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新形势下加强大学生档案管理的思考
高校大学生档案是国家人事档案的`组成部分,是大学生在校期间的学习、生活及各种社会实践的真实记录,是大学生就业及其今后各级组织选拔、任用、考核的重要依据.文章论述了新形势下加强高校大学生档案管理的重要意义,分析了目前高校大学生档案管理存在的主要问题,并提出了进一步加强高校大学生档案管理的对策.
作 者：张立 ZHANG Li 作者单位：福建师范大学学生工作处,福建,福州,350108 刊 名：福建教育学院学报 英文刊名：JOURNAL OF FUJIAN INSTITUTE OF EDUCATION 年，卷(期)： 10(4) 分类号：G472 关键词：学生档案 管理 问题 对策新形势下人事档案管理的几点思考论文
摘要：人事档案是对每个人的经历、政治思想品德作风、工作能力、各项成绩等的真实记录，它可以为各项人事资源需要提供其个人信息和用人依据，是人才培养的需要，是发掘人才的关键，更是干部选拔与晋升等工作的信息来源，可以为薪酬制度的改革，专业技术人员的职称评定，各类福利待遇的发放等等工作提供有力的数据及资料。但在新的形势下，面对人事制度的改革，人事档案管理工作如何才能适应新时代的变化，实现自身的价值呢？留给我们的是深深的思考。
关键词：人事档案 管理 现状 思考
一、人事档案管理工作的现状
1.缺乏思想意识上的重视度
大多数的企业或机关事业单位都会以能提高其经济效益的项目做为重点支持和提高的对象，他们所追求的是能看到成绩，能看到效率和结果的.工作。而人事档案管理工作在他们的心目中，只是一个辅助的文职工作，简单而枯燥，没必要把工作的重心放在人事档案的管理上，所造成的后果往往是人事档案资料遗漏、丢失、损坏。如果遇到上级部门的检查和评定，人事档案管理人员就会手忙脚乱，乱翻一片。
2.缺乏专职的人事档案管理人员
人事档案管理工作总是在生产经营管理背后做默默的辅助者和支持者，因为产生不了直接的效益，也看不到功劳，所以总是会被遗忘在某个角落。甚至于一些单位根本没有设立专门的人事档案专员，即使有档案管理人员也是兼职的，或是新手。人事档案管理专员只要把资料收集起来往档案柜里一搁，就算工作完成了，再加上人事档案管理这份差事，看着就像是份闲差，所以管理人员常常被抽调或更换，导致人事档案管理形同虚设。
3.缺乏必要的硬件设施
人事档案管理所配备的硬件设施只有一间屋、一些档案柜，这种现象并不奇怪，寻找档案比追踪犯人还难。这些现象也不奇怪，因为大多数的企业、单位对于人事档案管理的投入成本一减再减，没有专门的计算机控制程序，电子化、网络化对于他们来说只是个传说，诸如收集、整理、编号、归类等等事情，都是由人工来完成，还停留在纸质档案的时代。这样的人工操作不仅浪费大量的人力，还容易出现错误，而且为检索和查寻工作带来很大的不便。
二、人事档案管理工作中问题存在的原因
1.领导干部意识淡薄
高层决策者是一个单位的指向标，如果领导干部对人事档案管理的认识不充分，甚至认为档案也就是一个个文件的堆砌，放起来就好了，没有对档案进行保护、分类、整理和归档的意识，认为它们也就等同于不能扔掉的一堆废纸而已，那么这个单位的人事档案肯定会是杂乱无章的，所以领导干部的重视度是人事档案管理工作顺利进行的关键。
2.人事档案管理人员工作不到位
人事档案管理人员对自身的工作也没有系统的规划，别的部门有了临时性任务，就会直接抽调人事档案管理者去应付，这样就造成从事人事档案管理人的工作人员从思想上不重视，没有责任心，工作不规范，滥竽充数现象严重。再加上因为领导干部对档案管理工作不重视，基层工作人员在心理上也形成了一种轻视档案管理工作的观念，即使没有别的任务，也不愿意静下心来去整理档案，钻研档案业务，对档案的归类也只是贴上标签，装进档案柜，没有专业的档案管理经验。
3.没有基本的监督检查
人事档案管理隶属于人力资源管理部门，但人力资源管理对于薪酬、劳动合同等等事项的重视度远远大于对人事档案管理的监督。没有有力的监督和检查，即使有做好档案管理工作之决心，也缺乏必要的支持，这就导致遇到档案检查就临时抱佛脚的现象。
三、新形势下人事档案管理的几点建议
1.领导干部的档案管理意识需要加强
要彻底改变领导干部们心中“重业务，轻档案”的思想，要认识到事业单位的工作不只是干那些轰轰烈烈的人前显耀的工作，更实际的是要做好诸如人事档案管理这样的基础工作。如果领导干部对档案管理工作置之不理，把过多的精力投入到能看到成绩的工作上，就会误导基层工作人员认识上的错误。这样以来，人事档案管理工作就无法正常开展，更达不到管理的目的。所以作为事业单位的领导干部一定要从管理意识上改变档案不重要的观念，把档案管理工作纳入日常管理的日程，加大资金投入力度和硬件设施建设，只有这样才能更好、更有力地推动档案管理工作的创新、完善与发展。
2.档案管理人员职责要明确，素质要提高
维护人事档案的完整与安全，这是人事档案管理专员的基本职责，也是档案保管工作的目的之所在。这就需要人事档案管理专员尽心尽责，保证人事档案不丢、不乱、不霉、不烂、不进水、不被鼠咬、不失窃，保证其完好程度，因为这是确保人事资料齐全的基础，更是评职称、选干部的依据。
人事档案管理人员必须加强自身素质的修炼，不仅业务素质要过硬，更要有一颗全心全意为人民服务的心，还要有甘于平凡，默默工作的奉献精神。另外，具备一定的总结分析能力、敏锐观察能力，能准确辨别出每一位档案利用者的别有用心，掌握档案管理工作的规律，也是作为人事档案管理专员所必备的素质。
3.监督检查措施要完善
有法可依，有法必依，执法必严，违法必究，这是每一位工作人员都知道的，所以档案管理不仅要有章可循，有章可依，而且更要加强监督的力度，对一切损毁、盗窃档案的违法行为，不能姑息，不能隐瞒，要及时上报，及时查处，挽回损失。可以根据不同的对象、不同的目的、不同的心理及思想动机，对档案工作加强重点保护，最好在档案室安装上摄像监视器，这样就可以凭借监视器查看前来提取和查阅档案的利用者。作为档案管理员还要做到眼勤、手勤、嘴勤，争取把档案工作做到万无一失。
总之，人事档案是一个员工个人才能、工作表现、思想品德的真实记载和历史性再现，是考察人才、提拔人才等的必要依据，所以，新形势下人事档案管理人员严谨的工作态度、专业的职业素养和强烈的责任心，是保证档案完整性的基础，而制度化、规范化、现代化是所有企业和机关事业单位所要努力奋斗的目标和方向。只有这样才能形成人事档案管理的新局面，成为经济效益提升的源泉。
参考文献
[1]潘涓.做好新形势下人事档案管理工作的几点思考[J].山东人力资源和社会保障，（4）：26-27
[2]陶娟.新形势下对提高人事档案管理工作效率的思考[J].中国电力教育，2009（18）：227-229
[3]赵群.人事制度改革形势下高校人事档案管理人员素质的几点思考[J].云南档案，（3）：48-50
摘要：在“大众创业，万众创新”的时代浪潮下，高校重视大学生创新、创业活动的开展，从而产生大量的学生创新创业档案，虽然许多高校有创新创业系统进行管理，但是档案管理还是不够全面，本文根据工作实际，梳理创新创业档案管理的相关现状，并提出相关意见和建议。
关键词：大学生；创新创业；高校；档案管理
一、大学生创新创业档案管理现状
1、总量大，但分类不清
目前高校虽大力开展学生创新创业活动，创新活动的种类多：比如创新训练、创业训练、创业实践、学科竞赛、创业竞赛等，但是不同的创新活动分管部门不同，部分归为教务处总负责、部分又归为校团委管理。各个学院在开展创新活动时的管理者也相对应为各个部门的对接人。这样，创新活动在管理的过程中，档案产生的过程没有一个专门部门进行跟踪，档案产生后又按照学院管理人员的意志进行归档，虽然会提交给主管部门一些总体性的描述文件，但是档案依然归档不集中，各种创业活动类型的材料未作区分管理，又导致档案分类不清楚，日后查找困难。
2、缺乏相关档案管理制度保障
高校虽然会出台相关的活动管理办法，办法涉及创新创业活动管理的过程管理、经费管理、质量要求、奖励办法、教师计酬等方面的内容，但是未对档案管理提出相关的要求。国家也尚未出台有关创业材料收集归档的相关政策法规，大学生创业档案在档案的实体分类中,属于教学档案,而目前正在使用的作为高校档案工作指导性文件的《高等学校档案实体分类方案》出台于02世纪代初,其对教学类档案归档范围的相关规定中找不到关于“创业”的只字片语。这就使得学生创新创业档案管理没有相应的制度保障，各个学院在档案管理过程中无章可循，无规可依，只能机械地等待学校相关主管部门发布通知，按照各个不同部门的不同要求提交材料，材料没有统一规格。
3、学生创新创业过程管理不清晰
大学生创新创业活动注旨在重培养学生创新能力，希望学生在实施自己项目的过程中锻炼团队协作能力、积累学科知识，将个人和团队的创新精神发挥到极致。一般情况，以创新训练为例，每个项目需要经历申报、中期检查、结题几个过程，在这几个过程中又有许多细的流程和时间节点，不同节点需要学院和指导教师对其进行评价和评估，每个流程学生和学院需要开展的工作都至关重要，影响着学生项目实施的质量，也都会产生大量的档案。但是，高校普遍总体管理学生创新创业活动，发布要求，具体的操作是由学院来开展，由于学院管理创新活动的人员有限，教师指导压力大，整个流程中对于学生在不同时间节点所表现出来的细微变化和相关评价的信息收集就显得特别困难。虽然有创新创业管理系统辅助，但是由于系统的使用方式不合理，导致过程管理不清晰且部分档案缺失。
4、大学生创业档案收集难度大，归档意识薄弱
相较于创新训练类的创新活动，高校创业实践活动档案的收集更加困难。进行学生创业教育以及创业实践活动是一项全新的工作,没有经验可借鉴,创业材料收集难度很大。首先横向层面上,虽将大学生创业档案列入高校档案收集范围,但对创业档案的具体收集范围以及如何整理缺乏相关经验,加之创业档管理部门不明确，且学院管理人员有限，创业档案建档意识淡薄。其次纵向层面上,有关大学生创业者的典型案例,时间跨度较大,需要若干年的跟踪和积累,创业主体已非在校大学生，且涉及商业秘密和个人隐私，材料提交的热情不高，档案收集难度大。虽然高校近年来致力于收集相关的档案，但是由于以上种种原因，学生创业档案的收集归档未能得到真正全面实施。
二、关于大学生创新创业档案管理的相关建议
提升大学生创新创业能力，遍地开花的创新创业活动是主要载体，但是也需要从档案管理中寻找规律，发现和解决学生在创新创业过程中的相应问题：
1、完善创新创业系统，全面保存相关档案
高校一般都会引进科技公司开发的创新管理系统，但是目前大部分的系统仅仅记录创新活动的进程，归档的材料也仅仅是每个节点的.报告，如申请书、中期报告和结题报告。但是学生整个项目报告的佐证材料等都不能上传在系统中，只能装订为厚厚的纸件材料；而且系统操作繁复，学生提交的报告需要指导教师审核通过，到达学院，再到达学校层面，一旦在某个审核节点被驳回，所有的流程都必须重新来过，耗时又耗力。建议开放创新系统权限，给学院更多的管理自由，学院自由设置学生档案归档的类目，可以由学生自己提交，也可以由学院统一管理，统一上传在系统中，这样便能够在系统中完整保存每个项目的所有信息，日后查询也更加方便，不用受制于纸件材料。学生材料的实质审核由指导老师进行，形式审核由学院进行，但是学生出错往往出现在形式审核阶段，教师的指导往往也不会在系统审核中进行，只是单纯地点击审核通过。建议将学院审核前置，指导教师审核放在学院审核之后。这样就省去指导教师不必要的工作量。
2、制定相应规章制度，明确档案标准
就高校而言，要根据校情，本着方便教师、便于工作开展的原则，制定相关档案管理制度。第一，明确建档与管档的责任部门，将创新活动管理归在同一部门，例如完全归在教务处的实践科室，具体操作由学院教学管理完成。这样便于档案材料的存储以及落实责任主体。第二，在信息化的今天，个人不建议档案材料以纸件形式存在，既然有创新创业管理系统，那么，所有档案材料都应该归在系统中进行管理，当然是以系统相对完善为前提。第三、档案收集和管理的标准应该由各个学院在经年累月的具体操作和管理中以利于学生创新创业能力提高为前提进行制定，归档类目也应该统一。
3、强化过程管理，提升创新创业管理质量
创新创业档案的管理，目的是存储学生创新创业档案材料，更重要的是根据学生的档案分析不同节点的相关情况，从中找出规律和问题，对症下药。例如在申报节点创建申报监控表格，统计各个年级的申报数，答辩数，立项数，便于分析各年级的参与状况，答辩表现，从而有针对性地动员和指导；申报答辩的过程中，收集所有答辩评委的意见建议，将每个项目的答辩情况在同一详情报告中详细列明，后续的中期检查和结题的相关情况也都一一记录，这样不仅能够保证过程管理的完整性，而且学院在查找相应过程情况时也会更加清晰，在该批次学生项目结束后，将完整的过程记录上传在系统中，还能为下一年度的项目管理提供参考，学校监督和管理也会一目了然。
4、隐私权及商业秘密保护问题
学生创业项目往往涉及企业、学校、教师、学生等方面的商业秘密，教师、学生的个人隐私，所以在档案提供利用时要充分予以考虑，并通过设置审批查阅流程、签订保密协议等给予相关权益主体充分的保护。
探究新形势下如何加强毕业生档案管理
【摘 要】高校毕业生档案记载着在校期间的学习、生活及各种表现情况，是了解学生的重要信息资源。文章主要就新形势下如何加强大毕业生档案管理以及大学生档案管理工作在大学生就业中的作用，服务大学生就业谈谈自己的看法。
【关键词】高校学生;档案管理;成长成才
高校毕业生档案是大学生在校期间学习、经历、品行、能力等方面文字材料的真实记录，是国家人事档案的组成部分，是学校考察、培养、教育学生的第一手材料，是大学生就业以及社会选拔考核人才的重要依据。是用人单位录用毕业生时不可缺少的参考依据和重要凭证。对高等学校毕业生档案管理工作进行系统研究，深刻认识高校毕业生档案管理工作的重要性、存在的主要问题以及解决措施，有利于确保毕业生档案的机密性、安全性、准确性、严肃性，对建立健全高校毕业生档案管理有效运行机制具有重大意义。
一、加强高校毕业生档案管理工作的必要性
(一)学生档案管理工作是衡量学校内部管理水平的重要标志是学校进行科学化、系统化、规范化管理，培养合格人才的重要保证。毕业生档案概述了学生乃至学校管理日常工作的全貌，历史地反映了每一个时期学校学生管理工作的进程和具体内容，是学生管理工作内容的存在形式和存储手段，是客观、真实的学校管理信息，是形成学生在校期间个人信息的凭证和参考。学生档案管理的好与坏，直接影响整个学生毕业后将来的成长与发展。所以大学生档案信息只有真实、明确，才能为大学生就业打下良好的基础。
(二)为毕业生和用人单位提供档案查阅服务。大学生就业中档案起着非常重要的作用，有着不可替代的地位。大学生档案经过了收集、整理、归档等环节，汇集了大学生在校期间的学习生活、社会实践活动等情况，是学生过去人生经历的记录。从中能够看出学生在德智体美劳等方面的综合素质情况，毕业生可以用此来向用人单位推荐自己，是最权威的凭证;对用人单位来说，可以此为主要依据来选拔人才，也可以为以后人事部门选拔人才提供参考依据。高等院校通过大学生档案管理工作，提供档案查阅服务，使毕业生、学校、用人单位、人事部门等能够得到毕业生信息，促进有效交流与沟通，有助于毕业生就业。
二、加强高校毕业生人事档案管理工作的思路与对策
(一)适应社会，提高对大学毕业生档案工作重要性的认识
1. 强化宣传力度，提高毕业生对其人事档案重要性的认识。做好咨询服务工作，利用多种渠道向毕业生宣传有关档案的管理知识，要让广大毕业生充分认识到，在改革开放的今天，毕业生档案并不是可有可无的，它对毕业生今后的就业、生活方面都有着极其重要的影响。档案是反映毕业生综合素质的一个重要方面，是企业或用人单位对毕业生本人进行定位的重要参考，即使不设人事档案的企业、公司也是十分重视人事档案所提供的人才信息的。
2. 加强自身学习，提高档案管理人员素质。新时期档案工作面临许多新问题，同时也给毕业生人事档案管理工作提出了更高的.要求。档案管理人员要充分认识到毕业生档案管理工作在人才资源开发中的重要性，不断改进工作方式、工作方法，创新工作模式，提高工作效率，开发、管理和利用好毕业生档案这一信息资源。使学生档案管理工作达到规范化、制度化和标准化;学生档案管理工作要贯彻“为人事工作服务，为经济建设服务”的基本原则，实行统一管理，坚持维护真实性和完整性的工作方针，严守秘密的保管方法，加强对学生的思想教育和各方面的管理，更好地了解、考察和培养学生为学生毕业后用人单位的录用起到积极的作用。
(二)加强对毕业生人事档案的规范化管理，做到档案的收集、整理、鉴定和保管等各个环节科学规范
1. 各院校结合国家相关法律法规以及当前社会形式制定出统一的规范化的档案管理工作。高校在新生入学之后，就要注重抓档案归入工作，观察学生的各项表现并如实记载，做到及时记录，确保材料的连续性和完整性，这能为后续的档案整理工作减少麻烦，又能增加学生档案信息的丰富程度，保障档案的完整性与及时性，使档案真正成为用人单位选拔人才的可靠依据。
2. 加强收集工作，完善档案内容。高校毕业生档案的管理人员要经常主动地与形成毕业生档案材料的部门和各院(系)主管毕业生档案的负责人联系、协商，及时收集各部门形成的档案材料。遇有学生入党、奖惩等涉及学生诚信的信息，要及时归档，同时注意收集那些能体现毕业生实践能力、思想品德、政治素质等方面的材料，了解其近期经历，将其培训进修登记、科研成果、论文发表等新记录补充进档案内容，准确、客观地反映毕业生的综合素质与现实表现，提高档案的利用价值。
3. 实行专门统一管理。不论毕业生档案是放在招生就业处、学生工作处，还是放在综合档案室管理，一定要有专人负责毕业生档案的管理工作，一定要根据毕业生档案的数量配备适当编制的专业人员。
(三)创新档案管理模式，实现现代化管理
1. 增强创新意识，要在立卷制度上更新，在工作手段上改进。如从组卷的形式到装订的手段上考虑，怎样做到既不影响日后调档利用，又能尽快完成归档程序，就是在平时的抄抄写写、装装订订的工作中，档案工作者也要善于思考，多动脑筋，针对工作中发现的问题，搞一些小创造、小革新，起到事半功倍之效。
2. 加强现代化技术在档案管理工作中的应用，提高管理效率和水平。目前计算机已应用于人事档案管理工作当中，但多数仅限于各类档案目录的输入与检索。其实，它在档案管理方面既安全可靠，又方便快捷，可大大提高借阅归还档案的速度。同时大大提高管理效率和管理水平。
总之，大学生档案管理是国家人事档案的重要组成部分，对促进大学生就业有着重要的作用。因此，高校大学生档案管理部门要改革档案管理制度，使档案在大学生就业中发挥出应有的作用，服务于大学生就业，服务于社会与用人单位的需求。
参考文献
[1] 李红.浅谈高校学生档案管理与大学生就业[J].潍坊学院学报，(2).
[2] 桂莉.对高校毕业生就业中学生档案工作的思考[J].高教高职研究，(39).
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