以下是小编帮大家整理的ERP实务：流程评述之应付帐款流程（共含4篇），仅供参考，欢迎大家阅读。同时，但愿您也能像本文投稿人“家友”一样，积极向本站投稿分享好文章。
对于ERP项目来说，其核心就是企业管理流程，这里我将给大家介绍的第一个流程是应付帐款流程。
应付帐款流程说说是一个流程，其实，根据应付帐款形式的不同，其还可以细分为好几个流程。如应付帐款逐笔结转流程、应付帐款月结流程、应付帐款暂估流程等等。出于篇幅的限制，我这里对于应付帐款逐笔结转流程与应付帐款月结流程将合并讲述。而因为应付帐款暂估流程比较特殊，我将分开来讲解。
我先以应付帐款月结为例，进行说明。
假设，某企业当月的某个供应商一共有四笔交易记录，明细如下：
1、5月4日供应商送货20万，企业开入库单A。
2、5月10日供应商送货15万，企业开入库单B。
3、5月26日供应商送货10万，企业开入库单C。
4、5月31日供应商送货20万，企业开入库单D。
到5月底、6月初，企业就要进行应付帐款作业。结合ERP系统，企业用户该如何开展相关工作呢?
第一步：采购员提出应付帐款的需求
在月底，采购要跟供应商进行对帐。对帐是一件比较头疼的问题，因为其比较烦琐，没有多少技术含量，只要人细心就可以了。其实在对帐中，还是有些技巧的。
我以前有个客户，对帐的大部分工作由企业自己做。具体的说，就是月底供应商送来一份出货明细表，然后，公司的采购员根据此表一张张的寻找进货记录与采购记录，进行逐笔的核对。如此，对帐的工作明显都推给了企业。其实，我们若采用了ERP系统后，我们可以反过来。每月底，我们可以从系统里导出一份当月的进货记录，然后把这份记录发给供应商，让其进行核对。我们只需要对于供应商有异议的条目进行复核即可。如此，对于企业来说，工作量就会轻松很多。再对帐时，要注意两个问题。
一是月结的时间问题。我遇到的大部分客户，都是按自然月结帐，也就是说，以自然月为单位，跟供应商对帐。但是，也有不少的客户，不采取自然月，而手工的划分月结时间。如我有一个客户，其规定的月结时间是25日截止，26日送的货都当是下个月进的货。故若遇到这种情况，我们在系统里导出进货明细表的时候，要注意选择具体的日期，如4月26日到5月25日，这就是5月份应该结帐的进货记录。也就是说，若按照这个客户的要求，则以上的例子中，只有第一、二条记录可以作为5月份的货款依据。
二是发票的问题。在大部分生产企业中，都有增值税发票的管理要求，因为其可以用来抵扣销项税额。一般情况下，有两种发票管理方法。一是逐项开发票，也就是说，每进一次货就开一次发票。这种发票管理比较简单，因为其跟采购单、入库单是一一对应的，但是，工作量比较大。无论是供应商开发票还是企业自己认证发票，都比较麻烦。另外是一个月开一次发票。也就是说，跟供应商对完帐后，供应商就开一张发票过来，发票的金额就是当月产生的总金额。对于ERP系统来说，这两者都支持。前者，就是逐笔结帐流程，后者就是月结流程。由于增值税发票，在一定程度上也是企业的资产，所以，在供应商材料入库单上，ERP也作了限制。当采购员收到发票时，采购员需要在入库单上注明发票的号码，以表示供应商开了发票。若没有发票信息，则系统可以控制，该入库单不能生成应付帐款信息。
采购员对帐完成后，就会把相关的单据递交给财务人员，让其再次对相关内容进行核对。[next]
第二步：财务人员核对
采购员对帐无误后，填写付款申请单给财务，财务会再次核对相关信息，
到了财务部门，财务人员主要会核对单据是否齐全。不同的企业对于申请货款需要哪些单据有其不同的要求。我的客户，大部分都是四单合一，即采购单、供应商送货单、原材料入库单与发票申请单四单一致。为了方便财务人员核对，系统提供了“四单报表”。这张报表以入库单为依据，查找对应的供应商入库单单号、采购单号及发票号码。通过这张报表财务人员就可以一目了然的知道，单据是否齐全。若单据不齐全，财务人员就可以把付款申请单退回给采购，让其重新整理，直到单据齐全为止。
一般情况下，入货的数量、价格等基本信息经过采购员对帐后，很少会有错误。不过有时候，发票的金额可能会产生误差。如当月供应商当月发生退货时，本来应该开红字发票对冲的，但是，这么处理起来比较麻烦。所以，可能退货的金额直接在当月发票上扣掉。所以，当月的开票金额跟当月的应付金额可能不一致。系统会提示相关的报警信息，若用户觉得这没有错，则可以忽略这个报警信息。
第三步：自动生成应付单据
财务人员核对无误后，就可以进行自动生成应付单据作业。这支作业的主要用途就是把“原材料入库单”转换成“应付帐款”单据。
在这个转换的过程中，有很多后台的命令要处理。如：
1、价税分离。现在大部分企业供应商报价时，都是含税价格。也就是说，采购价格中包含17%的增值税。但是，在应付帐款时，是要价税分离的。所以，在自动生成应付单据这支作业运行时，会根据相关信息，与判断该张单据是否是含税，及对应的税率，然后执行价税分离动作。不过，不同的ERP软件可能价税分离的运行时点不一样，如有的在采购单审核时就会进行价税分离。
2、预计付款日期的计算。现在大部分企业出于现金流的考虑，一般不会采取立即付款的
付款策略。而会采取如到货后一个月或者结帐后一个月等类似的付款条件。系统会根据客户对应的付款条件及其他的一些信息来计算预计付款的日期。这里作为实施顾问或者系统管理员，要注意不同的付款条件具体代表的含义是什么。如上例中，若客户采取的是到货后几天付款的付款条件的话，则可能会根据不同的付款日期生成多张应付帐单;而若客户采取的是结帐后几日付款的话，则当月的入库单只生成一张应付单据。所以，付款条件的设置，也会影响到应付帐款的生成。
3、进货单信息的更新。在进货单上，有个结帐字段，若该字段选中，表示该笔进货单已经结帐，已经不能做任何的修改，包括删除动作。这是一个非常重要的功能。这可以保证入库单跟应付帐款单据的内容一致。当某张应付帐款单据因为某种原因删除时，也会更新这个字段，更新为不选中。如此，又可以更改相关的入库单，我们也可以重新的结帐。
第四步：应付凭单错误的修改
一般情况下，应付凭单是不会产生什么错误的。其若真的出现什么错误的话，也是入库单或者其他基本信息的错误而造成的。如供应商的付款条件错误或者进货单上的进货日期错误，可能导致应付帐款上的预计付款日期错误;进货单上的价格或者数量错误，也会影响到应付帐款上的金额，等等。
若应付凭单真的发生错误改如何处理呢?
一般情况下，我们是不建议用户直接修改应付凭单。因为这会导致跟原始单据不一致，以后稽核时，容易产生问题。所以，我们建议，在应付凭单上发现问题时，最好把应付凭单删除或者作废掉。然后修改入库单等原始单据，修改完成后，再重新结帐。这么做，虽然比较麻烦一点，但可以保证应付帐款凭证跟原始单据一致，方便以后的管理。这不仅是系统的要求，也是企业管理实务的要求。当然，若用户觉得没必要重头开始改起，那用户也可以直接在应付凭单上进行更改。只是，用户要记住为什么要更改，否则的话，以后要查询更改原因的话，那就比较困难了。时过境迁，到时候不一定有人会记得。
业务流程评述之应付帐款价差处理：跨月结帐
。而这个价格差异不仅仅只是一个付款金额上的差异，而且还关系到产品成本与材料库存金额的准确性。所以，如何处理好这个问题，对于库存金额与产品成本的准确性有着至关重要的作用。笔者实施过多个项目，很多企业在库存数量的准确性上，一般不会遇到什么问题。但是，在库存金额的准确性上，则实在让他们头疼，基本上每个月都有错误。而这其中很大一部分的因素就是这个价格差所造成的。在上篇文章中，笔者对于当月结帐的情形在ERP系统中如何处理价格差异问题作了详细的描述。接下去的文章中，笔者将对跨越结帐的情形，做一个系统的阐述。
一、当月结帐与跨月结帐的区别。
结合价差的处理情况，当月结帐与跨月结帐在ERP系统中还是有比较大的影响。跨月结帐是指当月进货、财务在月底结帐;而供应商发票在下月送过来的情形。而当月结帐也就是说，供应商当月送货，并且在月底的时候把发票送过来。
跨月结帐主要是对于成本调整不利。我们都知道，在每个月月底，财务部门都需要在ERP系统里进行成本结转的作业。这个时间一般不能够拖。这主要是因为经过月底成本计价与成本结转作业后，在系统中会形成一张库存成本、制造费用成本等等内容的报表。而下一个月成本的累积或者库存成本的变换都是基于这份报表，而不会再重复的去统计以前的数据，这主要是出于提高系统运行效率考虑的。若每次出报表的时候，都去统计以前月份的交易记录，那显然是一件不是很现实的事情。
正式因为ERP这种运行机制，给成本调整造成了影响。若上个月发生的价格差异，当这个月发现并进行调整的话，就会遇到操作上的麻烦。ERP系统为了数据的准确性，一般是不会允许用户对已经关闭的期间的数据进行调整。运行过成本结帐作业后，系统会自动把当月的期间关闭，防止用户进行修改。而且，若跨月调整成本数据的话，则会牵涉到很多的成本凭证。这也就意味着财务成本会计上个月月底作的一些成本凭证可能都要作废，而且，还要调整相关报表等等，这会大大增加财务人员的工作量。这种大规模的调整原有的单据凭证，在ERP项目实施过程中是需要尽量避免的。
二、处理方式一：票未到不结帐。
票未到不结帐，这是一中比较简便的处理方法。当企业出于强势地位的时候，往往会采取这种方法。我们都知道，按照正常情况下，在月底的时候，需要把进货单生成应付凭单，已完成结帐作业。而票未到不结帐，就是指在供应商发票没有到的情况下，就不生成应付凭单，
如此的话，就可以减少应付凭单的修改几率。
其他的处理方式跟当月结帐方式没有本质的区别，这里就不再过多重复。下边笔者将把重点放在暂估存货的处理方式。
三、处理方式二：暂估存货的价差处理方式。
从严格意义上讲，若当月发票没有到的话，企业必须通过暂估存货来处理。也就是说，当月若供应商发票没有到，则企业在月底必须暂估存货成本作为存货的入账价值;然后在下一个月初在红字回冲或者在发票到的时候红字回冲，再根据当月结帐的方式来处理。
其跟当月结帐的主要区别，就在与月底要做一个存货暂估的作业;当收到发票或者在月初的时候，需要做一个存货暂估的回冲作业。而其他的作业基本一致。
不过，对于跨月结帐导致的价格差问题，笔者在这里向各个企业提一些建议。
1、在有价格差异的情况下，在管理上要把好关。其实，跨越结帐这种情况我们可以在管理上把它杜绝掉，而没有必要把他放到ERP系统中加以解决。我记得我第一次接触ERP系统，在一家生产企业中从事ERP项目内部实施员的岗位时，也遇到过类似的问题。那时候供应商发票老是喜欢拖，拖到下个月的中旬才拿过来。这给ERP系统的操作造成了很大的麻烦。后来我跟企业负责人沟通后，他支持我的决定，让采购员加强对供应商的管理，让他们在月底必须把发票送过来。同时，修改了当月的结帐日期，把结帐日期改为25日，让供应商有足够的时间开发票。也就是说，在ERP系统中采取任意结帐日的方式，把上月26日到本月25日当作一个月份，本月25日以后的业务都要算到下个月去。如此的话，供应商就可以有五天的时间来做发票相关的事情。这么调整之后，再加上对供应商的严格要求，如他们发票晚到一个月，货款就延迟一个月等等，供应商就会在月底之前准备好发票，从而避免了跨越结帐情况的发生。
不过，有些ERP系统可能并不支持任意结帐日的功能。遇到这种情况的话，我们可以采取一些折中的处理方式。如人为的规定，26日以后送的货，企业进货单日期都改为下个月的月初的日期。如此的话，虽然是当月底送的话，可以因为企业接收日期在下个月，所以，在ERP系统中，就会认为是下个月的交易。在采取这种方式的时候，需要注意，及时把下个月的期间打开。因为若按正常结帐的话，运行结帐作业会把上个月的期间关闭，而把这个月的期间打开。而此时在没有进行结帐作业的情况下，就需要把交易日期改为下个月，此时，就需要我们手动把下个月的期间打开，否则的话，下个月的期间未打开的情况下，是不能够保存或者审核任何交易单据的，包括进货单在内。为了后续简便起见，我们可以先把当年的月份的期间都打开，然后用结帐作业，没结帐一个月，就把对应月份的期间关闭。
当企业收到的发票单价与进货单价不一致的时候，就产生应付帐款价差，不同的企业对于这种情形处理的方式不同。有的企业当出现这种情况时，必须要求企业撤销审核进货单，重新开采购价格变更单，然后再生成进货单，等等。这种处理方式比较严格，可以做到单据内容的统一。但是，在实际工作中，很多企业不能够严格的做到这一点。毕竟如此处理的话，会增加很多工作量，而且，对于库存成本也会产生比较大的影响。毕竟，进货单审核与撤销审核，不仅仅关系到库存数量而已，还涉及到库存成本的更新。为了解决这个问题，在ERP系统中，逐渐出现一种专门处理这种业务的价差处理流程。利用这支作业，可以非常方便的就解决企业的这种需求。
价差流程，根据具体的业务不同，又可以分为两种，一种是当月结帐的价差处理，第二种就是跨月结帐的价差处理。下面我先以一家客户的价差处理流程为例，谈谈在价差流程管理中需要注意的地方。
如下面的流程图，如果一家企业，在月底的时候，某张进货单上某个材料甲其进价为10元/件，数量为1000件。而当月供应商送来的发票上，单价为11元/件。后来发现是企业自己采购单价格错误。因为进货单已经审核，再撤销审核、删除进货单、修改采购订单价格不怎么现实，此时该如何处理?
第一步：价差处理需求。
当进货单的价格与发票的价格不一致的时候，就会触发这个价差处理需求。在了解这个流程之前，我们首先需要认识一下，这两张单据价格不一致时会产生什么样的影响。其实，这主要是对成本，包括库存成本、发料成本、产品成本等有连锁的影响。因为在ERP系统中，是根据进货单的金额来统计进货成本，而不是根据应付凭单或者发票金额来影响库存成本。当发票中的单价跟进货单中的单价不一致的时候，必然导致ERP系统中的库存成本与实际成本不一致。如根据上面的这个例子，甲材料进货单中体现的进货成本为10000元，而企业实际支付的是11000元。若不对整个差额进行调整的话，则后续在计算这批产品的成本时，就会少算1000元，从而影响到这批产品、这批订单的利润分析，甚至对后续产品的报价也会有比较大的影响。可见，这个小小的价格差，也会在ERP系统中引起蝴蝶效应。
所以，当出现进货单与发票价格不一致的时候，一定要通过价差处理流程，来调整相关的成本，否则的话，后续很多结果都将出现比较大的误差。
第二步：录入进货单。
仓库部门收到货物的时候，一般不会核对货物的单价。而且，供应商送过来的送货单上往往也不会附上单价。因为有些企业有权限的控制，仓库部门是没有权力看到采购的价格信息的。所以，仓库管理员就直接根据采购单转换成进货单。进货单上的材料单价则直接来自于采购订单的价格。
当采购订单上材料甲的价格错误的填写为10元的时候，仓库管理员无法知晓，所以，在进货单上体现的材料单价也就为10元。此时，当进货单审核的时候，仓库中增加的甲材料的库存存货也就为10元每件。若当月，还发生发料作业的话，就更加复杂了。若采用的是先进先出的话，则按10元每件发出，若采用的是加权平均成本的话，则还需要根据公式进行调整。总之，当进货成本跟实际成本有误差的话，则材料库存金额、发票成本、产品成本等等都会不准确。
第三步：录入应付凭单。
月底，财务根据采购部门提供的对帐信息生成应付凭单。在采购员提供的发票、进货单、采购单等单据上，采购员是轻松的指出甲材料的价格有错误，采购单上单价为10元，而发票上单价则为11元，应以发票金额为准。采购员处理起来是方便的，只需要简单的说一声即可。但是，接下来留给财务人员的，可是一个烂摊子。
应付凭单因为是根据进货单逐笔结转过来，因为某笔进货单上价格有错误，所以，这也必然导致应付凭单上金额有错误。为此，财务管理人员首先需要调整应付凭单的金额，根据发票上的金额来进行调整。
在有些ERP系统中，也可以在进货单中先作调整，然后，在根据进货单生成应付凭单的时候，根据调整后的金额来生成应付凭单的，这也未尝不可，
不过这里需要注意一点，一般库存存货成本调整是整合在进货单的审核流程中。而进货单审核后，对于进货单的调整一般不会影响到存货成本。所以，对于在进货单上调整的情况，仍然需要按接下来的步骤，调整库存成本。
第四步：应付凭单审核。
当应付凭单审核后，甲材料就产生应付帐款11000元，但是，在进货单上显示的进货成本仍然为10000元。也就是说，应付凭单审核后，仍然不会对库存成本进行调整。想想也是，若把进货成本的调整功能集成到应付凭单的审核作业中，那么每次应付凭单审核后都需要去触发“库存成本调整”作业，显然不合理，会大大增加应付凭单审核时的工作量。所以，在ERP系统中，往往在应付凭单审核中，不会集成进货成本调整的功能。而是通过后续的独立的作业，来完成这个动作。
所以，在实际中这里需要注意，若存在价差的情况，当应付凭单审核后、成本调整之前，财务模块中的甲材料的金额与库存管理模块中的甲材料的库存成本就存在着一个价格差。而这个价格差正是我们后续作业需要调整的。若这中间发生财务稽核等事件时，就需要注意这方面的情形。
第五步：生成进货单价差成本调整表。
在月底进行成本调整作业之前，我们需要先生成一份“进货单价价差成本调整表”。在这份资料中，以报表的形式显示当月发生的所有价格差异的事件，并给出了参考的调整结果。如在这份资料中，会显示原先的进货成本是多少，调整后的进货成本又为多少，调增了多少。如果这批材料当月还发过料的话，在还会显示对当月发料成本的影响，以及对最终产品成本的影响情况。
一般来说，最好在月底成本调整以前，先生成这一份报表。因为这份报表给管理人员，特别是产品成本会计，以一个全局的印象。这对于其后续调整、计算成本具有非常大的参考价值。而且，这份报表也可以让采购员看到其后续调整的工作量，让其直观的感受到由于其工作的失误会造成什么样的连锁反应。这也有助于督促采购员更好的作好工作，最大限度的减少采购订单价格错误发生的机率。
第六步：生成进货单价价差成本调整单。
这里我们需要了解一个概念，就是在ERP系统中表与单的差异。在系统中，报表只是一种查询或者简单的统计作用，不会对ERP系统中的帐产生实质性的影响。而对系统数据有实质性影响的都是单据。这主要是因为财务部门在作帐时，都需要按照凭证在作帐。所以，在省城进货单价差成本调整报表之后，还需要在ERP系统中生成进货单价价差成本调整单。这张单据才是财务做帐的依据。在ERP系统中，最终对于成本的影响，也是按照这张单据的金额来的。
生成这张成本调整单，并由专门人员审核后，则工作就完成一半了。为什么说只完成一般呢?这是因为当这张“进货单价价差成本调整单”审核之后，系统只调整了甲材料的库存金额。但是，若这个材料在当月还发料生产了，甚至产品生产完成已经入库或者出货了，则还需要调整发料成本、产品的完工成本等等。这就是一些非常复杂的作业了。所以，在ERP设计的时候，把它独立出来，放在月底成本计价中进行处理。
不过，有些企业也就做到这一步为止。也就是说，不管当月是否存在发料的情况，只调整现有库存的材料成本，而不调整发料成本。当增加出来的库存，就在现有的库存数量上分摊。若在金额误差小的情况下，这种也不亏为一种合理的处理方式。不过，这很容易造成一种意外的情况，即当某个材料已经没有库存，而又发生库存调整作业的话，则就会造成库存数量为0，但是却有库存金额的情况。此时，就需要用户进行手工调整。所以，一般情况下，笔者还是建议用户发料成本也进行调整。
若需要对发料成本也进行调整的话，则在建立“进货单价价差成本调整单”单据的时候，要把它的单据性质中的成本更新码设置为“Y”。只有如此，在月底成本计价作业中，才会对发料成本等后续的成本作业进行调整。
第七步：月底成本计价。
无论是否有价差的需求，在月底，都需要运行“月底成本计价”作业。当用户把进货单价价差成本调整单单据设置成为需要调整成本的时候，在这个作业运行的时候，则系统会考虑进货单价价差成本调整单对当月成本的影响，并重新调整当月的相关成本金额。
不过要注意，月底成本计价只对当月发生的成本调整负责。若遇到一些跨越结帐的需求时，则不能够使用这个流程。具体如何来处理跨越结帐的问题，我在下篇文章中会做详细的阐述。
对于生产企业来说，大部分时候委外加工生产是免不了的，如有时候自己生产任务来不及或者自己没有技术设备等等，都可能导致委外生产作业的发生。虽然委外生产的结帐流程跟采购部门供应商结帐流程有点类似，但是，其处理起来的话，也有其特殊性。所以，在ERP系统中，往往把委外加工结帐作业跟供应商结帐作业区分开来，从而让委外生产结帐流程更适应企业的实际情况。
如下图，就是一家自行车企业的委外加工结帐作业流程。自行车企业的轮盘有钢圈、钢丝、轮胎组成，企业有时候自己组装，但是，当企业生产任务比较紧的时候，他们的自行车轮盘就有委托外面的生产厂商组装，从而减轻自己企业的生产压力。下面我就结合这家企业的委外加工应付结帐流程来谈谈如何处理好这支作业。
第一步：确定委外加工应付需求。
1、需求部门。不同的企业，可能委外生产加工复杂的部门不同。如我遇到过一个客户，当生产部门决定某张生产订单或者某个半成品生产需要委外时，他们就把这张单子转交给采购部门处理;接下去的追踪、结帐等作业都是由采购部门来负责。有的客户，如外包作业比较多的话，则在生管部门有一个专门的委外加工处理小组，专门负责委外加工的相关作业。无论最后具体是哪个部门负责，其本质是没有区别的。只是在实施委外加工作业的时候，先搞清楚具体的实施部门，这对于权限的相关设计是非常重要的。
2、发生频率问题，
有的客户如果委外加工比较少的话，则可能是逐笔结帐，也就是说，完成一笔委外加工作业，就是结帐一笔，当然条件是委外生产厂商及时送来发票。这家自行车企业由于批量大，一张订单往往设计到分批交货，为了处理的方便，也是采取逐笔结帐。这里的逐笔结帐不是针对委外生产进货单而言的，而是针对委外生产订单而言。当然，有的客户委外加工作业频繁的话，也可以采用月结的方式处理。
3、前置单据。委外生产加工结帐作业的前置单据有两张，一张是委外加工生产单，另外一张是委外进货单。在做结帐作业的时候，可以在这两张单据中另选一张。不过这家自行车企业，他们采用的是根据委外生产加工单来生成应付凭单。这主要是因为他们的委外生产数量往往比较大，需要委外生产厂商进行分批交货，而他们结帐的时候，则是这张委外生产订单全部完工后再结帐。当委外生产进货单审核的时候，会更新委外生产订单中的完工数量。而结帐的时候，就是根据委外生产订单的加工价格与完工数量计算出应付的加工款。当分批交货时，这比一张张去统计委外进货单，显然要方便的多。这个处理方式，跟供应商进货结帐就有明显的区别。
明白以上这些概念之后，现在就可以进行第二步，根据前置单据进行结帐。由于这家客户是根据委外生产订单来进行结帐的，所以，在后续的描述中，我也是根据这个内容展开的。
第二步：根据委外加工单结帐。
委外加工单结帐的时候，企业可以根据委外进货单来进行结帐，也可以根据委外加工单来进行结帐。具体采用哪种方式，企业可以自己进行选择。一般来说，企业只能够选择一种处理方式。当企业决定了具体采用什么方式处理后，就需要在系统基本设置处，进行向管的设置。
当根据委外加工单生成委外加工应付凭单的时候，系统会做如下的处理。
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