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中职学校电子档案管理对策论文
摘要：如何在推进“数字化”校园建设过程中做好电子档案管理是所有中职院校档案人员所面临并亟待解决的一个问题，本文就中职校在电子档案归档管理过程中存在的问题进行了分析，并提出了诸如建章立制，规范管理、勤练内功，提升档案管理技能等对策。
关键词：电子档案；信息化；安全；管理；时效；权威
1、中职学校电子档案管理的现状分析
为加强管理信息化，提高工作效率，很多中职学校已使用OA办公系统。以我校为例，现使用的OA办公系统是集行政、教学、科研、学生、财务、后勤以及档案管理于一体的办公平台，通过该平台的应用很大程度上提高学校管理效能。但由于档案的特殊性，在实现档案信息化过程中仍然存在一些问题。
1.1电子档案的安全性得不到有效保障。首先，在中职校中，档案管理系统多依附在OA学校办公管理系统之中，随着技术的不断进步更新，则OA学校办公管理系统也将不断升级、改版。一旦系统维护人员操作不当，很有可能出现电子档案遗失的情况；其次，用户安全意识不高。例如个别老师短时间离开座位，登录的OA账号没有及时注销，一旦电脑被他人使用，则有泄密风险；再次，依托于计算机网络的电子文档管理系统有很大的不稳定因素，例如计算机硬盘损坏，计算机遭受嘿客攻击和病毒威胁等，一旦档案管理人员的计算机出现任何一项问题，将带来不可挽回的损失。
1.2现有档案管理系统功能比较薄弱。首先，各门类电子档案得不到有效管理。在中职学校中，档案管理人员所接收的资料是集图、文、声像于一体的不同种类不同介质的档案材料，这些不同种类的档案在实现信息化过程中管理和存储方面往往会形成杂乱无章的局面，既不便于整合也不便于查询，如何将不同介质不同种类的档案有序归整在电子档案管理平台中，这是当前中职学校电子档案管理面临的一个问题；其次，电子档案的处理时效性问题。文件在阅办处理过程中，由于实行“谁负责，谁接收”原则，收文部门将电子文档发送到各个责任部门的负责人后，承办人在处理文件中，经常出现一份文件延缓阅知或处理后忘记及时转交档案管理人员，导致文件挂在某处无法及时归档，而档案管理人员对正在进行中的文件情况又无从知晓，在编号、整理查阅时造成不便。
1.3档案管理人员业务水平有待提升。现有档案管理人员对党务行政类比较熟悉，对其他门类档案的管理往往也是一知半解，甚至是无所了解，无法有效的对其他门类档案进行规范管理。
1.4电子档案的权威性遭遇挑战。现阶段无纸化办已被广泛应用于各类企事业单位中，无纸化办公的应用，形成了大量的电子档案。与纸质档案比，这类电子档案虽然在使用过程中提高了工作效率，但目前电子公章的使用却未能达到“一文一章”，即很多单位的电子来文在落款处都未见公章，这在文件利用上存在很大弊端。例如，一些单位通知学校相关人员参与培训的事务性电子来文，在文中提及培训的的费用本应作为学校报销的凭证，而因其文末并未见签章，在报销过程中难以作为有力凭证。只能后续联系来文单位再次传真带有公章的原文或者扫描件。这就大大减缓了工作效率。
2、中职学校电子档案管理发展对策
为了有效解决电子档案在管理中存在的问题，确保电子档案的安全、科学、规范、并能有效的提供利用，结合档案管理工作实际，笔者认为可以通过采取以下方法解决：
2.1建章立制，规范管理
2.1.1建立健全现有的档案管理归档制度。中职校应参照国家有关文件制定出本校的《电子文件归档管理办法》，并根据该办法提请信息集成系统的编制人员在对系统的设计和运行过程中加入一整套科学、合理、严密的电子档案管理程序。
2.1.2加强对电子文档工作的管理，使档案管理走向科学化、规范化轨道。首先，从每一个环节填补电子文档信息安全漏洞，在电子档案管理平台中设定重要文件在生成后进行自动备份到专门加密的独立文档中的功能，并且在系统升级改版时要保证与各类形式的电子档案能够兼容；其次，设置OA学校办公管理系统在使用过程中若原页面或鼠标在规定时间内没有变化或移动，则自动注销账号的功能，防止因用户离开时文档信息被他人看到；再次，全面实施信息安全等级保护制度，制定方案，建立多层次网络与信息安全技术防护体系，构建可信、可控、可查的网络与信息安全技术防护环境，提高网络与信息安全应急处置能力。[2]最大限度的减少嘿客和病毒侵入计算机从而破坏电子文件的风险。
2.2勤练内功，提升档案管理技能
现有的'电子档案管理要求档案管理人员不仅要掌握档案学知识理论并且要懂得运用现代信息技术，具备较高的计算机和网络应用能力。因此，首先档案管理人员要注重自学和参加专业培训，提升自身的业务能力与素质；其次，要在全校范围内进行教职工信息技术的培训，聘请具有档案信息化管理专业知识的人才到学校中进行专业培训，让所有的教职工都能对相关的电子文档进行处理并能够清晰的认识到档案工作的重要性，提高其档案意识，加强其信息化知识水平。
2.3顺应时势，推进档案管理系统的升级换代
为了能更好的解决电子档案的处理时效性问题，首先，档案管理人员要对不同种类的档案进行分类标引和有效管理，根据学校的自身情况构建不同种类的存储模块，并联系程序开发人员能够根据自己的设定进行档案管理系统的升级，使得不同种类的档案能够有条理的管理起来，方便查找利用；其次，增设电子档案管理系统中“监督提醒”功能，开放档案工作人员对文档流程的实时监控权限，如果文件没有及时阅办或者已阅办的文件在固定时间内没有转交下一步，则系统不断发出提醒信号，避免文档被遗忘长期挂起影响归档。
2.4创设条件，树立电子档案的法律地位
为了能更好解决电子档案的权威性问题，首先，根据《中华人民共和国电子签章条例》第二章第六条规定，满足下列条件的电子签章具有与其他形式的签名、签字或盖章同样的效力：一是可以确认使用人身份；二是能够证实该电子签章由使用人独有；三是签署后的电子签章和数据电文不可篡改。[3]在电子文档大量流通使用的形势下，首先各部门要加大电子签章普及使用力度，保障其电子文档具有法律效力；其次，虽然纸质档案与电子档案相比在查找、保管上有一些不足之处，但是作为原始文档却更具权威性。因此档案管理人员应坚持重要档案的“双套制”保管，即纸质存档一套，电子档存档一套，各上级来文单位尤其是没有使用电子签章的单位，一定要同时将纸质文档下发到各个执行单位，以便保障其文档的权威性，方便下发部门的使用。中职学校档案管理信息化建设是中职院校实现“数字化”校园的重要组成部分。中职院校唯有跟紧科学技术的发展方向，创新档案管理方式，充实档案信息资源，提升档案管理信息化水平，才能更好的满足广大师生的日益增长的精神文化生活需要和学校创先争优的需要！
参考文献
[1]教职成〔〕4号《教育部关于进一步推进职业教育信息化发展的指导意见》，2017.8
[2]教技〔〕4号《教育部关于加强教育行业网络与信息安全工作的指导意见》,2014.8
[3]文库，法律资料《中华人民共和国电子签章条例》第二章第六条。
高校电子档案管理对策论文
摘要：文章首先分析了办公自动化背景下高校电子档案管理的常见问题，并提出了办公自动化背景下高校电子档案的管理，包括健全电子文档管理的相关制度；做好电子档案管理的需求分析；规范档案管理体系；增加人员的内部培训。
关键词：办公自动化；高校；电子档案管理
自动化办公系统（OfficeAutomationSystem，OA），是一种利用技术手段提高工作办公效率，以实现办公自动化处理的系统[1]。该系统能全方位迅速采集、处理信息，对高校的科研、教学和行政管理工作效率有很大提升。目前，高校档案管理工作缺乏统一的制度规定，导致电子和纸质公文的管理工作效率较低，错误率较高。因此，科学设定自动化系统，合理使用电子档案管理系统是高校需要解决的问题。
一、办公自动化背景下高校电子档案管理的常见问题
（一）管理制度不健全
部分高校办公自动化管理由于缺乏完善的档案管理制度，操作方法混乱，导致各学院和各级管理部门的工作人员工作职责不明确，出现问题时各部门互相推诿，从而使电子文件和纸质文档处于无序的管理状态，大大增加了工作人员的工作内容和工作难度。高校在办公自动化方面投入的资金不足，改革力度欠缺，导致档案管理过程中归档方式、要求、程序不统一，致使后期的整理保管和编目工作难以开展。另外，一些高校的档案管理人员缺乏专业技能，使用磁盘或光盘进行电子文件归档时，可能存在误操作、文件被病毒损坏等意外事故，导致归档的电子文件无法保证其真实性。
（二）信息收集难度大
高校学院众多，各部门独立性较强，因此整体档案的信息收集需要跨越诸多部门，难度较大。对于学校下发的通知，各学院自行在校园网上下载、打印、填写，未能及时完成提交工作；各部门的文件归档职责不明确；一些学院存储容量小，不能完全保留旧文件，导致若干有价值的文件被覆盖。
（三）电子档案管理不科学
在电子档案管理工作中，很多高校已经形成了硬件存储档案和云文件存储档案两种方式，利用这两种储存方式能够保证文件抵抗各种方面的风险。只需要做好相应的防火墙工作就能够保证文件信息的安全性。但是在进行该方式的管理中始终存在着工作人员将档案进行更改之后没有对原文档进行管理的问题，使档案库中出现很多内容相似，但是难以分辨其有效性的档案。
（四）缺乏专业的技术人员
在我国的高校中，大部分的管理人员都是一些有着较高职称的教师，其中很多都是学校某个方面的学科带头人，平常有着较为繁重的教学和科研任务。为此，很多人员对于自动化的电子档案管理技术不够熟练，使用这一技术时难以达到提高工作效率的目的。如果高校进一步引入新的技术型人才，就可能出现一些级别较低的工作人员接触过多学校的核心资料，对于学校内部资料的安全性造成不利的影响。
二、办公自动化背景下高校电子档案的管理对策
（一）健全电子文档管理的相关制度
只有完善相关的电子文档管理制度，高校各学院和各部门才能在收集、归类和整理电子档案和纸质文档过程中遵循统一的标准和要求，按照时间和范围规定，及时完成信息的录入和保存，为后期信息应用节省时间和精力。另外，相应的工作人员必须具备专业的操作技能和较高的综合素质，以保证信息的.安全性和系统的可靠性[2]。
（二）做好电子档案管理的需求分析
高校引入电子档案管理系统需要针对学校自身的情况和需要制定系统，要对系统中的各项功能进行具体的需求分析，使其符合组织档案管理的特征。各学院和部门要积极配合，建立数字化校园，使自动化信息处理成为管理师生信息的专业化平台。
（三）规范档案管理体系
在进行电子档案的修改工作时，需要工作人员根据实际情况进行审查。在确定能够实现电子档案更改之后，还需要对源文件进行标记。在保证更改内容的正确性之后，将源文件删除，将改动的文件上传并保存。
（四）增加人员的内部培训
为了保证工作人员在进行电子档案管理时能够享受快捷的文件管理方式，可以对管理文件的工作人员进行集中培训，促进其在这方面操作能力的提升。同时，可以寻找一些品学兼优的学生协助教师进行信息收集工作，减少教师在这方面的工作压力。
三、结语
高校办公引入自动化系统能够有效提高管理的工作效率，电子档案管理系统能够切实为广大师生和管理人员提供便捷，但高校需要根据自身的特点有针对性地进行系统应用和技术更新，避免电子档案管理和纸质档案管理出现重复、无效管理等问题。
参考文献：
[1]王甜.浅析高校办公自动化下的电子档案管理[J].人才资源开发,2017(2):155.
[2]许佳.高校办公自动化条件下的电子档案管理探讨[J].科技信息,(20):481,483.
1.1校方对档案管理的认识不够深入
在中职学校中，校方一般注重于学生的学习，档案管理的关注度较低，不易引起校方的重视，所以，很多时候，校方会出现这样的想法，只要学生的成绩提高就行了，其他的管理工作无所谓。这也就导致了档案管理工作越来越不受重视，渐而被忽视，一旦这种思维根深蒂固，将会使得学校的档案管理工作陷入被动的状态，甚至与学校的其他管理工作脱节。正是校方对档案管理工作的认识不够深入，使得档案管理工作陷入举步维艰的地步。
1.2学校对于档案管理工作的质量不高、力度不够
就目前的中职学校的档案管理工作，在工作人员的组成上，主要以学校的教职人员为主，他们的`主要精力常集中在教学工作上，所以，在档案管理这一块，投入较少，再加上繁重的教学工作会使人疲惫，这也就能够解释学校档案管理工作中的漏洞与错误，在很大程度上降低了学校档案管理信息的有效性和准确性，既不利于学校档案信息的有效利用，也不利于有效对学校档案进行进一步开发和价值挖掘。另外，学校在档案管理工作上的管理力度不够，，主要表现在：学校档案管理工作在专业发展上缺乏必要的力量支撑，特别是在很多环节和工作中学校档案管理工作不能做到被广大教师和主要领导的高度重视，进而出现支撑力量的不足，导致学校档案管理工作存在系统性缺乏，并且出现学校档案管理工作价值的降低。
1.3缺乏现代化建设水平
即便是到了信息技术较为发达的二十一世纪，多数学校在档案管理方面，仍旧使用传统的管理方法，特别是在信息录入方面，停留在手工操作阶段，大大降低了工作效率，耗费了大量的人力和物力。同时，由于手工操作的不便，在信息管理方面，不能及时更新，更不能对评价学校的管理工作提供有力的支持。
2.1校方加强档案管理的意识，提高管理质量
若想使档案管理工作朝着现代化建设的方向发展，校方需要提高档案管理的意识和档案管理的质量。在具体的工作过程中，校方要对档案管理人员进行适当培训，是档案管理人员了解相关知识，意识到档案管理工作的重要性，主动做好相关工作。同时，学校还应针对档案管理工作开展相关教学实践或活动，在活动过程中，加深档案管理人员的体会，加深对工作的认识，灵活处理档案管理工作。另外，学校必须重视档案管理工作，加强意识，从根本上重视档案管理工作，将其提到学校的重点工作内容，并响应国家的号召，将《档案法》广为宣传，使得学校工作人员都能自觉配合开展档案管理工作。
2.2加大学校对档案管理信息化建设的投入
以往，学校在对信息化建设过程中，难免过分重视教育，而忽视档案管理，因此，在档案管理方面，应加大相关投入力度。校方需要根据自身的实际情况，对档案管理进行适当投入，为其提供必要的资金支持。但考虑到校方资金有限，可以根据自身的财政情况，进行小部分投入，亦可以寻求政府部门的支持，扩大资金的来源，为档案管理工作引进先进的设施，做好相关的硬件准备，同时对相关工作人员进行适当奖励，增强工作人员的积极性。另外，除了加大资金的投入外，还应加大档案管理人才的引进，提高档案人才队伍的建设，利用好最新技术，做好档案管理工作，并提高档案管理工作的信息化程度，及时收集学校信息，做好更新工作；针对不同类型的档案，采取不同的档案管理方法，努力提高档案管理效率。
2.3加强档案管理人员的职业素养
从加强档案管理人员队伍的角度来讲，过去，学校的档案管理人员一般是非专业人员，对档案管理都是半路出家，加上档案管理工作本来就不受重视，工作人员很难得到晋升，员工期望很难实现，出现员工的工作积极性较差的情况。所以，促进中职学校档案管理的现代化建设，不仅仅需要提高档案管理人员的职业素养，加强对档案管理人员的筛选，努力提高他们的管理水平，还需要采取一系列激励措施和晋升机制，激发档案管理员工的积极性，促进档案管理工作的顺利开展。
3结语
档案管理工作在学校管理工作中有着举足轻重的作用，在促进中职学校档案管理工作的现代化建设过程中，校方应根据自身档案管理工作的发展水平，及时分析，对出现的问题及时处理，克服一切困难，加大投资力度，引进先进的设备和优秀的档案管理人才，提升自身档案管理队伍建设，适应时代的发展。
电子档案管理的重要问题和解决对策论文
进入世纪之后，世界发展进入信息时代，这是知识做主的时代，所以档案管理深入各行各业，然而随着信息数字化的快速发展，档案工作已逐步实现现代化管理，电子档案成了档案管理重要形式，做好电子代写论文档案管理工作，也已成为目前档案管理工作的重要内容。要做好电子档案管理工作，首先必须解决好电子档案管理在接收管理上的几个关键问题。
一、电子档案管理中的接收格式问题
9月5日住房和城乡建设部发布的《建设电子文件与电子档案管理规范》中规定“列入城建档案馆(室接收范围的建设工程，建设单位向城建档案馆(室)移交工程纸质档案时，应当同时移交一套工程电子档案。”这就要求在纸质档案形成的同时，就必须形成电子档案。但由于档案形成单位的不同习惯，所采用的应用软件不同，同一项目所形成的电子档案格式不同。
二、电子档案管理的原始性、真实性、完整性、安全性问题
对于纸质文件来说，内容的原始性附着在形式的原始性上，其字体、字迹、图像、印章等清晰可内容真伪易于判别，人们可以借助形式的原始性来证实和确认内容的原始性。纸质文件的原始性体现为内容和形式的统一，对于任何一项形式上电子档案管理上的几个关键问题的变化，人们都有理由对它的原始性表示怀疑。
但电子档案的内容与形式是相对独立的，不仅内容易于变化，而且失去了固定的形式，使档案部门在对电子档案进行检验时，很难对电子档案的原始性、真实性、完整性、安全性进行认定。
1、原始性问题。电子档案的原始性不易判断和确认。传统纸质档案的原始性不仅其内容而且还通过载体、形式表现出来，人们可以通过字体、印迹甚至字迹、纸张制成材料对其原始性加以分析判断，而电子形式生成的由实态变为虚态的档案，已完全没有了这种“原始状态”，其生成时的状态与传输、接收中的状态完全一致，可以说既是原始的，又是复制的。
2、真实性问题。电子档案极易失真。如将纸质档案转化为电子档案的操作过程稍有失误即会导致档案信息失实;电子档案的真实性问题伴随其生命的始终，维护其真实性是一个不间断的过程，信息内容“出错”的概率和机会远高于传统档案;电子档案可被原样复制，甚至被篡改后可不留痕迹。
3、完整性问题。电子文件、电子档案内容的完整性很难保障。电子文件经常处于流动状态，如不及时捕获，可能会导致信息丢失;电子文件结构复杂，储存方式多样，容易造成信息的缺损;电子文件的背景信息伴随文件处理过程而不断累加，而且形式多样、存储分散，极易丢失，往往致使电子文件来龙去脉不清。
4、安全性问题。电子数据的易更改性为非法操作提供了便利，“黑客”攻击以及用户根据利益需求而任意取舍甚至篡改信息，都会直接损害电子档案的安全。
三、电子档案管理中的存储载体的保护技术问题电子档案管理的载体材料是磁性物质和光盘。
聚酯底基是磁盘和磁带的支持体。聚酯底基具有易产生静电而吸引尘埃导致卷曲、易与磁粉脱离、伸长后不易恢复等缺点。粘和剂起着连接底基和磁粉的作用，它具有易热胀冷缩、磨损、脱落、粘连、生霉等缺点，直接影响信息再现。磁粉中的磁性氧化物颗粒的剩磁感应强度是记录和再现信息的决定因，它极易受外磁场影响而导致退磁、消磁等。光盘是利用激光进行信息存取的，它呈圆盘状，由盘基、记录介质和保护层等部分组成。目前光盘常用的记介质主要有碲、碲合金、硒、碳铝化合物以及一些在激光热效应作用下易产物化性质变化的材料。这些材料不稳定、易氧化、易与碱溶液发生反应。电子档案管理中的载体材料的这些特点，决定了电子档案管理容易受外部环境的影响。
1、高温。有利于有害生物的繁殖，各种微生物在最适宜生长温度范围内，温每升高10℃，其生长速度可加快1-2倍，霉菌生长的最适温度一般为20-35℃。案害虫生长的最适温度为22℃-32℃。高温还可加速各种有害化学杂质对电子文件保存载体的破坏作用。一般温度在10℃以上，每升高10℃，各种化学反应会加快1-2倍。
2、高湿。潮湿有利于档案有害生物的生长和繁殖。霉菌的生长湿度一般在75%以上，档案害虫体内正常含水量大约占体重的44%-67%，这些水分的获得和保持都和环境空气湿度有关。库房潮湿还会促进空气中的有害气体、灰尘等不利因素对电子文件保存载体的破坏作用。
3、光。光向外辐射时会产生热量，这种光辐射热就会影响电子文件保存载体的耐久性。
4、空气污染。有害气体常见的有，二氧化(so2)、化氢(h2s)、二氧化氮(no2)、氯气(cl2)。在种种因素的作用下会生成氧化性极强的原子氧，进而产生臭氧等，导致电子档案管理保存载体耐久性削弱。
5、灰尘。灰尘会给电子文件保存载体带来机械损伤。灰尘多是固体，多带有棱角，在整理、保存、利用过程中，会引起灰尘对电子文件保存载体的磨擦，使其受到损伤;灰尘会增加酸、碱度。灰尘能吸收空气中的有害气体而带有酸、碱性，有些灰尘本身就带有酸、碱性，因此灰尘落在电子文件保存载体上，就会带来酸、碱性，对电子文件保存载体起腐蚀破坏作用;灰尘是传播霉菌孢子的媒介。霉菌的孢子吸附在灰尘上，随空气的流动而四处扩散。由于灰尘同时还具有酼酼吸湿性，所以也是微生物寄生与繁殖的良好场所。灰尘落在电子文件保存载体上，就有可能给电子文件保存载体带来霉变。
6、有害生物。危害档案的微生物主要是细菌和霉菌，尤其是霉菌。在档案库房中常见的霉菌约有50余种。霉菌可使电子文件保存载体变质，生成霉斑，还会分解出有机酸，从而使物酸性急剧增加。
7、磁场和电场。电磁场的干扰，会使磁性物质退磁和消磁，损坏载体上记录的信息。
8、机械应力。电子档案管理保存载体容易受压力、扭力、冲击力等机械力的影响。
四、电子档案管理的长期可读性问题
电子档案管理中的内容是以数码形式存储于各种载体上的，在以后的利用中，必须依赖于电子计算机软硬件平台将电子档案的内容还原成人们能够直接阅读的格式进行显示。但随着科技的进步，电子计算机软硬件技术的不断更新换代，电子档案在现在形成时所依赖的技术，在未来往往是已经过时的技术。针对以上存在问题，借鉴其他地区档案工作的一些经验，提出以下一些对策建议：
摘要：高校档案记录着高校学生的求学及成长经历，将伴随他们一生的成长。
本文针对高校档案管理的工作特点，着重分析了电子档案管理的现状，强调加快电子档案建设，以及如何解决高校电子档案管理中问题的有效途径和方法。
关键词：高校 电子档案 档案管理
1.高校电子档案管理的现状
1.1当前高校电子档案管理理念
电子档案具有不同的优、缺点，其优点如：电子档案接收方便，归档及时齐全，具有信息存储的高密度性，有体积小但容量大的特点;它由多种信息媒体集成，便于统一管理，可提高工作效率，通过限制性的网络具有共享性。
同时也存在一些缺点，如：储存在的信息资料易更改、数据易丢失，存储材料易破坏，对计算机软硬件环境依赖性强，同时还存在比较大的网络访问的风险。
相比之下其传统的纸质档案具有载体性能相对稳定、内容真实可靠、可长久保存等优势，但却有文件形成时间长、整理费时费工、检索速度慢、存储密度小有等不足之处。
1.2对电子档案的认识存在一定局限性
以前为了保护档案的机密性，往往把档案贴上封条放在档案室里，其实这种做法严重阻碍了档案信息公布于社会、服务于大众的理念，给想要使用档案的人员带来极大的不便，不能发挥充分利用高校档案应用于学校管理与建设以及服务于学生的宗旨。
目前在高校中还是存在对于档案的不重视，只有在需要时才会找档案而不是有意识主动的去利用档案促进学校管理和建设水平的提高。
同时，高校中也确实存在少数人的极端看法，认为单位档案是单位的私有财产，使档案信息的开发处于封闭状态，更谈不上电子档案的开放与网上利用了[1]。
1.3电子文件档案管理面临的主要问题
首先，电子文件档案的易被破坏性。
在高校档案电子化建设的过程中，完全保证电子文件的原始性、真实性和完整性是技术上及工作上难度比较大的，这些主要由于在电子化及信息化过程中存在可能被修改或操作失误等人为因素。
纸质文件内容的原始性很容易被辨认，而电子文件具有可变性和信息载体的可分离性，源于其可以利用相关的计算机软件进行修饰和修改，且不留下任何痕迹，计算机内存贮的电子档案无个人笔迹特征可辨认。
而纸质的档案文件存在书写墨迹和新旧的区别，一旦被复制或纂改内容都很容易识别。
因此，电子档案的安全性及原始性方面需要大量配套建设跟上。
其次，电子文件档案信息安全问题日益突出，随着计算机使用普及，信息化和网络化时代的到来，使得任何人何时何地都可以介人互联网。
由于电子文件档案的出现和发展时间短，导致相应的配套软件及硬件建设赶不上，网络环境下的电子文件档案管理可能正面临非法访问、信息泄漏或丢失和数据完整性被破坏。
目前大多数的高校实行电子档案与纸质档案长期并存的保存方式，而且一般还是以传统的纸质档案作为保存的主要的方式。
但是，电子档案要求其档案工作者与时俱进，应时代新的要求，不断尝试进行电子档案管理的新模式，同时协调好两种形式的档案管理模式，避其缺点，发挥其长处，提高档案管理的水平与适用的有效性[2]。
2.推进高校档案电子档案建设任务
2.1加强电子文件的归档和管理
电子文件归档和管理是档案信息化建设的重要任务，是当前迫切需要解决的问题，档案部门要以国家的《电子文件归档与管理规范》为依据，加强档案网络建设，实现网络环境下电子文件的实时接受、归档、管理和利用，确保有价值的电子文件及时、完整 、真实地保存在档案部门。
2.2加快馆藏档案的全文数据库建设
高校档案管理要从提高档案管理现代化水平出发，不能仅仅满足于目录级的检索和下载一个表格等，而应当提到新的高度，要适应信息化的需要、现代化管理的需要、提高利用效率的需要，保证查得快、准、全。
要在建立科学的检索体系上下功夫，做好原有馆藏档案文件级目录数据库建设工作的同时，加强机读目录数据库的建设，加快实现手工检索向计算机全文检索的全面过渡，为档案利用提供最大方便[3]。
2.3要严格控制电子档案的可转换性，以保证电子档案的安全
由于电子文件可以根据需要在不同的载体上同时存在，也可以互相转换，包括文件的字体、签名、印章等，通过计算机基本的复制、粘贴功能就能达到完全一致，这使得电子文件只能保证真实性而无法确定原始性。
尽管如此，但我们可以利用计算机的更高功能对电子文件和电子资料加以保护，如将文档设为只读模式，或对部分电子文件加密，从而对电子文件进行特定的保护。
因此，档案室还必须要将形成的第一手电子文件和电子资料及时备份存档，确保今后能查阅到原始的电子档案资料。
2.4改善检索功能
档案检索是对档案信息进行系统存储和根据需要进行查找的工作，它是开展工作的基本手段，是开发档案信息资源的必要条件，改善检索功能主要包括两个方面：(1)增加新的检索功能。
网络环境下，对档案信息资源的各种加工是对档案检索功能的一种改善，利用信息技术将档案著录与标引完成，在档案进行检索时，使档案信息的`查找更加准确与便捷。
(2)利用先进的检索技术。
目前普遍利用的先进检索技术主要有两个：全文信息检索技术与多媒体信息检索技术。
2.5重视档案信息化人才队伍建设
数字档案馆建设是一项高科技项目，要根据建设需要，培养和引进一批人才，构建一支知识结构合理的档案工作队伍，确保档案馆建设正常运行。
首先，在提高高校专兼职档案人员政治素质的同时，要加大培训力度，加强对他们在应用新技术、新设备方面的培训，提高他们掌握和运用现代化技术的技能;其次，要根据档案馆 (室)人员具体情况，吸收高素质现代化管理人才。
3解决高校电子档案管理问题的有效途径和方法
3.1创造良好的载体保护环境
电子档案一般以脱机的方式存储在磁、介质上，所以，要创造一个适合于磁、介质保存的环境。
要建立恒温的专用档案馆(室、库);采取严密的档案保护措施，要尽可能使用先进的设备设施，并经常对设备设施进行防尘和保养处理;要尽可能防止电子档案载体与空气直接接触，避免直接暴露在太阳光下，防止紫外线照射;要尽量远离强磁场和有害气体;在载体移动过程中要轻拿轻放，防止强烈机械振动和碰撞[4]。
3.2采取切实可行的信息保护措施
电子档案是高科技的产物。
信息安全技术对于维护电子档案数据的原始性和真实性至关重要，电子档案上网后必须从入口、传输、使用三个方面采取安全保护措施，目前，为防止档案信息被窃取、删除和修改，防止网络“黑客”进入，常用的技术方法有加密技术、身份验证、档案备份、安装杀毒软件等 。
这些技术措施对于证实电子档案内容的真实、可靠，确保电子文件在存储、传输过程中的安全、保密，防范对电子文件的非法访问和随意删改都具有很好的效果。
3.3提高高校档案管理人员的计算机专业技能
高校档案管理人员除了加强档案专业知识和业务的学习外，还应提升计算机专业技能的应用能力，努力争做一名复合型的档案专业技术人员，这将大大有助于电子档案管理工作的深入开展，从而更好地适应档案信息化建设发展的需要 。
参考文献：
[1] 黄静.高校电子文件档案管理刍议[J].云南档案，(3)
[2] 于英香.我国电子文件管理研究的三次转折[J].档案学通讯，001(1)：29-33
[3] 贾雪萍.浅析高校电子档案管理队伍的建设[J].秘书之友，(1)：46-48.
[4]余文盛.高校电子文件的归档与管理[J].达县师范高等专科学校学报(社会科学版)，，(03)：114-l7 .
【摘 要】档案管理工作是高等学校的重要的基础性工作，随着信息技术的发展电子档案主要成为档案中的重要形式，本文从电子档案的特点出发，结合电子档案在高校管理工作中的重要作用和现存问题，提出了相应的对策。
【关键词】高校 电子档案 档案管理
中华人民共和国教育部、国家档案局第27 号令明确规定：“高等学校校档案( 简称高校档案) 是指高等学校从事招生、教学、科研、管理等活动直接形成的， 对学生、学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录。
”同时还明确规定” 高校档案工作是高等学校重要的基础性工作，学校应当加强管理，将之纳入学校整体发展规划”。
尤其是在近几年的高校评估工作中，对各种档案材料，包括教学的、学生工作的、人事工作的、图书管理工作方面的档案材料等等的检查工作一直被作为客观评价学校发展的重要环节。
由此可见档案管理应当是高校管理的重要组成部分。
很长一段时间高校档案主要是以纸质档案的形式存在，随着信息技术的发展电子档案逐渐成为档案中的重要形式。
一、电子档案的概念和特点
所谓电子档案是指通过计算机磁盘等设备进行存储，与纸质档案相对应，相互关联的通用电子图像文件集合，通常以案卷为单位。
目前电子档案所采用的介质主要有磁盘、磁带和光盘。
电子档案归档主要使用磁带和光盘。
与纸质档案相比，电子档案具有以下特性：①电子档案的非人工识读性。
②信息存储的高密度性。
③载体与信息之间的可分离性。
④多种信息媒体的集成性。
⑤系统依赖性。
电子档案的这些特性使得对它的管理方法和观念有别于传统的纸质档案管理。
随着高等教育事业的蓬勃发展和网络信息化的普遍和发展，传统的教学档案管理模式已经无法跟上现代化发展的形势，如何搞好高校电子档案管理工作已经成为当前高校档案管理工作的难点和重点。
二、高校电子档案管理的重要作用
浅析电力工程档案管理对策论文
一、档案管理概念
档案是反映党和国家及各级地方组织，以及企事业单位的真实面貌的工具，它同时也是科学技术、经济建设等活动历史面貌的原始记录，档案管理工作是一项集专业技术性、科学管理性与服务性的工作，需要按照一定原则科学地进行管理，为科研、生产、基建等服务。档案管理工作的内容大概包括：档案的管理体制、档案事业的规章制度、档案的立法和规章制度、建立档案的系统工程、建立档案标准化规范、建立并实行档案业务职称制度等等。具体的内容包括档案的收集整理、分类编目、保管、鉴定、统计、利用等工作，归档前科技文件材料形成、积累的指导工作，归档后对档案的更改、补充以及监督检查等。以下是关于科学有效地做好电力工程档案管理的相关策略。电力工程档案管理是一项为企业生产与决策及时且准确的提供服务的工作。在管理工作中基本原则是集中统一的进行管理，且保证档案的完整、准确、系统和安全，让其能有效地得到利用。
二、电力工程档案管理现状分析
在国家经济的快速发展的背景下，我国大量投入建设电力工程基础设施，电力工程建设项目不断增加，与之相关的重要资料越来越需要加强管理，一些重要的资料需要存档管理，这需要进一步的完善电力工程建设档案管理工作。电力工程建设中的资料和数据较多，档案管理工作有着举重若轻的意义。新形势下电力工程所承担的职责越来越重，能否科学管理好档案直接关系到电力工程建设能否顺利进行。电力工程档案主要是记录各类电力工程项目的实施过程、工程结果、存在的问题及改进意见。它反映了电力工程的各环节内容，电力工程项目的质量及效果都可以在其中进行查询，目的是为了管理电力工程质量、持续的改进和扩大电力工程成果应用。由此可见这一工作的重要意义。
三、为了做好电力工程档案的信息化管理工作，应从以下三方面来着手
（一）对档案管理的流程进行规范。传统的电力工程档案的不规范已经不能适应现代企业的管理要求，也不能应用于信息化形势下电子档案的查询，所以要根据企业文化及特点，在传统的档案归档基础上引入现代档案管理的理念与方式，以满足企业需要。在企业内部建立标准化流程及归档时间限制来规范化管理电力工程资料的`归档。在真实有效的信息记录方面可以兼具纸质与电子档案两种方式。
（二）科学合理的划分档案类别。对电力工程设计、施工、验收过程进行合理科学的分类，按照“分门别类”进行存储及管理，便于保存、统计及查询。将电力工程各类档案进行登记、编目、分类整理、保管，以此便于查找、统计和分析。
（三）建立标准一致的档案。电力工程档案的规范统一对归档、查询及应用很重要，建立标准一致的系统化档案模板及装订顺序对了解电力工程进度、电力工程效果及电力工程评估、改进意见都具有直观性及针对性。电力工程档案应根据电力工程类别分类制定各类标准化、系统化的档案。
四、建立信息化电力工程档案管理体系
（一）全员参与。充分梳理电力工程项目建设业务，明确电力工程档案管理体系的结构，科学的界定档案管理的职责。档案管理的职责除了要分配给专业的文件档案管理部门人员，还应适当的分配到相应的部门和层级，包括高管、项目经理、信息管理相关工作人员、系统管理人员和日常工作中需要创建和控制文件的其他人员，让全员参与到档案的管理中来。领导是重要支撑，应保证档案管理体系与电力工程项目建设的战略方向一致。单位还可以采取辅助措施来保障档案管理工作的顺利开展，如将档案管理的要求明确写进合同条款。
（二）全程管控。保证电力工程档案的系统、准确、完整，必须全过程的进行质量管理，事前进行计划，事中进行控制，事后进行检查的方式进行管理。在项目的规划中分局档案管理的要求及实际情况，制定与项目相适应的规划，在进度计划和质量要求中可细化到每项业务过程中需形成的文件和其中的信息；在工程建设中，要做好关于施工的档案管理，定期总结汇报档案管理工作，指导和检查关键点；在竣工验收的过程中，对工程档案资料进行全面检查并提出整改意见。
（三）建立系统。电力工程档案的信息化管理需要建立管理系统。对文件从形成、流转、归档、鉴定、保存或销毁的全过程的信息管理，实现电力工程档案的自动化、智能化、标准化、精细化管理。信息管理体系的研发要以国内外文件档案管理最新的规范、标准为参考，让信息管理系统最大化提高档案管理的效率，让管理系统在文件档案的计划、形成、流转、归档等阶段实现自动化管理。
五、总结
综上，电力工程档案工作要顺应时代的发展，加快网络化和信息化的建设来适应企业发展的需要。在电力工程档案信息化建设中应用现代化科技方式来逐步构建完善的档案信息平台，提高工作效率和水平，提升服务质量，使电力工程档案管理水平迈向新台阶，为企业创造更大的经济、社会效益。
【参考文献】
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[2]段如鑫.浅析电力工程档案信息化管理[J].档案时空,(8):38-39.
高校档案是记述大专院校教育、科研与教学改革全过程的原始凭证材料。高效率高水平高效益管理高校档案，就应充分认识高校档案管理的特点，全面深入地认识高校档案的作用，在高校档案管理工作改革中有所创新，有所作为。
一、高校档案管理的特点
1、高校档案管理的社会性。高校是出人才、出科研成果的地方，历史使命决定了高校与社会的广泛联系。高校所招收的学生来自于社会，又在毕业后走向社会。近百年或十几年的教学过程中，学校积累了造就培养人才全过程的档案材料，反映了学生的学业、学历、文体生活以及思想修养、政治素质等方面情况。高校的科研课题、技术产品设计对象都是选自社会，产生的成果服务于社会。高校保存了国家和相关单位科研项目试验、试制全过程的档案材料，还包括已经应用于社会的科研成果鉴定、技术专利、技术转让，以及新产品招投标等若干方面的档案材料。由此而决定了高校与社会客观广泛的联系，所以社会利用高校档案是必然结果和大势所趋。
2、高校档案管理的综合性。高校在培养人才过程中，有开展教学活动的第一课堂，还有实习工厂、研究院所的试验室，此外，学生还要有针对性地参加社会实践活动。高校档案除了具有反映学校管理的文书档案之外，还包括教学活动中形成的教育专业档案、教职工管理的人事档案、财务活动中形成的会计档案和科研活动中形成的科技档案，以及产业档案、房地产档案等等。而记述上述各种校务活动的档案材料，构成了高校档案的综合性。
3、高校档案管理的系统性。高校档案材料形成部门庞杂，形成的档案载体种类多、数量大，成为一个独特的档案管理系统。该系统包括纸质载体档案、实物档案，还包括电子档案、声像档案;除了传统管理方式之外，还包括虚拟形态的网络档案管理系统。多元档案管理及其形成的一系列文件整理、借阅利用、复制传真等管理活动，构成了复杂的高校档案管理的系统性。
4、高校档案管理的通用性。院校档案管理活动的基本规律决定了各个院校各专业在教育体制、理念，教育方式、方法，教学内容和标准，以及教学周期、管理制度等若干方面的共性。因此，记录和反映这些教学活动的高校档案和高校档案管理，也必然存在着共同的特点。某一院校的某一专业的教学大纲、教学计划和教材，不但在同一院校的同一专业的几届同年级的教学活动中可以连续使用多年，而且还可以在不同院校相同专业的同年级教学中相互借鉴，或直接加以利用。随着我国高教事业不断发展进步，教学改革不断深化，教学与世界接轨的步伐不断加快，那么，某些教学理念，管理体制等宏观管理活动，不仅在某一个国家之内，甚至在全世界范围之内，也可以相互借鉴，相互使用。所以，高校档案管理的通用性，就是高校档案管理活动的一大典型特征。
5、高校档案管理步入市场而产生的竞争性。市场经济体制的完善，从客观上决定了高校各项管理活动必须与市场接轨，必须逐步适应市场竞争格局这一局面。档案管理属于高校管理活动的一部分，在高校以市场需求为导向而培养各类人才，高校教育与社会人才市场良性互动的发展过程中，学生档案信息资源必然为社会所需，必须与人才信息数据库相衔接。在学校科研活动紧密围绕国家科研项目与应用技术试产开发过程中，在高校与企业“产学研”强强联手运作中，高校科研产品、技术发明专利又将成为科技市场的“热手货”。高校科研档案信息将按照市场准入法则，逐步步入市场竞争领域。这是高校档案管理工作发展的大势所趋。
我们探讨高校档案管理特点，就是为了发现和掌握高校档案管理工作的发展规律，更好多更快地发挥高校档案的社会作用，更好地为本校及全社会服务。
二、高校档案管理产生的作用
1、在教育评估方面的作用。开展高等教育评估是提高高校教育质量的一项重要举措。然而，评估教育质量与档案利用密不可分。丰富系统的档案材料，全面准确的档案信息，是高校开展教育评估工作的基础和依据。无论评估工作日程安排、评估内容、操作程序、指标确定，最终都凭借大量的档案材料，才能对一个高校作出全面、公正、准确地评估。
2、在教学改革中的作用。高等教育体制改革、教学改革、高校教职工队伍管理改革是普遍的、越来越深化的、涉及我国长远发展的重大活动。不管改革从哪一方面下手，进行到何种程度，取得何种成果，都与高校档案和高校档案管理水平密切相关。比如，全国教育资源的整合配备，高等教育发展规划的制订，某些高校撤并、重新组合，乃至某一高校的专业增加或更新;课程设置、教学计划安排、师资队伍建设、教学管理等方面改革，都是形成档案与利用档案之过程。而上述改革都需要在依靠档案信息和档案数据，在总结经验基础上的方案论证、修改，以确保改革稳步推进和最终成功。
3、在科学研究工作中的作用。高校为培养出社会急需、专业对口、就业率高的人才，离不开科研工作。一所高校能否具备高精尖科学研究水平，也是衡量该校教育水平、教育质量的重要标准。高校科学研究工作首先得力于本校科技档案的利用。科学技术是第一生产力。科技档案是具有潜在利用价值的生产力要素。充分发掘利用高校科技档案资源，将高校科技档案中的先进科技成果，直接为发展高校科学研究工作，为积累高校科技实力，为国家科技发展、经济建设和社会进步服好务，与企业合作，走出一条产学研良性互动的广阔大道，都依赖于高校科技档案价值的全面、系统与深入发挥。
4、广泛深入开展电视远程高等教育。中国地域广大，高等教育发展不平衡，中西部在师资配备、教育资源整合等整个教育水平方面属于相对落后状态。利用高校档案信息资源，借助互联网络渠道，可以更加广泛深入地开展电视远程高等教育，对于发挥东部高水平的教育资源，推进中西部教育发展，具有其他方面不可替代的作用。
5、为高校创造经济效益。高校档案管理步入市场，参与市场竞争的大趋势虽然是客观存在着的，但是，真正实现与市场接轨，并在参与市场竞争中获取经济效益，必须实现若干方面的转变：一是解放思想，锐意改革，树立高校档案管理适应市场经济大格局的观念;二是修订某些档案管理法规，为高校档案管理活动步入市场提供充分的政策依据;三是妥当处理好以下几个关系：档案信息开发与保密的关系、档案有偿服务与无偿服务的关系、档案信息资源开发与保护关系。高校档案管理与市场经济接轨，高校档案信息资源在参与市场竞争中获取经济效益，是高校档案管理工作大有作为的领域。
[学校档案管理论文]
论文摘要：教学档案管理的好坏是衡量学校教学管理水平和教育质量的重要标志，是教学工作的重要组成部分。本文针对中职学校教学档案管理工作中常出现的问题，提出自己的一些看法和建议。
论文关键词：中职学校教学档案管理问题对策
教学档案是学校教学活动的真实记录，它是在学校及教师在从事教学管理和教学实践活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表、音像、电子载体等材料。它能够完整、准确、真实、系统地反映教学管理的全过程，直接为教学活动服务，是教学工作的重要组成部分，是学校档案工作的核心和重点。
学校以教学为中心，教学活动是学校教育工作的主体。中职学校教学档案归档范围应包括教学管理活动中形成的各种材料，其内容主要有以下几种类型：
(1)综合类。主要包括上级教育主管部门下达的指令性、指导性文件；学校教学改革、培养目标、培养计划、专业设置方面的规定和办法，学校发展规划、实施计划及名种会议记录等。
(2)规章制度类。包括教学管理制度、教师管理制度、学生管理制度、教学设备管理制度等。
(3)课堂教学与实践教学类。包括教学计划、教学大纲、授课计划、课程建设、教案、试题库、教学实习、实习实训基地、毕业实习、教学质量检查、教师考核和教学质量测评等材料。
(4)学科、专业与实验室建设类。包括专业设置、学科设置及实验室建设的材料，重点学科、重点专业和精品课程的申报论证，评估及建设方面的材料以及申报国家重点学校的实验室论证、申报和审批材料、总结等建设性材料。
(5)学生学籍类材料。包括在校学生的基本情况、学籍变更、学习成绩、教育实习、实验实训实习材料及成绩、学生奖惩材料，学生入团、入党情况，学生参加各种大赛的情况，毕业生材料等。
(6)教材类。包括各专业征订教材的情况；自编、参编、主编教材的情况；优秀教材的比例、自编教材的比例、各科习题集、实验报告及实习实训指导书等。
(7)招生就业类。包括招生宣传材料和招生申报计划、上级主管部门的材料、新生录取材料、报到生的比例、年度招生的总结材料；毕业生就业率、就业情况反馈等材料。
(1)来源渠道多、涉及面广泛。 教学档案来自教学活动的各个环节和教学活动的全过程，也包括上级各教育主管部门对教学工作、教学改革和人才培养等方面的指令、规定及条例等。教学档案既涉及到上级有关部门，也涉及本单位的教研室、实验室、实训基地以及教学管理部门和学生工作部门等；人员涉及到各级领导干部、教师、教辅人员、行政管理人员和学生等。
(2)形式多样。 由于教学活动的多样性，记录活动的形式也是多样的。只有档案原始资料的多样性，才能如实反映多样性教学活动的面貌，才更具有档案的作用和价值。数学档案原始资料应包括纸质的、图片、音像、电子稿、光盘等。
(3)专业性强。 除普发的一般性文件外，教学内容是由名个不同学科、专业组成的。不同学科专业人才的培养采用不同的方案，实施不同的教学计划，设置不同的课程，安排不同的教学内容，提出不同的培养要求，实现不同的培养目标。各专业的教学工作不同，显示出不同专业各学科的差异性、系统性和科学性。
2．1教学档案材料的重视不够，没有普及教学档案管理意识
大部分基层管理人员、教师到学校领导对教学档案管理工作认识不足。学校重视教学工作和其他管理工作，但对教学档案的管理投入欠缺，如机构和专兼职人员的配置，档案管理条件的完善，管理人员的培训等投入不够。教师对自己教学活动中的授课计划、教案等相关文字材料、图片资料、证书文件等不能主动上交存档。造成档案材料采集困难。
2．2缺乏正规的指导和系统的规划。没有系统的管理。导致档案管理混乱
中职学校都存在档案管理人员不足的问题，对各部门教学档案的管理缺乏正规的指导和系统的规划。管理人员和教师大多忙干日常的工作，相当一部分教学档案材料散存于他们个人手中，导致教学材料不齐全、不完整。在上级教育行政部门来学校进行教学评估时，为了补充档案材料的缺口，往往花费大量的人力、物力、财力来补全档案，这不仅造成很大的浪费，而且给正常的`教学工作带来了一定的冲击，同时使得档案材料的真实性大打折扣，失去了档案的真正意义。因为没有系统的管理，各部门各自为政，为了自身利用的方便将一些重要的文件的和材料自行保管，不移交档案管理部门，导致材料损坏或丢失而无法查找。
3．1系统管理，完善档案管理机制
学校领导要重视教学档案的建设，要把教学档案工作提到学校党政领导的工作议事日程中去，把档案工作纳入教学工作计划，增加投入，改善档案保管条件，及时研究和解决档案工作中存在的问题，特别是要突出教学学校日常工作中的地位和作用。及时调整档案工作的机构设置，实行统一领导、分级管理的原则。设置综合档案室，由一名校长负责统一管理全校档案工作。各管理部门就建立档案分室。教学档案分为校、教务科、教研室三级管理，校办为一级管理，教务科为二级管理，教研室与实验室为三级管理各部门要有一名领导分管档案工作，教务科档案管理由教务千事兼管，教研室与实验室档案管理由主任兼管。档案管理人员统一管理本部门、本系统的教学文件，并按期向学校综合档案室移交档案。
3．2明确责任，强化档案管理意识
教学档案的收集整理，不只是少数人的事情，而是全体人员的共同责任。同时建立健全各项规章制度，落实措施。规章制度是档案管理的重要组成部分，要通过制度建设，强化监督指导和落实，加大管理力度。
3．3组织检查，增强档案管理责任
针对教学档案分散性、系统性、周期性的特点，学校组织定期或不定期检查或抽查。如新学期开学之后，可以开展全校性的对上学期教学档案归档的检查工作，并进行评比打分；而平时的一些较大型的活动后，可组织抽查，比如教师培训、学生技能大赛、校运会等活动。通过有组织的检查，督促全体人员养成及时收集教学档案的好习惯。
总之，教学档案的管理工作是学校工作中的一项重要任务，教学档案的管理工作成败，也是衡量学校工作成绩的标准。随着社会的进步和科学技术的发展，教师和学生对档案信息的要求将更高，档案工作人员应严格要求自己，做好教学档案管理工作，使教学档案发挥其更大的作用。
高校电子档案管理研究论文
摘要：电子档案是随着时代发展而产生的新型档案形式，在大部分高校处于起步阶段，发展尚不成熟。本文阐述了高校电子档案管理的重要性，分析了管理工作中存在的问题，并提出加强管理的若干举措，以期对我国高校电子档案管理工作提供有益参考。
关键词：高校；电子档案；管理；问题；举措
随着高等学校事业的不断发展，传统的纸质档案管理越来越不适应时代发展要求，也在一定程度上影响了高校各项工作的开展。信息技术的快速发展和广泛应用，催生了电子档案管理的产生。在高校中推行电子档案管理，将会大大促进高校档案管理工作的发展，同时也会给高校其他管理工作带来极大的便利。
一、高校电子档案
高校电子档案是指高校在开展教学、科研、学生管理、后勤管理等各类工作中产生的形式多样、具有一定保存价值和再利用价值的电子文件及相关的电子软件，如电子公文、电子报刊、电子音像等等。与传统纸质档案相比，电子档案具备以下几个特性：一是与载体的可分离性，电子档案可在保持内容不变的情况下被复制、修改或删除。二是对设备的高度依从性，电子档案依附于计算机等设备存在。三是保存条件的特殊性，电子文档易受磁场、湿度、温度等物理条件影响。
二、高校电子档案管理的意义
电子档案是顺应时代发展而产生的新型档案种类，高等学校启动并逐步推行电子档案管理工作，势在必行。1.有利于提高档案管理效率。随着高校办学规模不断扩大，各项事业不断发展，学校各级各类档案数量逐步增加，传统纸质档案管理工作耗费越来越多的劳动量，档案的归档和查询利用等各环节都不能适应时代的发展。电子档案的出现，能够有效破解档案管理遇到的发展瓶颈，大大提高工作效率，更好为学校发展保驾护航。2.有利于实现档案快捷利用。传统纸质档案依附于纸质载体，存储需要实地空间，对其分类归档不能达到理想化状态，查询利用也过多依靠人工。电子档案通过网络技术，实现了对档案更加精密化的分类，查询利用环节也更快更高效，使得档案的利用更为方便快捷。3.有利于提高档案管理的稳定性。与传统纸质档案管理相比，电子档案主要利用基于计算机的硬盘、u盘、内存卡等设备储存和传递信息，外界对其干扰性较小，使得电子档案存储的稳定性大为增强。
三、高校电子档案管理存在的问题
1.缺乏管理意识高校电子档案作为新生事物，对管理模式、管理队伍及技术条件都有一定程度的要求，很多高校特别是一些落后地区的高校在短时间内还不能接受，对其重要性的认识还欠缺，重视程度远远不够。2.服务对象受限很多高校虽开始推行电子档案管理工作，但多局限于个别部门，如党委办公室、校长办公室等核心行政部门，而对业务量大的师生业务口却难以启动。一是这部分电子档案的归档工作庞杂，在短期内难以上线，二是对师生的宣传力度也不够，没有形成迫切需求。3.技术水平落后由于高校对电子档案的重视程度不够，绝大部分高校档案管理人员对电子档案管理缺乏清晰的认识，也没有接受过系统的相关技能培训。而有的高校还未引进设备和软件用以支撑电子档案管理，或引进的设备不够先进，不能满足实际需求。4.归档工作不科学大部分高校虽已开始着手进行电子档案管理，但是归档工作颇为毛糙，缺乏科学性。往往把归档文件一锅端式的存储到既有设备中，期间不进行有效整理与鉴别。如此操作，容易将没有价值的档案予以归档，造成资源浪费，也会给查询利用带来诸多不便。5.安全性有待提高由于载体的特殊性，电子档案存在被复制、篡改甚至盗窃的潜在隐患，与传统纸质档案相比，其安全性有待提高。如电子档案使用网络进行传输，信息被拦截、窃取的可能性会更高。可见，电子档案的.安全性急需引起高度重视，在管理环节应采取必要措施予以防范。
四、加强高校电子档案管理的举措
1.提高管理意识工作推行，意识先行。高校的领导及档案管理部门应大加强对电子档案管理的重视程度，出台电子档案管理相关制度及配套实施办法，实现对电子档案管理的制度化、常态化。同时要配齐电子档案管理相关设施设备，成立专门的管理队伍进行运作，从人力、物力、财力诸方面有力保障电子档案管理。2.提高服务效能服务效能是检验服务工作的重要标尺。提高电子档案管理服务效能，一是从服务主体入手，档案管理人员应主动创新服务理念，提高服务意识，真正让电子档案管理工作入脑、上手。二是从服务内容着手，管理人员要对服务对象的需求进行全面的调查了解，并不断创新服务类型，通过多样化的服务满足多样化的需求，着力提升电子档案管理服务的实效性。3.提高队伍专业素质加强管理队伍建设是加强电子档案管理的关键。管理人员不仅要对电子档案管理的重要性有充分的认识，同时还要具备良好的业务能力，包括计算机知识、档案业务知识及创新能力。一是管理人员要主动学习相关的专业知识和技能，不断拓展知识领域，提高综合素质。二是高校也应对管理人员进行必要的业务培训或提供进修机会。4.提高归档科学性归档工作是电子档案管理工作的先锋和关口，把好这一关，可以大大提高电子档案管理的科学性和实用性。在归档过程中，应避免“眉毛胡子一把抓”，要对档案内容进行有效鉴定和甄别，真正提取有价值的档案，再对备选文档根据其使用价值进行分类，以利于更好地查询利用。5.提高管理安全性安全性是档案工作的生命线。提高电子档案管理安全性的首要任务就是保证存储设备的安全，为此，一是存档计算机要做到专机专用，切勿掺和其他工作，并定期更新系统，确保其始终处于安全状态；二是要对档案进行备份，以备丢失后替代。三是要对网络进行高级加密，防止档案在传输过程中丢失或被窃取。四是采取有效措施对电子档案的管理系统进行安全防护。电子档案的出现是高校档案管理工作中的一次大变革，也是高校档案管理工作的发展趋势。电子档案管理，是一项系统工程。只有高校自上而下逐步推行，并从人力、物力、财力等方面予以充分保障，才能促使电子档案管理工作更加高效的开展。
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