怎样缩减Offcie文档体积

2022-11-13 09:30:02| 收藏本文下载本文作者：啊对对对对对

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怎样缩减Offcie文档体积

篇1：怎样缩减Offcie文档体积

一、有图好好压

适用文档类型：Word、Excel、PowerPoint

日常编辑的文档中经常需要插入一些图片， Offcie文档中常用的图片格式为bmp、jpg、gif、jpeg、png等类型，插入过多的图片往往造成文档体积的迅速增大，在这些图片格式中，其中的bmp格式保存的图片虽然保真度高，但是体积很大，而jpeg、jpg格式能够在较高压缩率情况下，保持与bmp相近的保真度，因此体积很小。如果图片为bmp等格式的话，建议大家在将图片引入Word、Excel、PowerPoint中前，通过画图、Photoshop、ACDSee等程序将图片修改为jpeg、jpg等格式，其中Photoshop、ACDSee还可以实现批量转换，其体积会大大缩小，往往不到前者的10％。

不仅仅修改图片格式能够起到减肥的效果，在引入图片方式上也有讲究。很多朋友喜欢直接将图片粘贴到文档中，这样除将图片本身添加到文档中外，还会将一些与图片有关的信息同样添加进去，从而在不知不觉中增加了文档体积。因此在添加图片时，一般采用“插入→图片→来自文件”菜单命令，这样添加进去的图片就会马上苗条了。

二、不必要选项一个也不要

适用文档类型：Word、PowerPoint

当你在Word、PowerPoint中，执行 “工具→选项→保存”菜单命令，就会发现打开的“保存”选项卡里面存在一个“允许快速保存”选项，而且这个选项往往被选中。如果选中它，那么在保存文档时，只会保存文档的修改部分，而不是将所做的修改（包括添加、删除、修改等信息）合并到文档中，因此能够提高文档操作速度，但是这样操作会大大增加文档的体积。这种功能是为电脑配置较低时，运行速度较慢而设计的，而现在的电脑配置较高，即使关闭此功能，也不会给电脑运行速度带来多大影响，因此建议取消对此项的选择。

与此类似，在这个“保存”选项卡中，存在一个“嵌入TrueType字体”选项，这里的嵌入TrueType字体技术，能够将一篇文档和这篇文档所包含的字体结合成一个文件，从而保证其他用户使用此文档时，即便是其电脑中没有安装创建此文档的字体，仍可用这些字体来查看和打印文档。但是很多字体文件较大，特别是一些中文字体文件往往几十兆，启用这个选项同样会大大增加文档的体积。实际上现在我们所使用的电脑中字体比较齐全，把这个选项也取消了吧。如果在文档中应用了特殊字体，可以选中“嵌入TrueType字体”选项，同时选中其下面的“只嵌入所用字符”选项，这样就只嵌入这些所使用的字符，也能够在一定程度上缩减文档体积。

三、更改分辨率图片压压压

适用文档类型： PowerPoint、Word、Excel

在PPT幻灯片中，我们为了追求效果，往往添加大量的图片，PPT文件便膨胀成一个大胖子。这时我们可以使用“压缩图片”工具，为文档中的图片修改分辨率，实现减肥的目的。

打开需要减肥的PPT文档，执行“视图→工具栏→图片”菜单命令，单击弹出的“图片”工具栏中的“压缩图片”按钮（图6），在弹出的对话框中将“更改分辨率”选项下面的 “Web/屏幕”（默认选项为“打印”，分辨率为200dpi，而Web/屏幕为96 dpi）选中，为了进一步缩减文档体积，可以将其中的“压缩图片”和“删除图片的剪裁区域”选项选中，单击“确定”按钮。随之将弹出一个关于压缩图片操作可能降低图片质量的提示框，单击其中的“应用”按钮，PPT文档迅速减肥成功！

提示：

实际上在Word、Excel中也同样使用以上的方法，不过由于PPT文档中应用图片较多，因此减肥效果比较明显罢了。

四、灵活缩减PPT的强大工具－NXPowerLite

适用文档类型： PowerPoint

采用PowerPoint内置的更改图片分辨率以及压缩的方式，虽然能够在一定程度上缩减PPT文档体积，但是可供选择的分辨率选项太少，减肥效果有限。现在有一款专业的PPT文档减肥工具－NXPowerLite，其能够按照指定的品质、分辨率对PPT文档中的图片进行优化，在保持文档图片品质基本不变的情况下，压缩率可达90％以上，即压缩后的文档仅仅是压缩前的十分之一，

启动NXPowerLite，单击“要优化的演示文稿”右侧的“浏览”按钮选择要优化的PPT文件，比如：公司产品介绍.ppt，单击“优化的演示文稿保存为” 右侧的“浏览”按钮，选择优化后的文件输出文件夹。

在“压缩等级”列表框中，提供了四种压缩方式：标准、强力、高品质以及自定义，为得到较好的压缩效果，这里一般选择“自定义压缩”方式，单击“设置”按钮。在随之弹出的对话框中，将“允许JPEG压缩”选项选中，并且从下面的列表框中选择压缩等级，等级为1～9,等级越高，压缩品质越好，相应地输出文件体积越大。从“优化图像显示为”列表框中选择压缩后图片的大小，也可以单击“自定义”按钮，在弹出的对话框中输入自己设定的图片大小，比如400×300象素，添加到自定义列表中。

最后单击NXPowerLite主窗口中的“优化”按钮，就会将选定的PPT文件予以减肥了，而且每次操作结束后，会弹出一个提示框，显示减肥效果，如这次的压缩率为97.7％。

五、文档版本以及附加信息裁减的良方－Remove Hidden Data Tool

适用文档类型：Word、Excel、PowerPoint

我们在使用编辑文档中，会不知不觉添进一些附加内容，比如文档其他版本、修订内容、个人摘要信息等，这不，文档又胖了！尽管通过Office的一些菜单命令，能够删除这些内容，减少文件体积，但是为了操作上的方便，还是通过一个Office插件－Remove Hidden Data Tool（删除隐藏数据，下载地址：www.microsoft.com/downloads/details.aspx?FamilyId=144E54ED-D43E-42CA-BC7B-5446D34E5360&displaylang=zh-cn），来帮助我们做好这件事吧。

将Remove Hidden Data Tool安装后，在Word、Excel、PowerPoint的文件菜单中会增加一个“删除隐藏数据”命令，需要删除某个文件的隐藏数据时，单击这个命令，在弹出的对话框中输入此文档的新文件名（不要与源文档同名），单击“下一步”按钮，就会完成删除操作。另外还会弹出一个文本文件用来报告此次删除操作已经删除了哪些内容以及未能够删除的隐藏数据。

提示：

如果需要删除多个文档的隐藏数据，达到减肥目的，可以采用命令行的方式，将要删除隐藏的数据放置在一个文件夹中，比如D:\－1，新建一个存储删除数据后文件的文件夹，如：D:\2006－2，然后在Windows的命令提示符窗口中输入 CD C:\Program Files\Microsoft Office\Remove Hidden Data Tool（系统安装在C盘），然后输入offrhd “ D:\2006－1” “ D:\2006－2”命令即可。此外，由于Remove Hidden Data Tool能够删除隐藏的个人信息，因此使用这个命令对于保护保护个人隐私信息还是很有用的。

六、 Access数据库文件也减肥

适用文档类型：Access

Access是一些中小企业开发数据库的重要工具，但是在使用过程中，数据库可能会产生一些碎片，从而造成数据库文件体积的膨胀，利用Access内置的压缩数据库工具即可完成减肥操作，使用起来也非常简单。

启动Access，执行“工具→数据库实用工具→压缩和修复数据库”命令，在弹出的对话框中选择要压缩的数据库，如：库存控制.mdb，单击“压缩”按钮，然后在新弹出的对话框中输入新的数据库文件名，单击“保存”按钮即可完成数据库文件的减肥工作。

篇2：Word试卷瘦身记:有效缩减文件体积

近日笔者得到一份Word格式的月考试卷，其体积居然有16.136MB，打开一看，里面的图片也不多。通常情况下Word文档体积过大的原因都是图片过多造成的，该试卷为什么图片不多体积却这么大呢?是什么原因呢?能否给它“瘦身”?请跟我来。

图片不多体积又大，多半为图片格式的问题。最简单的办法是将各图片分别“复制”到其他绘图软件(如微软的画图)中再另存为体积较小的格式(如*.gif、*.jpg等)的图片后再插入到原文档中。但如何判别哪些图片格式有问题，哪些图片可以不替换呢？如果每一张图片都做如上处理则效率就太低下了，

下面介绍一个一次性处理完所有图片的方法。

首先，打开试卷，不做任何编辑，点击“另存为”，在弹出的对话框中，选择文件格式为“网页(*.htm，*.html)”。这样在原文档所在文件夹下就又多了一个与原文档同名的文件夹，在这个文件夹下面是支持网页文件的图片。

其次，将需要改变格式的图片“剪切”掉，再从与原文档同名的文件夹下插入相同的网页图片即可。

“预览”中的某一幅图片，是Word文件的一幅图，存为htm文件时被分解成了两幅图片，从中可以看出右图是左图中间的一部分图而已，可能原文件中插入的图片是从扫描仪中得到的，其格式为体积最大的*.tiff格式，怪不得原Word试卷体积很大。由此可见，凡是前一文件的格式为*.png、后一文件格式为*.jpg的都是须替换掉的。

经过以上处理后，文件的体积缩小为148KB，减小了109倍，顺利达到了“瘦身”的目的。