等，建设不同层级的数据库，并且，要具有良好的通用性，在数据资源方面，要储备丰富，为高校人事档案的高效管理打下基础，使其具有良好的后台数据库。对于人事档案数据库，主要随着信息的增加而不断建立，在大数据的条件下，信息管理部门十分关键，要保证数据库的信息能够满足用户的需求，保证其他人事档案的安全性。由于人事档案数量不断增多，要确保录入的信息正确，不同的人事档案要科学归档，对人事档案的数据库进行优化。在现阶段看来，大多数高校的人事档案机构几乎都应用了数据库管理系统，通过FoxPro、DBase以及FoxBASE等进行编写。在某种层面上来说，这几个系统都是根据一般操作系统延伸的，只能应用在高校内部，不能满足大数据要求，在数据的完整性以及功能性等方面，还需要进一步完善。在各个高校之间，可以共同开发，相互合作，创建相应的操作系统，搭建硬件平台，进而构建统一规范的云数据库，能够及时更新数据库，共享人事档案信息。
4 结束语
综上所述，在当今社会下，我们迎来了大数据时代，在这样的背景下，我国的经济得到了迅猛发展。自从改革开放以来，在教育方面，我国投入了大量的人力和物力，使教育事业得到了较快发展。对高校的人事档案管理工作提出了新的要求，所以，需要建设一套科学的、完整的管理体系，只有充分应用人事档案资源，才能够不断强化办学能力，为社会发展输送更多的优秀人才，实现稳健运营。只有这样，在大数据背景下，高校才能适应社会发展，运用先进的管理理念。对于人事档案管理来说，在向大数据发展的过程中，需要的系统性建设，消耗时间较长。所以在高校中，作为人事档案管理机构，需要充分认识大数据带来的机遇，树立大数据理念，加快创新人事档案管理进程，实现人事档案的价值，进而“让数据发声”。
参考文献：
[1] 张慧，刘亚娟.浅析高校人事档案管理现代化建设的实现途径[J].科技情报开发与经济，（5）：129- 131.
[2] 刘冬梅.高校人事档案管理工作：意义、研究现状与创新[J].吉首大学学报傲会科学版），2011（3）：141- 143.
大数据背景下成本会计发展思考论文
【摘要】大数据作为一种辅助技术，能节约企业成本，提升会计信息系统的适应性和灵活性，有助于促进企业的长足发展，因此，也越来越受到不同企业的青睐。
【关键词】大数据；企业成本；成本会计；计信息系统
互联网的迅速发展，引发了大数据的革命。大数据是基础性的资源，对成本会计的发展具有重要的引领作用。大数据通过物联网、云计算等新兴技术的结合，正在改变着成本会计的发展趋势。，国务院颁发了《促进大数据发展行动纲要》，明确提出要系统部署大数据工作，积极推动大数据在各个领域的发展和应用。因此，成本会计的发展应该与大数据技术相适应，加快会计公共数据资源的开发和共享，推动会计数据的资源整合，建立平稳、安全、高效的会计运行机制。《促进大数据发展行动纲要》部署三方面主要任务：首先要加快政府数据开放，大力推动政府部门数据共享，稳步推动公共数据资源开放，推动资源整合，提升治理能力。其次，要推动产业创新发展，培育新兴业态，助力经济转型。再次，健全大数据安全保障体系，强化安全支撑。要提高管理水平，强化安全保障，促进健康发展。成本会计的发展可以基于云计算为基础的企业信息管理系统，把大数据应用于企业会计信息系统，推动企业成本会计信息化的建设。大数据作为一种辅助技术，能节约企业成本，提升会计信息系统的适应性和灵活性，有助于促进企业的长足发展，因此，也越来越受到不同企业的青睐。
一、成本会计存在的问题
我们知道，成本会计系统是指构成成本要素的有机组合，以及由这些要素相互作用所形成的整体。实际上，成本会计在运行的过程中会产生各种各样的问题。主要有几下几点：首先，成本会计信息丧失了关联性。因为，传统的成本会计核算系统并不能完全有效地掌握企业敬业管理者和决策者及有关商品的全部成本信息。这样会导致在成本会计核算的过程中，经营管理者占有的商品成本数据与实际的经营活动成本数据产生冲突。其次，传统的成本会计核算系统很难准确把握和监控商品生产环节的成本形成过程产生的具体相关数据。这样，就会导致企业生产者因为不能把握商品的成本核算，从而就不能把企业相关的可靠信息运用于生产管理实践，导致经营效率的低下。再次，传统成本会计核算出来的产出成本数据信息是产品货币价值的定量信息，而非质量信息。因此，管理者对成本状况进行判断时，只能依靠金额的高低来对产品质量的好坏做出评价。这样，产品成本数据的`正确数据便难于计算。
二、大数据成本会计系统的介入
就一般会计工作人员而言，与数据打交道太过于习以为常了，比如核算会计等。然而，实际上，普通的成本会计的数据管理和核算之间并不能等同，而是存在着巨大的差距。众所周知，每个企业在运行的过程中，都会产生相应的成本。因此，一般都会把成本当作一个整体来进行会计成本的科目核算。所以，在传统的业界视野下，这些成本的核算似乎只与行政管理成本相关。实际上，这些费用的支出，不全是行政成本的支出费用，还有许多其他项目的经费支出。在种状况下，会计成本的核算就会失去其本身具有的精确性。所以，统筹规划大数据基础设施建设，加快民生服务普惠化，推进商事服务便捷化，推动政府治理精准化，支持宏观调控科学化，促进安全保障高效化，有助于提升成本会计的健康发展和良性运行。
三、大数据促使成本会计管理的提升
大数据系统的引入，有助于提成成本会计的管理水平和能力，有助于企业更好地控制其财务管理系统。诚然，在财务管理系统中，任何系统或数据的设计、研发、采购、销售、经营和供给服务等过程都会产生各种各样的费用，所以，大部分企业并不认为成本管理是一个系统控制过程，而是机械地把它们分割开来进行管理。这样，一方面使不同的数据之间产生了冲突与浪费，另一方面，也不利于企业整体的战略规划和决策，常常会出现顾此失彼的囧态。如，在成本会计核算的过程中，如果发现采购成本过高，企业就急于控制采购成本；如果生产成本过高，企业就急于降低生产成本，这种头痛医头，脚痛医脚的管理模式，不利于企业整体成本的降低，也阻碍了企业的进一步发展。因此，在大数据背景下，企业的财务管理系统通过大数据的整合，能更好地将不同的数据资源进行整合，有利于对成本会计进行准确的核算，从而达到对企业成本的合理控制，降低耗损，提升企业的综合竞争力。大数据的整合，使成本会计的控制更加全面、合理。发展大数据在财务管理等行业领域应用，推进财务基础研究和会计成本核心技术攻关，完善成本会计大数据产业链，推动大数据发展与财务成本会计的科研创新有机结合，形成财务管理大数据产品体系。
四、大数据有助于成本会计管理人员的转变
财务人员是企业管理的重要部门之一。财务是一项工程，管理是一种智慧。现实中，部分企业已经走到了继续财务会计与发展管理会计的岔路口。而对于财务工作人员来说，这不是一道是对还是错的选择题，而是前进还是后退的淘汰赛。财务管理部门一方面将企业的财务运行情况进行整体监控，另一方面，又是企业不同业务，不同系统、不同数据、不同操作流程的协调者和管理者。这些财务管理人员是企业业务部门风险管控的沟通者，是透视财务系统内在问题的把关者，是财务数据转向管理数据的集大成者，更是企业流程控制、效率提升的参与者。他们的存在，有助于推动企业的价值创造和产出，对企业的发展产生着至关重要的作用。因此，大数据的运用，有助于成本会计管理人员的转变和业务水平的提升。
五、大数据背景下的成本会计的发展趋势
大数据背景下，成本会计的核算会出现三种计算方法：一是，资源性消耗会计。它的成本会计核算的指标不是基于现金，而是基于产品大数据量化产出消耗之间的因果联系，使财务资源与非财务资源进行有效整合，而不是将成本对象所消耗的资源成本归于“结集点”，这样有利于负责经营管理者进行成本会计的监管。二是，驱动作业成本法。即在企业成本会计核算过程中，采用估量的工作时间来计算作业成本，而不是以调查的工作时间来进行鉴定。三是，弹性边际成本法。即通过会计成本的核算来匹配不同管理部门的责任大小。因此，大数据背景下成本会计发展策略，一方面，要加强财务成本会计理论知识的研究和学习，掌握大数据、云计算相关的知识，提高从业人员的业务水平；另一方面，要树立降低成本的观念，通过大数据，使成本会计资源得以共享、整合和优化，提升企业财务管理系统的总体水平。最后，要尽可能地通过电脑，进行会计电算化操作，提高数据的准确性。
医院科研档案管理创新论文
1.创新管理模式
在医院中，科研档案是科研管理中的重要部分，其不仅可以为科研成果的管理、推广、转让等提供重要的条件和物质基础，而且可以为科研活动的决策以及计划等提供相关的依据。每项科研成果可以通过科研档案来体现，当每项科研结束之后，需要一套完整的、系统的以及准确的科研档案对其进行记录，并且还需要科研人员认真做好科研文件的形成、积累以及归档等工作。并且需要根据相关规定将科研成果纳入科研管理制度当中，在档案管理模式的创新当中，科研管理部门需要与档案管理部门进行深入的交流和沟通，相互协作，根据医院科研工作的实际情况进行分析研究，对其管理方法进行有效的创新和优化。首先，需要提前介入到档案管理工作中来。针对每一项新的科研课题需要立即建立档案追踪袋，要求课题严格按照相关要求做好记录和收集、归档工作，并且定期检查，确保工作无误。其次，需要对课题的负责人采取立卷归档责任制。针对每一个项目，需要确定专业的档案负责人员对其科研资料和信息进行收集和管理。再次，在科研成果进行验收的时候，需要由科研管理部门以及档案管理部门等相关人员加入，并且对归档的科研文件进行现场验收。另外，针对没有提供完整的、准确的以及系统的科研资料的项目，不得给予鉴定，不得进行验收，并且档案管理部门不得进行建档证明。同时，医院科研档案管理部门可以建立适当的激励机制，确保档案管理人员将积极性充分投入到档案管理工作中来，以便提高档案管理的效率和质量。
2.创新开发利用模式
研档案的收集、管理以及技术的.支持等均是为了档案信息资源的开发利用，通过不断的创新，以便提高档案信息资源的利用效率，以便为医院科研事业的发展提供更优质的服务。在对档案资源管理开发利用模式进行创新的时候，主要是从两个方面来分析的，其一，是利用数字化的平台进行创新。可以在传统的文件查阅以及复印功能之外，还可以将科研档案的首页中有关医学科研档案归档的说明内容导入计算机内，并建立形式多样化的档案管理数据库，例如，科研项目基本情况数据库、以及研究论文数据库等。通过计算机进行排序、检索，以便提供更多查询方式，方便用户检索查询。另外，还可以使用医院内部的局域网，建立档案信息资源管理的网页，以便实现远程检索和查询的功能。其二，是利用各种方式进行创新。通过充分利用上述的各种数据库对科研档案进行加工处理，编辑各种形式的参考资料，例如专项简介、研究论文题录汇编等。总之，需要对医院科研档案管理进行开发利用，以便有效的为科研项目提供服务。
3.总结
在医院科研档案管理工作中，需要对当今社会发展需求进行分析研究，通过对现代的信息技术分析，以便在科研档案管理工作中有效的借鉴先进的科学技术，以便对档案管理机制进行创新和优化，从而提高医院档案管理工作的质量和水平，为医院科研项目的研究提供丰富的信息资料，并充分发挥出其应有的价值
1 什么是“双套制”
在电子文件管理时代，为了促使电子文件能保存长久，也为了促使文件更加真实，所以产生了“双套制”的档案管理理念。
第一，纸质档案里的“双套制”需建立在档案的安全性方面，要求档案文件根据规定保存在档案馆内。另外一套则由文件生成部门自行保存，实行备份。到了后来，“双套制”不但包括纸质文件的保存，同时也以缩微胶片等形式保存了另外一套。也因此，不管是哪种载体，不管是异地、本地都实施备份。在电子环境当中，“双套制”主要针对的是归档保存状态，所以顾名思义，被称为“双套归档”。也就是说，针对同一份文件不但保存纸质文件，同时也保存电子文档，两者均可进行使用。
第二，“双套制”还存在一个“双轨制”的概念，这是针对文件使用和处理阶段所提出的。电子文件与纸质文件随着处理流程而不断转化，在进入运转程序时演变成了纸质、电子两种。工作人员必须对内容相同的两种文件进行一定程度的处理，现行阶段完成之后，“双套制”导致“双套”归档产生。在“双轨制”中也包括了“双套制”，使得文件得到了合理化管理。电子文件也属于“原始文本”，能起到处理事务的作用。若是管理到位，那么便能产生完善的元数据，同时产生全面化的电子文件。
在实现了“双套制”之后，不但能对纸质文件进行复印，同时也能对纸质文件进行数字化扫描。但一般环境下纸质文件的数字化归档，则不在笔者阐述的范围内。
2 实施“双套制”的原因
2.1电子文件比纸质文件更具备优势
比起纸质文件，电子文件的方便性更强。而且电子文件的存储密度很大，存储空间小，所以也满足了人们对于文件和档案信息的使用需求。随着大家对信息的时效性要求越来越高，电子文件的优势也越来越突出，其具备纸质文件所没有的优势，同时得到了一定的普及。
2.2电子文件所存在的劣势
电子文件具有几个劣势，这些劣势限制了电子文件的使用，所以很多人采用“双套制”的理念。
一是安全性。电子文件必须依靠软硬件技术设备，而且设备更新会使得信息无法读取。存储的载体若是产生了问题，那么就会影响文件的安全性。此外，信息在传递的过程中非常容易暴露。但纸质文件却具有稳定性强的特点，不但保存时间长，而且非常安全。
二是法律凭证性。由于电子文件的内容和载体容易分离，而且也容易进行修改和复制，最终影响信息的真实性。此外，电子文件不能被作为法律凭证。尽管我国法律没有排除将电子文件作为证据和凭证，然而电子文件的证明力却不够。不仅如此，法律也没有对电子文件的归类进行规定，所以电子文件通常不能被当成直接证据。但纸质文件却相反，其不但具有原始记录性，而且安全可靠。在法律诉讼或者案件调查中，纸质文件可以被当成凭证、证据。
3 档案“双套制”管理模式存在的问题
3.1馆藏纸质档案难以进行数字化处理
站在量的角度来分析，发现企业在促使纸质档案朝着数字化方向发展时，需要耗费较多的资金和技术。站在职能的角度来分析，发现档案部门属于企业中的一部分。在推动档案数字化的进程时，容易产生不少阻力。而且很多档案部门只注重收藏，不注重利用，导致档案无法得到全面规划，数字化进程也无法得到推进。所以，难以达到良好的效果。
3.2纸质档案的量越来越大
企业在发展的过程中，纸质档案的量会越来越大。一般的方法是在归档后对纸质档案进行扫描，然而工作量太大，而且需要成熟的技术和管理制度作为保障。大部分企业的科技档案都仍然以纸质档案为主。配套电子档案的归档方式有两种，一种是促使电子档案和纸质档案进行同步归档，但这样的方式不容易实现。另外一种则是在归档时仅仅只收纸质版本，等到纸质档案整理结束，再将纸质档案进行电子扫描，变成电子档案。所以“双套制”管理模式所产生的工作量非常大。
3.3档案日常管理事务繁杂
在对档案进行日常管理时，可将管理工作分为两部分。一部分是纸质档案的搜集、整理、鉴定、保存等。这些工作非常繁琐，任务量也很大，属于管理中的核心部分。另外一部分是纸质档案的借阅利用服务。在借阅纸质档案时，档案工作者必须要进行登记，办理手续，进行注销等，经历很多流程。
3.4缺少电子档案的归档接口
因为受到“双套制”管理模式的影响，所以电子档案归档接口至少需要两个，一个是档案系统接收数字化档案的接口；另外一个则是办公自动化系统和档案系统的归档接口。然而目前的问题是，办公自动化系统接口和档案系统接口的标准不一致。在办公自动化系统的电子公文流轉完毕后，不能自动归档到档案系统。此外，档案系统也缺乏一定的能力来支撑电子公文的使用。同时也容易出现这样的情况：增量档案导入的流程不明确。此外，数据导入的流程太复杂，可能产生操作方面的失误。
3.5电子档案归档的范围不明确
企业的档案分为很多种，其包括了财务档案、文书档案、技术档案、设计档案、商品档案等等。要促使这些档案全部被转化为电子档案，工作量非常大。举个例子，之前的图纸档案的扫描，包括了会计档案的导入、凭证的扫描等。这些工作均可能产生瓶颈方面的问题。
3.6档案管理人员缺失
目前，很多企业都存在档案部门人员紧缺的现象。一些企业将其他部门的人员放在档案工作岗位上，致使工作人员身兼数职。这样一来，工作人员日复一日地重复着机械式的操作，逐渐失去了档案工作的创新性和进步性。此外，很多档案工作者的年龄都偏大，这些工作者偏执于纸质档案的管理和保存，不会使用电子档案，甚至对信息技术产生了抵触心理。也因此，档案部门缺少新鲜血液的输入，甚至无法突破全新的思路和理念，因此难以获得技术方面的进步。
4.1明确电子档案的`收集范围，制定出科学合理的档案归档范围
从目前来看，企业针对电子档案进行管理时，需要注重这两个方面的内容：第一个方面是文书档案，第二个方面是技术档案。
4.1.1对文书档案进行归档整理
文书档案也可以被分为两种类型，一种是企业收文，一种是企业发文。企业的发文一般都以系统原生电子文件为重点。而且这些文件能够在企业的办公自动化系统中得到转化，通过标准化接口，也可以被归档至档案系统的预归档库。同时，也由工作人员对电子文件和纸质文件进行统一化整理，最终交给档案部门进行保管。企业收文则大多数都是纸质文件，一些纸质文件还包含了光盘。企业收文的载体除了包括单套纸质文件，也包括了通过网络传输系统传递的单套电子公文，以及电子文件和纸质文件双套传递的文件。对于这些收文，企业可以构建一个标准化接口，将收文导入到办公自动化系统、档案系统中，促使其进入到办公自动化系统，完成公文的流转工作。在处理结束时，还要导入档案系统预归库中。
4.1.2对技术档案进行归档整理
要解决技术档案的“双套管”问题，就需要保证系统原生技术文件的凭证性，这样才能使其和纸质档案共同归档，减少技术档案的扫描工作量。站在技术方面来分析，发现借助数字签名、盖水印的方式可促使归档系统技术文件更具备法律性。站在流程方面来分析，要锁定技术文件的流转，就要促使数据的变化和备份均进行登记，从而保障原生态技术文件的流转达到闭环的目的，从而完成技术文件的归档工作。
4.2促使档案信息化进程加快
企业档案信息化水平，对“双套制”产生了一定的影响。为此，需要将档案信息化建设纳入到企业信息建设中去，从而促使档案部门的信息化建设得以加强。其中的重点是档案管理系统，促使该系统得到创新和开发，这已经成为了重要的任务。另外，也要开发出档案系统和企业其他系统的统一接口，促使办公自动化系统中属于归档范围的文件也能得到自动归档，减少手工操作量。同时，还要对档案数字化的配套设施进行完善。
所以，企业中档案的采集接口分为两种。一种是应用系统和档案系统的自动归档接口。另外一种是数字化档案手动操作接口。需要注意的是：手动导入接口需要特殊管控，避免数字化文件向外散播。
4.3推进档案的数字化进程
促使档案“双套制”理念得到利用，必须要建立在档案的可用性、可读性方面，提升档案管理的水平。为了达到这样的目标，要促使企业档案全部进行数字化扫描，将档案挂接至档案系统中。数字化的方式有两种，一种是全部外包给外部企业，另一种是企业自行扫描。在选择了合理的扫描方式后，企业要借助不同技术手段对电子档案的使用权限进行约束，提高档案的安全性。
本文站在“双套制”的角度阐述了文件管理的现状，并且针对其中存在的问题提出了对策。随着技术的不断发展，“双套制”档案管理模式会得到一定的改进，同时朝着标准化、安全化的方向发展，促使档案管理更加科学合理。
参考文献：
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[5] 李兵.对电子文件“双套制”归档含义的理解——同一份文件的两种版本与两个部分[J].中国档案，（9）：32- 33.
信息化背景下档案管理问题的探讨
随着信息技术的迅速发展,信息资源数字化、网络化的.进程进一步加快,企业档案管理的信息化建设成为一个备受关注的热点.文章从企业档案管理信息化建设的重要性出发,分析当前企业档案管理信息化对档案管理的影响,并提出引导档案管理向信息化发展的途径.
作 者：孙景忠 门妍 作者单位：哈尔滨市第五建筑工程公司,黑龙江,哈尔滨,150000 刊 名：中国新技术新产品 英文刊名：CHINA NEW TECHNOLOGIES AND PRODUCTS 年，卷(期)： “”(12) 分类号：G27 关键词：档案管理 信息化 建设途径摘要：伴随着信息时代大数据的飞速发展和变化，教育体系的模式逐渐朝着多元化的方向发展，特别是民办高校的发展步伐越来越快，办学规模和办学水平不断壮大和提高。在社会信息大数据化的环境中，我国高等教育特别是民办高校的教育教学管理体系需要不断改革、完善与创新，才能够更好地满足人才培养的需要。如何在大数据背景下，使我国民办高校教育教学能够充分展现出创新能力与实践能力，是现如今广大专家学者重点关注的问题。本文围绕在大数据背景下，对我国民办高校教学管理创新与实践展开详细的探究，为今后专业人士进行相关研究提供参考。
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