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浅议CAD电子文件归档管理论文
在工程设计行业，设计生产的主要成果就是设计文件，CAD出图率在有的单位或项目中已高达100％，但验收归档管理还是沿用传统的方法，只对纸质进行验收，电子文件散落在设计人员手中或简单收集在一起，随着时间的推移，电子文件逐渐丢失，各种信息被逐渐忘却，再重复利用查找相当困难。而设计行业设计文件的重复利用率又比较高，所以CAD电子文件的归档工作就显得更迫切。
一、CAD电子文件归档现状
1.电子文件归档缺乏规范化、制度化
由于电子文件涉及的技术环境较复杂，采用标准化的方法管理会更细致、周全、易于操作。目前电子文件收集通常缺乏制度保障，或即使有明确的制度，执行常常不到位。
2.电子文件归档管理人员职责不明确
在实践中我们发现，有些单位电子文件归档管理由计算机人员操作，有的由档案管理人员管理。实践证明电子文件的归档以及电子档案的管理仍以档案管理人员为主较好。因为档案管理人员经过多年实践与培训，具备了相当强的业务能力，已形成相对稳定的骨干队伍，有较好的工作基础，而且由于电子计算机的普及，他们也基本掌握了简单的数据库知识和计算机的操作原理及特点，更清楚电子档案与纸质档案的异同。而大多数计算机与信息管理人员对档案工作较为陌生。
3.归档的电子文件质量较差，内容真实性无法保障，且缺乏可读性
有些单位仅处于坐等电子文件归档阶段，且归档的电子文件仅从形式上进行鉴别，对其内容的真实性、可读性未把关，草率整理刻盘归档，致使归档的电子文件不齐全，内容不真实，形成电子文件的背景信息及元数据未同时归档，无法提供可利用的资料。
二、CAD电子文件归档前瞻
CAD电子文件是计算机辅助设计形成的产物，随着计算机应用的日益普及，大量电子文件不断涌现，无纸化办公是必然趋势，及时、有效收集电子文件，科学管理电子档案是广大科技档案工作者的职责。
1.CAD电子文件的特点
信息的非人工识读性。电子文件第一次使用了人工不可识读的记录符号——数字式代码，对于这种经过复杂编码的.“比特”人工无法破译它的含义，只有通过计算机特定的程序解码，使之还原为输入前的状态，人才能识读它。
信息对系统的依赖性。电子文件只有依赖于计算机系统，包括计算机硬件、操作系统和软件，才具有生命力，才能发挥作用。
信息的可变性。电子文件的增删十分容易，不留痕迹，计算机系统中的静态文档被大量动态文档所取代，动态文档中的数据不断地被更新或补充，以反映最新信息。
信息存储的高密度性。电子文件的存储密度大大高于以往各种人工可识读的信息介质，随着技术的进步，电子介质的存储密度还将继续加大。
信息的可操作性。电子文件可以随时适应人们的需要，修改、调阅可以跨越时空界限。
2.CAD电子文件非实体归档的可行性、必要性
电子文件不论实际存在什么位置，都可以做到在不改变其物理存储位置的情况下进行逻辑归档。也就是说，人们认为是“集中”归档保存的电子文件，实际上可能分布在计算机网络的各个角落，甚至相距十万八千里。
档案管理长期存在着文件的数量与存储能力的矛盾。随着技术的进步，电子介质的存储密度将继续加大，把一个档案室库藏档案全部装进一只皮箱不再是神话。
在电子文件制作时，我们可以得心应手地使用所需要的存储于不同地方的数据，修改变得很容易熒杓菩幸瞪杓仆贾健⑽募重复利用率较高。如在设计过程中形成的数字三维模型可以使设计人员看到其中的任何一个剖面及其有关的参数，并对设计中的任何部分加以修改；可以使不同的设计人员同时在同一张“图纸”上工作并且互相知道修改的内容；工程项目有些技术条件相同的工程经常直接套用已有工程的图纸，大大提高工程设计效率。
三、完善CAD电子文件归档管理措施
1.完善制度，措施到位，合理配置资源
各单位应根据本单位情况，依据电子文件全程管理、前端控制原则及完整性、真实性、可读性保障原则，参照国家标准GB／T 17678.1—《CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求》，制定本单位电子文件归档管理制度。
明确归档电子文件是项目负责人的职责并纳入质量管理体系文件中。由于电子文件内容复杂、专业性强，入库前后都要进行修改，档案部门不一定能够保证电子文件完整、准确、系统，明确规定及时、有效归档电子文件是项目负责人的职责之一，必要时辅以一定的行政、经济手段，保证电子档案的质量。
统一电子文件归档格式。因为没有标准的制约，任何工作都会带有随意性。在工程项目设计过程中，电子文件管理系统应建立一系列标准，如CAD系统软、硬件平台，制图的编辑软件、字库、图幅、格式，电子文件的数据类型、文件种类，电子文件的编号、著录，电子文件的归档范围和要求，工程项目电子文件光盘的信息组织、刻录、标识等，保证归档的电子文件齐全、完整、真实、有效，便于长久利用。
合理配置资源包括设备和人力资源。电子文件的形成、处理，都是在电子计算机软、硬件平台支持下完成的，因此充分配置电子文件管理所需设备是从事电子文件归档管理的前提。此外，电子文件的整理、保管、鉴定、统计和提供利用都要由电子文件管理人员负责实施完成，尽快培训一批档案人员来负责电子文件的管理。
2.尊重并贯彻前端控制思想
中华人民共和国国家标准《CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求》第一部分：电子文件归档与档案管理4.5明确要求：“对电子文件的形成、积累、整理、归档应实施全过程管理，以保证电子档案的质量”。实践证明电子文件归档与传统纸质文件归档不同。传统的做法可以不管文件形成过程中的具体细节，只要根据文件的保存价值，在工程项目结束后对其进行收集、整理、归档、保存，但电子文件沿用这种方法行不通，如CAD设计图纸，由于文件系统格式不同，造成档案光盘系统无法利用CAD形成的光盘。
勘测设计阶段是确定电子文件归档范围的最佳时机。从工程项目立项、设计文件形成之时起，档案管理者即介入，进行监督、指导，提出文件运行的环境背景、元数据，划定该归档的文件范围，敦促其进行适时归档，防止电子文件的丢失，保证电子文件的完整、准确。
3.纸质文件与电子文件同步归档
据《清华大学自动输入及管理系统TH－DAIMS使用指南》统计，在进行系列产品设计时，新型号图纸80％可以采用同一系列原图图纸，无须任何修改，而20％需要修改的图纸中，也只要做局部修改。但由于工程设计电子文件始终处于动态过程，其内容在不断变化，设计人员受计算机内存容量影响，常会删除一些过时信息，为确保归档电子文件的完整、准确，必须实行归档纸质文件的同时归档完整的电子文件。
4.重视技术鉴定
工程项目电子文件的归档与验证应同步进行。电子文件的技术性鉴定包括对信息的真实、可靠、完整、可读性的认定和对文件载体的性能的检测。
可读性鉴定目的在于确认电子文件中的内容可以正常读出，没有丢失和差错。进行可读性鉴定时不仅要确认文件在当时的可读状态，同时需要分析其是否具备日后多次无差错读出的性能。检查归档电子文件的辅助技术材料是否齐全也是可读性鉴定中不可忽视的内容，如关于电子文件使用的操作系统和支持软件的记录材料，是保证电子文件由代码还原为可读信息的“引导”，不可遗漏。
对于电子文件的可靠性鉴定，主要从内容的真实、完整性上去把关。电子文件的易修改性使得计算机系统中同一文件经常存在不同版本，归档的电子文件必须是最终版本，必要时可保存某些草稿和定稿。电子文件的版本不像纸质文件的稿本那样易于识别，管理人员可借助计算机中记录下来的时间进行比较和鉴定。从文件的相关性入手检查归档电子文件的完整性。随着软件功能和计算机网络的发展，一套电子文件中的文字、图表、数据分布在几个甚至几十个地方的情况会越来越多，即使在同一主机内，一份电子文件也可能以若干份文件相连接的方式存在。如果分布在各处的“文件成分”汇集不齐，一份文件便无法再现其全貌。
对归档的电子文件进行无病毒鉴定。档案部门接收的电子文件来自四面八方，受病毒侵害的机会多，因此对于以介质状态归档的电子文件，应先杀毒，再接收，避免危及整个档案管理系统。
参考文献：
1、CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求。 GB／T 17678.1－1999.
2、电子文件光盘存储归档一致性测试。 GB／T 17679－1999 CAD.
3、冯惠玲。拥有新记忆——电子文件管理研究。档案学.
4、茆荣珍。水利勘测设计电子文件归档与电子档案管理面临的问题及对策。治淮，.11.
医院办公室电子文件归档管理论文
【关键词】 电子文件;档案
近年来，随着电子信息技术的飞速发展和办公自动化的逐步完善，电子计算机已被越来越广泛地应用于办公室的日常工作。以往手续繁杂的办公行文、来往函件等都可以通过网络直接在计算机上办结。文件从产生到处理结案几乎不使用纸和笔，由此而产生了大量的电子文件。这些电子文件以其快捷、方便等的优越性大大地提高了工作质量与效率，给我们的工作带来了极大的便利。然而，如果一旦操作不当或染上病毒，后果不堪设想。因此，探讨研究电子文件归档的方法，确保电子文件的安全，是当前医院信息化建设的一项重要内容，也是档案管理工作中一个急需解决的课题。
1 电子文件在归档方面的现状与分析
1.1 从目前来看，电子文件在归档管理等方面还存在的问题
1.1.1 原稿被忽视，随意遭删改
在电子计算机上起草、制作文件，这是办公室的常事。然而，一旦文件定稿打印在纸上后，作为草稿性的电子文件经常被忽视。这些电子文件绝大多数未被保留，它不是被清除就是被新文件覆盖。许多单位对电子文件没有采取很好的保护措施，甚至随意对其进行增、删、改等操作，使具有原始性的电子稿件面目全非，失去了归档保存的意义。
1.1.2 归档程序不明确，存贮载体不安全
电子文件的归档就是依据归档的范围，通过计算机对处理完毕的有价值的文件进行收集、筛选、分类并使之转化成为电子形态的数字化档案的一项工作。但是，目前有相当一部分单位对电子文件的归档程序不明确，存贮载体也存在安全问题。如有许多单位的办公自动化系统在设计时没有考虑到档案工作的特殊性和技术性，把应归档文件只是简单地保存在计算机硬盘存储器上，这样，一旦信息系统出现问题，电子文件就会遭到破坏，甚至全部丢失。有些单位以软磁盘作为电子文件存贮的介质，由于软磁盘极易遭到损坏，其保存的期限及可靠程度也存在较大问题，因此极不安全。
1.1.3 归档不鉴定，真伪不辨别电子文件的鉴定，是对其价值的断定和对其真假进行鉴定的一项工作
对于电子文件收集归档阶段的鉴定工作来说，就是解决文件的去留问题。然而，现在有些单位对归档电子文件的真假与价值，既不做辨别，又不做鉴定，只是将计算机上所有的文件都存到光盘上，就算归档了。这样归档，一方面是达不到存真去伪、存精去杂的目的，另一方面是使大量珍贵的文件湮没在价值不大或不精炼的档案材料之中，给归档的管理带来了诸多不便。
1.1.4 人员素质低，专业人才缺
电子文件的归档工作，不但要求工作人员必须具备档案的专业知识，而且要有较好的计算机操作技能。从目前情况看，从事档案工作人员中有相当一部分素质偏低，许多档案部门缺乏专业技术人才，尤其是具备档案管理和计算机信息处理的复合型人才。有些单位档案部门虽然引进了现代先进的计算机设备，但因专业人才缺乏而未能让其充分发挥作用。
1.2 造成上述问题的原因主要有两个方面
1.2.1 思想认识问题
传统的档案工作是以纸质文件材料为主要工作对象，自从计算机应用于档案管理后，电子文件以其自身独特的优势正在逐步地取代以往的纸质文件。电子文件是一种新生事物，作为一名档案工作人员理应去认识它、接受它。然而，有一些从事档案工作的人员对档案信息化建设的意义认识不足，这些人观念陈旧、意识淡薄，认为档案还是纸质的妥当，对电子文件的优点视而不见，不接受新生事物，不参加学习培训，不懂得计算机操作，总是按老的一套来对待工作，这就给电子文件的归档工作带来了影响，这是原因之一。
1.2.2 管理工作滞后问题
目前，计算机软件的开发很快，五花八门，日新月异。
然而，国家对电子文件的归档管理还没有具体法律法规，许多单位对电子文件归档工作的管理只停留在以前对纸质文件管理的水平上，缺乏一套行之有效的对电子文件归档进行规范化管理的规章制度。有的单位虽然有规章制度，但其工作程序、操作方法却没有考虑到计算机的特点，因此，操作起来不顺畅、不方便。管理工作严重滞后于计算机应用软件的发展，这是影响电子文件归档的原因之二。
2 对电子文件归档的几点建议
电子文件归档的目的就是要使人类活动的真实历史记录在电子信息时代更好的、更完整的、长期的`保存下去。为此，笔者建议要做好如下几个方面的工作。
2.1 更新观念，适应形势
做好电子文件的归档管理工作，既是信息化建设的必然要求，也是档案信息化建设的重要组成部分。目前，发达国家已有60%以上的政府行政工作是通过因特网和其他电子通讯方式实现的。因此，作为当今信息时代的一名档案工作者，要把档案信息化建设提高到为经济建设服务和促进档案事业发展的高度来认识。要紧跟形势、更新观念、接受新事物，积极参加专业技术培训，熟练掌握各种操作技能，以适应新时期档案管理工作的需要。
2.2 认真收集，保护原稿
不论纸质档案或是电子档案，收集工作总是第一关，是做好归档管理工作的基础。收集工作是否到位，对后续各环节有着很大的影响。如果该收集归档的文件没有收集，不仅影响到档案的完整性，更不用说开发与利用。对文件在处理过程中曾修改的，在附件上要有该文稿历次修改的标记，各种修改信息应予以保留，不可任意进行删除，要保护好原稿。
2.3 做好鉴定，确定价值
电子文件在归档之前，鉴定小组要对电子文件的真实性、完整性和有效性进行鉴定。第一要辨别电子文件的真伪;第二要确定电子文件的价值;第三要确定电子文件的完整性。只有真实的、有价值的电子文件才有保存的必要。
2.4 按照程序，做好归档
电子文件的归档，必须按照程序进行。首先，对应归档的电子文件进行收集、分类和整理;其次，对电子文件进行鉴定，确定其去留问题;再次，将电子文件脱机存储在可靠的载体上并送交档案室归档。设有虚拟电子档案室的，可用邮件的形式传递到档案室。在格式上，一般采用通用格式。如文档文件采用doc格式，数据文件采用dbf文件等。在时间上，由各单位自定，按期限进行归档。在保存数量上，一般保存两套以上同版本的电子文件，其中一套由档案管理部门统一保管，另一套由相关业务部门异地保管。对网络环境下生成的大量的业务电子文件也要做好备份，但不要将备份文件和原电子文件存放在同一台服务器上。
2.5 加强防患，确保安全
存储载体的安全与否，关系到电子文件归档工作的成败。因此，对归档的电子文件，要采取可靠的措施，确保电子文件存储的安全。及时修补管理软件的安全漏洞，对防火墙和杀毒软件实现全天候自动升级，做好档案上传、下载安全等和访问权限等的防患工作。控制环境的温度和湿度，及时升级服务器主机和数据库的硬件设施，确保档案电子信息数据在保存和传输过程中的安全与稳定。
2.6 加强培养，提高素质
电子文件是一种新型的信息载体，其归档技术、编排技术、信息安全保护技术、毒防治技术等都是医院信息化建设的重要内容。因此，培养和造就一大批具备档案管理专业知识和计算机操作技能的人才是当务之急。解决人才问题，一方面可以直接吸纳档案管理、电子计算机或数字通信等专业技术专业人员，另一方面是加强在职人员的业务培训，选送进修学习，使他们迅速掌握档案管理知识和计算机操作技能，以解决目前人才缺乏的难题。
综上所述，电子文件作为一种新型的信息载体，它以其自身独特的记录形式和与纸质文件无可比拟的优越性使工作质量和效率大大提高。它的产生给传统的档案工作理念、技术和方法带来严峻的挑战，是档案管理工作的一场新的变革。尽管电子文件也存在某些不足与缺点，然而，其利远远大于弊。因此，只要我们辩证地分析问题，有针对性地采取有效措施，不断地改进和完善各项管理工作，电子文件的归档工作就一定能够做好。
浅谈电子文件归档工作
与纸质文件相比,电子文件归档是一项更为艰苦细致且难度较大的工作,主要原因是大多数电子文件形成者遵循传统观念,误认为电子文件不是文件而忽视其归档,或怕增加工作量而不愿承担此项工作;或由于电子文件对计算机系统的'依赖性,使其必须借助计算机编目归档,这对不熟悉操作技术的立卷人来说,不像从事纸质文件归档工作那样驾轻就熟,容易产生畏难情绪;笔者认为,推动电子文件归档工作的着眼点要高,立足点要实,在规划电子文件归档工作时,应从本单位办公自动化与信息管理工作的大局出发,顺应其规律,促使电子文件归档纳入办公自动化和信息管理的工作程序.
作 者：白云丽 魏东奎 作者单位：泰来县档案馆,黑龙江,泰来,162400 刊 名：黑龙江史志 英文刊名：HEILONGJIANG SHIZHI 年，卷(期)： “”(7) 分类号：G27 关键词：摘 要：电子文件越来越成为现代文件的重要形式。由于电子档案管理与传统的纸质档案管理在理论、方法、标准等方面的不同，所以研究电子文件的特点，制定归档管理的对策，就显得越来越重要。
关键词：电子文件;档案管理;纸介质;归档
电子文件以其载体和载体与信息结合方式的特殊性对传统档案保护理论造成很大的冲击，电子文件与传统纸质档案在保护技术上有很大的差别，这些差别将是电子时代档案保护技术的新领域。
1、电子文件的定义
电子文件是指在数字设备及环境中形成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。
2、电子文件的两个基本特征
2.1电子文件是由电子计算机生成和处理，其信息以二进制数字代码记录和表示，因此亦可称为“数字文件”。这是电子文件与以往所有其他形式文件的基本区别，也是电子文件信息与其他数字信息的共同点。
数字信息使用0和1两种两种数码的组合来记录信息，每一个0或1叫做1个比特，需要记录的信息用一串比特存储于计算机存储器(包括内存储器和各种外存储器)中，并可通过通信网络进行传输。
2.2电子文件是文件的一种类型，应该具有文件的各种属性，特别是要有特定的用途和效力。这是电子文件与其他数字信息的基本区别，也是电子文件与其他形式文件的共同点。
从逻辑上说，电子文件是“数字信息”和“文件”两个概念的交集，它是具有文件特征的数字信息，又是以数字信息为特征的文件。
3、 电子文件的真实性、完整性和有效性保证
3.1应建立规范的制度和工作程序并结合相应的技术措施，从电子文件形成开始不间断地对有关处理操作进行管理登记，保证电子文件的产生、处理过程符合规范。
3.1.1 登记处理过程中相互衔接的各类责任者(如起草者、修改者、审核者、签发者等)。
3.1.2 登记处理过程中的各类操作者(打字者、发文者、收文者、存储管理者等)。
3.1.3 登记处理过程中产生的责任凭证信息(批示、签名、印章、代码等)。
3.1.4 登记电子文件传递、交接过程中的其他标识。
3.2应采取可靠的安全防护技术措施，保证电子文件的真实性。
3.2.1 建立对电子文件的操作者可靠的身份识别与权限控制。
3.2.2 设置符合安全要求的操作日志，随时自动记录实施操作的人员、时间、设备、项目、内容等。
3.2.3 对电子文件采用防错漏和防调换的标记。
3.2.4 对电子印章、数字签署等采取防止非法使用的措施。
3.3应建立电子文件完整性管理制度并采取相应的技术措施采集背景信息和元数据。
3.4应建立电子文件有效性管理制度并采取相应的技术保证措施。
3.5 电子文件的处理和保存应符合国家的安全保密规定，针对自然灾害、非法访问、非法操作、病毒侵害等采取与系统安全和保密等级要求相符的防范对策，主要有：网络设备安全保证;数据安全保证;操作安全保证;身份识别方法等。
3.6 电子文件的收集与积累
4.1收集积累要求
4.1.1 记录了重要文件的主要修改过程和办理情况，有查考价值的电子文件及其电子版本的定稿均应被保留。正式文件是纸质的，如果保管部门已开始进行向计算机全文的转换工作，则与正式文件定稿内容相同的电子文件应当保留，否则可根据实际条件或需要，确定是否保留。
4.1.2 当公务或其他事务处理过程只产生电子文件时，应采取严格的安全措施，保证电子文件不被非正常改动。同时应随时对电子文件进行备份，存储于能够脱机保存的载体上。
4.1.3 对在网络系统中处于流转状态，暂时无法确定其保管责任的电子文件，应采取捕获措施，集中存储在符合安全要求的电子文件暂存存储器中，以防散失。
4.1.4 对用文字处理技术形成的文本电子文件，收集时应注明文件存储格式、文字处理工具等，必要时同时保留文字处理工具软件。文字型电子文件以XML、RTF、TXT为通用格式。
4.1.5对用扫描仪等设备获得的采用非通用文件格式的`图像电子文件，收集时应将其转换成通用格式，如无法转换，则应将相关软件一并收集。扫描型电子文件以JPEG、TIFF为通用格式。
4.1.6 对用计算机辅助设计或绘图等设备获得的图形电子文件，收集时应注明其软硬件环境和相关数据。
4.1.7 对用视频或多媒体设备获得的文件以及用超媒体链结技术制作的文件，应同时收集其非通用格式的压缩算法和相关软件。视频和多媒体电子文件以MPEG、AVl为通用格式。
4.1.8 对用音频设备获得的声音文件，应同时收集其属性标识、参数和非通用格式的相关软件。音频电子文件以WAV、MP3为通用格式。
4.1.9 对通用软件产生的电子文件，应同时收集其软件型号、名称、版本号和相关参数手册、说明资料等。专用软件产生的电子文件原则上应转换成通用型电子文件，如不能转换，收集时则应连同专用软件一并收集。
4.1.10 计算机系统运行和信息处理等过程中涉及的与电子文件处理有关的参数、管理数据等应与电子文件一同收集。
4.1.11对套用统一模板的电子文件，在保证能恢复原形态的情况下，其内容信息可脱离套用模板进行存储，被套用模板作为电子文件的元数据保存。
4.1.12 定期制作电子文件的备份。
4.2 电子文件的登记
4.2.1每份电子文件均应在《电子文件登记表》中登记(见附录A的表A.1和表A.2)。
4.2.2电子文件登记表应与电子文件同时保存。
4.2.3 电子文件登记表如果制成电子表格，应与电子文件一同保存，永久保存的电子表格应附有纸质等拷贝件并与相应的电子文件拷贝一起保存。
4.2.4 电子文件稿本代码：M-草稿性电子文件;U-非正式电子文件;F-正式电子文件。
4.2.5 电子文件类别代码：T-文本文件;I-图像文件;G-图形文件;V-影像文件;A-声音文件;0-超媒体链结文件;P-程序文件;D-数据文件。
5.1 归档要求
文件形成部门或信息管理部门应定期把经过鉴定符合归档条件的电子文件向档案部门移交，并按档案管理要求的格式将其存储到符合保管期限要求的脱机载体上。
5.2鉴定
5.2.1 电子文件的鉴定工作，应包括对电子文件的真实性、完整性、有效性的鉴定及确定密级、归档范围和划定保管期限。
5.2.2归档前应由文件形成单位按照规定的项目对电子文件的真实性、完整性和有效性进行检验，并由负责人签署审核意见，检验和审核结果填入《归档电子文件移交、接收检验登记表》。
如果文件形成单位采用了某些技术方法保证电子文件的真实性、完整性和有效性，则应把其技术方法和相关软件一同移交给接收单位。
5.2.3 电子文件的归档范围参照国家关于纸质文件材料归档的有关规定执行，并应包括相应的背景信息和元数据。
5.2.4 电子文件保管期限和密级的划分工作，参照国家关于纸质文件材料密级和保管期限的有关规定执行。电子文件的背景信息和元数据的保管期限应当与内容信息的保管期限一致。应在电子文件的机读目录上逐件标注保管期限的标识。
5.5 归档
5.5.1电子文件的归档，按照鉴定标识进行。电子文件的归档可分两步进行，对实时进行的归档先做逻辑归档，然后定期完成物理归档。归档时，应充分考虑电子文件的技术环境、相关软件、版本、数据类型、格式、被人操作数据、检测数据等技术因素。
将电子文件的管理权从网络上转移至档案部门，在归档工作中，存储格式和位置暂时保持不变。
5.5.2物理归档。凡在网络中予以逻辑归档的电子文件，均应定期完成物理归档。
归档完毕，电子文件形成部门应将存有归档前电子文件的载体保存至少1年。
目前，保护电子文件信息不被修改、盗窃、删除的技术途径主要有防火墙技术、存取权限控制、数据加密法、数字水印法、数字时间印章法等。 然而，保护电子文件信息的技术只能是相对的，因为电子文件的加密和解密技术都在不断地发展。
大学电子文件归档及管理办法
大学电子文件归档及管理办法第一条 为规范我校电子文件的归档及管理工作，保障归档的电子文件安全有效适用，根据《中华人民共和国档案法》、《广东省电子文件管理暂行办法》等有关法律法规的精神，制定本办法。
第二条 本办法所称电子文件，是指通过计算机等电子设备形成、办理、传输和存储的文字、图表、图像、音频、视频等不同形式的信息记录。
第三条 机关各处室、院（系、部）等单位和部门应建立电子文件归档制度，指定专人（一般为单位或部门兼职档案员）负责本部门的电子文件归档工作，将电子文件的收集、整理、归档、保管、利用工作纳入单位（部门）文书处理程序和相关人员的岗位责任。
第四条 凡有保存价值的电子文件，文件形成单位（部门）均必须归档。电子文件的归档范围、保管期限和密级划分，参照纸质文件归档的有关规定执行。
第五条 电子文件的收集与积累要求
（1）收集时应注明文件存储格式、文字处理工具等，必要时同时保留文字处理工具软件。文字型电子文件以XML、RTF、TXT、DOC为通用格式；
（2）对用扫描仪等设备获得的采用非通用文件格式的图像电子文件，收集时应将其转换成通用格式，如无法转换，则应将相关软件一并收集。扫描型电子文件以JPEG、TIFF为通用格式；
（3）对用计算机辅助设计或绘图等设备获得的图形电子文件，收集时应注明其软硬件环境和相关数据；
（4）对用视频或多媒体设备获得的文件以及用超媒体链接技术制成的文件，应同时收集其非通用格式的压缩算法和相关软件。视频和多媒体电子文件以MPEG、AVI为通用格式；
（5）对用音频设备获得的声音文件，应同时收集其属性标识、参数和非通用格式的相关软件。音频电子文件以WAV、MP3为通用格式；
（6）对用通用软件产生的电子文件，应同时收集其软件型号、名称、版本号和相关参数手册、说明资料等。专用软件产生的电子文件原则上应转换成通用电子文件，如不能转换，收集时应连同专用软件一并收集。
第六条 电子文件归档的基本要求
（1）电子文件应按照本单位（部门）纸质文件的分类方案和整理方法进行分类、整理，下载到耐久性的载体上（推荐采用的载体，按优先顺序依次为：(www.fwsir.Com)只读光盘、一次写光盘、磁带、可擦写光盘、硬磁盘等，不允许用软磁盘作为归档电子文件长期保存的载体）；
（2）存储电子文件的载体或装具上应贴有标签，标签上应注明载体序号、全宗号、类别号、密级、保管期限、存入日期等，归档后的电子文件的载体应设置成禁止写操作的状态；
（3）电子文件归档时，应同时填写《电子文件登记表》，与相应的电子文件一同归档保存。
（4）归档完毕，电子文件形成单位（部门）应将存有归档前电子文件的载体保存至少1年。
第七条 归档电子文件移交前，文件形成单位（部门）必须认真检测电子文件，并填写《归档电子文件移交、接收检验登记表》。登记表一式两份，一份随电子文件移交给综合档案室，一份由电子文件形成单位（部门）保存。
第八条 电子文件的检验应包括以下项目
（1）载体有无划痕、是否清洁；
（2）有无病毒；
（3）核实归档电子文件的真实性、完整性、有效性检验和审核手续；
（4）核实登记表、软件、说明资料等是否齐全；
（5）对特殊格式的电子文件，应核实其相关的软件、版本、操作手册等是否完整。
第九条 综合档案室应按照检验要求对移交电子文件逐一验收，对检验不合格者，应退回形成单位（部门）重新制作。
第十条 移交综合档案室的电子文件应一式两套，一套封存保管，一套提供利用。
第十一条 归档电子文件的保管除应符合纸质档案的要求外，还应符合下列条件：
（1）归档载体应作防写处理，避免擦、划、触摸记录涂层；
（2）单片载体应装盒，竖立存放，且避免挤压；
（3）存放时应防磁、防光、防潮、防有害气体；
（4）环境温度控制范围为17℃-20℃，相对湿度控制范围为35%-45%。
归档电子文件在形成单位（部门）的保管，也应参照上述条件。
第十二条 电子文件归档每满一年对涉及的电子文件形成单位（部门）和档案室的设备更新情况进行检查登记。设备更新时应确认库存载体与新设备的`兼容性；如不兼容，应进行归档电子文件的载体转换工作，原载体保留时间不少于3年。保留期满后对可擦写载体清除后重复使用，不可清除内容的载体应按保密要求进行处置。
第十三条 档案室对保管的电子文件应定期进行检验、转存。
（1）对磁性载体每满2年，光盘每满4年进行一次抽样机读检验，抽样率不低于20%，如发现问题应及时采取恢复措施；
（2）磁性载体上的电子文件，每4年转存一次，原载体同时保留不少于4年。
第十四条 归档电子文件的封存载体不得外借，未经批准，任何部门和个人不得擅自复制电子文件；利用归档的电子文件，应使用拷贝件；利用时要遵守保密规定；利用者对归档电子文件的使用应在权限规定范围之内。
第十五条 归档电子文件的鉴定和销毁，参照国家关于档案鉴定销毁的有关规定执行，且应在办理审批手续后实施；属于保密范围的归档电子文件，如存储在不可擦写载体上，应连同存储载体一起销毁，并在网络中彻底清除，不属于保密范围的归档电子文件可进行逻辑删除。
第十六条 档案室应及时按年度对归档电子文件的接收、保管、利用和鉴定销毁情况进行统计。
第十七条 本办法自印发之日起施行，解释权归学院综合档案室，未尽事宜参照国家其他有关电子文件的标准和规定。
如何加强电子文件的归档工作
了解电子文件归档的基本知识,做好电子文件的归档工作.
作 者：宋阳 作者单位：益都卫生学校,山东青州,262500 刊 名：中国科教创新导刊 英文刊名：CHINA EDUCATION INNOVATION HERALD 年，卷(期)： “”(12) 分类号：G276 关键词：电子文件 归档 方法电子文件归档与电子档案管理
电子文件归档与电子档案管理项目由浙江省档案局、浙江大学快威科技有限公司、国家档案局科研所、全国档案科技专家委员会、浙江省委办公厅信息中心共同完成，1月通过技术鉴定，同年获国家档案局优秀科技成果一等奖，
该项目根据我国文件、档案运行的实际情况，研究建立了一套科学可行的电子档案原始性、真实性、完整性保障体系，该体系主要由以‘电子文件运行期生命周期表’为核心的电子文件运行模式，以保证归档电子文件原始性、真实性、完整性为核心的电子文件归档管理系统，以电子档案信息的安全保证技术、非法数据检验技术为核心的档案馆(室)电子档案信息管理系统三个子系统构成，
项目采用软件工程开发技术，并在LOTUS NOTES平台原有技术特点上，创造性地建立了本项目特有的电子档案数据检验技术、非法数据处理技术及原始数据恢复技术，有效地保证了电子档案的原始性、完整性和真实性。
该项目针对电子文件特征所建立的“无卷归档”组织方法及运行模式不仅适合电子文件的归档管理，同时也适合实体文件的归档管理，对档案文件的.组织、管理具有改革创新意义。
该项目提出对不同组织形式(有卷、无卷)的档案分库、不同信息形态(文字、图片、影像、录音)的档案同库的数据库设计方案及其配套的档案著录格式，数据处理技术，较好地解决了办公自动化系统中电子文件、实体文件并列运行阶段的文件归档管理及多媒体档案信息的综合管理。
该项目所建立的档案馆、室档案计算机管理系统功能齐全、集成性好、自动化程度高，基本覆盖了档案管理的各项工作，其中包括了档案室与国家档案馆之间交、接电子档案的数据通道、工作平台及进馆档案验收鉴定技术;项目所建立的开放式档案利用局域网为用户提供了方便、快捷的检索手段及利用方式;项目还针对电子档案管理特征建立了一系列的管理制度，以保证所建‘保障体系’的有效运行。
推动电子文件归档工作的思考论文
与纸质文件相比 电子 文件归档是一项更为艰苦细致且难度较大的工作，主要原因是大多数电子文件形成者或囿于传统观念，误认为电子文件不是文件而忽视其归档，或怕增加工作量而不愿承担此项工作;或由于电子文件对 计算 机系统的依赖性，使其必须借助计算机编目归档，这对不熟悉操作技术的立卷人来说，不像从事纸质文件立卷工作驾轻就熟，容易产生畏难情绪;笔者认为，推动电子文件归档工作的着眼点要高，立足点要实，在规划电子文件归档工作时，应从本单位办公自动化与信息管理工作的大局出发，顺应其 规律 ，摸清信息产生的源头，促使电子文件归档纳入办公自动化和信息管理的工作程序，建立归档制度。
一、电子文件归档方式和途径的选择?
纸质档案的载体较为稳定安全，而电子文件的载体稳定性差，易损坏，因此归档方式的选择至关重要。经实践检验，利用磁盘，脱机采集数据的介质移交方式容易造成数据丢失。如遇质量较差的磁盘，会 影响 文件的可读性。为防止数据丢失需制作多份备份盘存档，这不仅加大了工作量，也增加了存贮磁盘的数量，简便而安全的方式是采用 网络 移交归档，并利用光盘存贮。网络移交的途径有两条：?
(一)借助计算机信息管理网，开通电子文件归档专递网线。随着各单位计算机信息管理网的建立与 发展 ，越来越多的重要文件被传输上网。这些文件经过各业务管理部门挑选，反映了职能活动的概貌，上网前，又按着信息管理部门的统一要求进行了文件格式的转换，在一定程度上保证了数据的可靠性和通用性，是归档的重点。对那些未输送到计算机信息管理网上的具有保存价值的电子文悠扬，应由电子文件形成部门编目整理，也利用网络技术向档案部门传输，可以借助信息管理网络在各业务管理机构与档案部门之间开通电子文件归档专递网线，建立依附在信息管理网上的归档专用子系统。将上网与未上网的具有保存价值的电子文件通过此系统传输给档案部门。档案部门经与办公自动化和信息管理部门协商后，要对归档的电子文件提出格式要求，但不能是唯一性的，应认可几种通用性较强的软件，如：.DBF、.DOC、.TXT、.EXE等文件。?
(二)选择电子文件信息的汇集点，由计算机与信息管理部门负责归档。为适应办公自动化工作发展的需要，人们越来越注重信息工作的系统化和标准化水平，计算机信息系统的开发也从以往的“分散各异”转向“集中统一”，打破了立卷单位人界限，更趋向基于某一方面或几方面职能活动的 内容 而建立系统。计算机与信息管理部门负责规划、统筹本单位信息管理工作，是开发集中统一型信息系统的牵头部门，成为电子文悠扬信息的汇集点，又具有一定的技术设备及人才条件。由他们负责将日常工作中形成的具有保存价值的电子文件归档，无是最佳归档途径之一。清华大学计算机与信息管理中心计划利用网络技术建立校行政信息管理系统，共分为教学、科研、人事管理三个子系统，正在筹建的教学管理系统与学生注册中心、财务结算中心、教务处、 研究 生院构成数据交换网。注册中心负责学生注册、选课、排课、考表、成绩等数据的传递;结算中心负责学生交费信息的传递;教务处与研究生院负责学籍、教学计划、课程、毕业审查、学位授予数据的传输。计算机与信息中心接收这些数据后，进行集中处理，经汇总的'数据通过信息中心又输送给各业务管理部门共享。随着每年数据的更新，过期数据应由信息中心按档案部门的统一要求，进行鉴定，编目整理，通过网络传输，移交给档案部门保存，或直接存入光盘，定期归档。?
无论利用何种途径归档，必须由电子文件形成单位按统一格式编目整理后，传输给档案部门，不能由档案部门自行从网上下载，以保证电子文件形成部门对其数据的真实性、准确性负责。档案部门接收的电子文件一律应存入光盘，最好不用磁盘存贮。?
二、依靠原纸质档案立卷工作骨干，实现相关部门职能的交融集成，建立 电子 文件归档制度。?
纸质文件归档经过多年实践，已形成相对稳定的骨干队伍，有较好的工作基础，各立卷部门都设立了分管领导和立卷牵头人，负责督促检查立卷工作。开展电子文件归档也要以人为本，形成一支队伍，承担此项工作。由于大多数 计算 机与信息管理人员对档案工作较为陌生，不像立卷归档人员经与档案部门多年合作，建立了相对稳定的业务关系，容易与档案部门在电子文件归档上达成共识。所以，依靠原纸质档案立卷工作骨干，比以各单位计算机与信息管理保同为主体，重新建立归档工作队伍更为现实。由于整理纸质档案大多采用手工操作的 方法 ，这与电子文件处理手法相差甚远，需要新的知识和技术手段，现有的立卷队伍尚不适应工作 发展 的需要，要通过组织业务 学习和技术培训，尽快地使他们掌握信息管理自动化的基本知识和技能，担负起电子文件归档工作的重任。?
电子文件来源广泛，形成者不仅有业务管理部门的承办人，还有数据录入员、信息管理与计算机技术人员等。将头绪如此之多的电子文件收集归档，必须靠制度约束，使制度变成归档人员的自觉行动。要将电子文件归档工作纳入本单位的立卷归档制度，并列入信息管理工作程序，在布置、检查、 总结 、考核信息管理工作的同时，布置、检查、总结、考核电子文悠扬归档工作。?
清华大学档案馆从1995年底开始抓电子文悠扬归档工作，制定了《机读(电子)文件归档工作暂行规定(试行)》，分别对归档范围、归档单位与分工、归档的方法和要求做了具体规定，并设计了《机读(电子)文件归档目录》样式。为了使各单位主管档案工作的领导和立卷牵头人能够尽快地接受这一新生事物，还将探索电子文件归档工作列为全校档案工作会议主要议题之一，会上，分管档案工作的副校长和档案馆馆长明确提出要将电子文件归档列入立卷归档程序，做为一项重要工作抓紧抓好。于全校档案工作大会上，又提出加快电子文件归档进程的具体要求。在对电子文悠扬的来源进行广泛调研的基础上，本着“注重职能因素”的原则，选择了电子文件的信息综合性强，含“金”量高的校长办公室、党委办公室做为开展电子文件归档的重点和试点单位。先后三次与他们专门 研究 电子文悠扬归档工作，成立了两办电子文悠扬归档工作小组，由校办副主任任组长，并参照纸质文件归档范围，制定出党办、校办电子文件归档细目。经过努力，现已将部分电子文件归档。?
第一，电子文件是由电子计算机生成和处理，其信息以二进制数字代码记录和表示，因此亦可称为“数字文件”。这是电子文件与以往所有其他形式文件的基本区别，也是电子文件信息与其他数字信息的共同点。数字信息使用0和1两种两种数码的组合来记录信息，每一个0或1叫做1个比特，需要记录的信息用一串比特存储于计算机存储器(包括内存储器和各种外存储器)中，并可通过通信网络进行传输。
第二，电子文件是文件的一种类型，应该具有文件的各种属性，特别是要有特定的用途和效力。这是电子文件与其他数字信息的基本区别，也是电子文件与其他形式文件的共同点。
从逻辑上说，电子文件是“数字信息”和“文件”两个概念的交集，它是具有文件特征的数字信息，又是以数字信息为特征的文件。
1.总 则
1.1 对电子文件的形成、积累、鉴定、归档及电子档案的保管实行全过程管理，应当由主管部门统一协调，指定专门机构或人员负责，保证管理工作的连续性。
1.2 电子文件形成部门负责电子文件的积累、保管和整理工作，档案部门要进行指导与监督。
1.3 电子文件的管理由档案部门负责，电子文件形成部门要提供协助和支持。
1.4 应明确规定归档时间、归档范围、技术环境、相关软件、版本、数据类型、格式、被操作数据、检测数据等，以保证电子档案的质量。
1.5 为保证电子档案的可利用性，从电子文件形成就应有严格的管理制度和技术措施，确保其信息的真实性、安全性和完整性。
1.6 归档电子文件同时存在相应的纸质或其他载体形式的文件时，则应在内容、相关说明及描述上保持一致。
1.7 具有保存价值的电子文件，必须适时生成纸质文件等硬拷贝。进行归档时，必须将电子文件与相应的纸质文件等硬拷贝一并归档。
2.电子文件的收集与积累
2.1 收集范围。电子文件的收集范围，按国家关于文件归档的现行有关规定执行。
2.2 收集积累要求
2.2.1 记录了重要文件的主要修改过程，有查考价值的电子文件应被保留。当正式文件是纸质时，如果保管部门已开始进行向计算机全文处理的转换工作，则与正式文件定稿内容相同的草稿性电子文件应当保留，否则可根据实际条件或需要，确定是否保留。
2.2.2 保存与纸质等文件内容相同的电子文件时，要与纸质等文件之间，相互建立准确、可靠的标识关系。
2.2.3 在“无纸化”计算机办公或事务系统中产生的电子文件，应采取更严格的安全措施，保证电子文件不被非正常改动。同时必须随时备份，存储于能够脱机保存的载体上，井对有档案价值的电子文件制作纸质或缩微胶片拷贝件保留。
2.2.4 用文字处理技术形成的电子文件，收集时应注明文件存储格式和属性。
2.2.5 用扫描仪等设备获得的图象电子文件，如果采用非标准压缩算法，则应将相关软件一并收集。
2.2.6 用计算机辅助设计或绘图等获得的图形电子文件，收集时应注意其对设备的依赖性，以及易修改性等问题，不可遗漏相关软件和各种数据。
2.2.7 用视频设备获得的动态图象文件，收集时应注意收集其压缩算法和软件。
2.2.8 用音频设备获得的文件，收集时应注意收集其属性标识和相关软件。
2.2.9 由计算机多媒体技术制作的文件，其中包含前面所示的两种以上的信息形式，收集时应注意参数准确、数据完整。
2.2.10 通用软件产生的电子文件，收集时应注意收集其软件型号和相关参数。专用软件产生的电子文件，收集时必须连同专用软件一并收集。
2.2.11 计算机系统运行和信息处理等过程中涉及的各类参数、管理数据等应与电子文件一同收集。
2.3 收集、积累方法
2.3.1 及时按照要求制作电子文件备份。
2.3.2 每份电子文件均需在电子文件登记表中登记。
2.3.3 电子文件登记表应与电子文件的备份一同保存。
2.3.4 电子文件登记表如果制成电子表格，应与备份文件一同保存，并附有纸张打印件。
2.3.5 电子文件性质代码：R—草稿性电子文件;U—非正式电子文件;O—正式电子文件;N—无纸电子文件;T—文本文件;I一图象文件;G—图形文件;V一影像文件;A—声音文件;M—多媒体文件;P—计算机程序;D—数据文件。
3.电子文件的整理
3.1 电子文件的整理，应按内容、保管期限、密级等因素相对集中。
3.2 电子文件应按《档案著录规则》著录，并制成机读目录。
3.3 归档电子文件应填写登记表。
4.电子文件的归档。应定期把符合归档条件的电子文件，按档案管理要求的格式存储到可长期保存的脱机载体。
4.1 归档范围电子文件的归档范围的划分，可参照国家关于文件的现行有关规定执行。
4.2 归档时间逻辑归档应实时进行，物理归档应定期完成。
4.3 检测在进行电子文件归档工作时，应按其基本技术条件进行检测。其内容包括：硬件环境的有效性、软件环境有效性及其信息记录格式等。
4.4 归档前的鉴定电子文件的归档鉴定工作，参照国家关于文件的现行有关规定执主，鉴定结果，在电子文件的机读目录上制作相应的标只。
4.4.1 有效性和完整性鉴定。归档前应由文件形成单位对电子文件的有效性和完整性进行审核，并由负责人签署意见。如果文件形成单位采用了某些技术方法保证电子文牛的有效性和完整性则应把其技术方法和相关软件一同移交给接收单位。
4.4.2 保管期限的划分。电子文件保管期限的划分，参照国家关于文件的现行有关规定执行。
4.5 归档要求
4.5.1 把带有归档标识的电子文件集中，制成归档数据集，拷贝至耐久性的载体上，至少一式2套，一套封存保管，一套供查阅使用。必要时，复制第3套，异地保存。对于加密电子文件，则应解密后再完成上述工作，
4.5.2 本标准推荐采用的载体按优先顺序分别是：只读光盘、一次写光盘、可擦写光盘、磁带等。禁用软磁盘作为归档电子文牛长期保存的载体。
4.5.3 存储电子文件的载体或包装盒上应贴有标签，标签内填写编号、名称、密级、保管期限、硬件及软件环境
4.5.4 将相应的电子文件机读目录、相关软件、其他说明等一同归档并附归档电子文件登记表。
4.5.5 需要长期保存的电子文件应当把归档电子文件与相应的机读目录存在同一载体上如果是自行开发的应用软件，也应将软件及相关数据存在同一载体上。
4.5.6 原电子文件数据集载体在完成电子文件归档后，保留时间至少1年。
4.5.7 在网络中进行了逻辑归档操作的电子文件应按上述归档过程完成物理归档。
5.电子档案的移交与保管。电子文件归档后按有关规定移交至档案保管部门，作为电子档案进行保管。
5.1 检验
5.1.1 档案保管部门应配备相应的处理设备，以保证完成电子档案的检验工作。归档的每套载体均应接受检验，合格率应达到100%。与纸质档案同时保存的电子档案可采取抽样检验的方法样本数不少于总数的20%合格率应达到100%。
5.1.2 检验项目。
5.1.2.1 载体有划痕，是否清洁。
5.1.2.2 有无病毒。
5.1.2.3 核实电子档案的完整性和有效性审核手续。
5.1.2.4 核实登记表、软件、说明资料等是否齐全。
5.1.3 将检验结果填人电子档案人库登记表。检验有合的，应退回形成单位，重新制作。
5.2 移交手续验收合格后，档案保管部门在电子档案人库登记表上签字盖章。一式2份，一份交电子文件形成单位一份自存。
5.3 保管要求电子档案保管除应具备纸质档案一般的要求外，还应符合下列条件。
5.3.1 归档载体应作防写处理。不得擦、划、触摸记录涂层。载体应直立存放，做到防尘、防变形。
5.3.2 环境温度选定范围: 14℃— 24℃;相对湿度选定范围：45%—60%。
5.3.3 存放时应注意远离强磁场，并与有害气本隔离。
5.3.4 电子档案在形成单位的保管，也应参照上述条件。
5.4 存效性保证
5.4.1 每满1年，对电子档案涉及的形成单位和档案保管部门的设备更新情况进行一次检查登记。
5.4.2 每满2年进行一次抽样机读检验。抽样率不低于10%如发现问题应及时采取恢复措施。
5.4.3 设备环境更新时应确认库存载体与新设备的兼容性，如不兼容，应进行电子档案的载体转换工作，原载体同时保留时间不少于3年。
5.4.4 磁性载体上的电子档案，每4年转存一次。原载体同时保留时间不少于4年。
5.4.5 定期检验结果应填人电子档案管理登记表。
5.5 利用
5.5.1 电子档案的封存载体不得外借。
5.5.2 利用时使用拷贝件。
5.5.3 利用时要遵守保密规定。
5.5.4 利用者对电子档案的使用应在权限规定范围之内。
5.5.5 具有保密要求的电子档案上网时必须符合国家或部门有关保密的规定，要有稳妥的安全保密措施。
5.6 电子档案的销毁鉴定。
5.6.1 电子档案的销毁鉴定，按国家现行有关规定执行。
5.6.2 电子档案的销毁，应在办理审批手续后，方可实施。
5.6.3 非保密电子档案可进行逻辑删除。属于保密范围的电子档案被销毁时，如存储在不可擦除载体上，须连同存储载体一起销毁并在网络中彻底清除。
5.7 统计档案保管部门应及时按年度对电子档案的保管，利用等情况进行统计。
关于推动电子文件归档工作的思考-档案管理论文
与纸质文件相比 电子 文件归档是一项更为艰苦细致且难度较大的工作，主要原因是大多数电子文件形成者或囿于传统观念，误认为电子文件不是文件而忽视其归档，或怕增加工作量而不愿承担此项工作；或由于电子文件对 计算 机系统的依赖性，使其必须借助计算机编目归档，这对不熟悉操作技术的立卷人来说，不像从事纸质文件立卷工作驾轻就熟，容易产生畏难情绪；笔者认为，推动电子文件归档工作的着眼点要高，立足点要实，在规划电子文件归档工作时，应从本单位办公自动化与信息管理工作的大局出发，顺应其 规律 ，摸清信息产生的源头，促使电子文件归档纳入办公自动化和信息管理的工作程序，建立归档制度。一、电子文件归档方式和途径的选择?纸质档案的载体较为稳定安全，而电子文件的载体稳定性差，易损坏，因此归档方式的选择至关重要。经实践检验，利用磁盘，脱机采集数据的介质移交方式容易造成数据丢失。如遇质量较差的磁盘，会 影响 文件的可读性。为防止数据丢失需制作多份备份盘存档，这不仅加大了工作量，也增加了存贮磁盘的数量，简便而安全的方式是采用 网络 移交归档，并利用光盘存贮。网络移交的途径有两条：
(一)借助计算机信息管理网，开通电子文件归档专递网线。随着各单位计算机信息管理网的建立与 发展 ，越来越多的重要文件被传输上网。这些文件经过各业务管理部门挑选，反映了职能活动的概貌，上网前，又按着信息管理部门的统一要求进行了文件格式的转换，在一定程度上保证了数据的可靠性和通用性，是归档的重点。对那些未输送到计算机信息管理网上的具有保存价值的电子文悠扬，应由电子文件形成部门编目整理，也利用网络技术向档案部门传输，可以借助信息管理网络在各业务管理机构与档案部门之间开通电子文件归档专递网线，建立依附在信息管理网上的.归档专用子系统。将上网与未上网的具有保存价值的电子文件通过此系统传输给档案部门。档案部门经与办公自动化和信息管理部门协商后，要对归档的电子文件提出格式要求，但不能是唯一性的，应认可几种通用性较强的软件，如：.DBF、.DOC、.TXT、.EXE等文件。
(二)选择电子文件信息的汇集点，由计算机与信息管理部门负责归档。为适应办公自动化工作发展的需要，人们越来越注重信息工作的系统化和标准化水平，计算机信息系统的开发也从以往的“分散各异”转向“集中统一”，打破了立卷单位人界限，更趋向基于某一方面或几方面职能活动的 内容 而建立系统。计算机与信息管理部门负责规划、统筹本单位信息管理工作，是开发集中统一型信息系统的牵头部门，成为电子文悠扬信息的汇集点，又具有一定的技术设备及人才条件。由他们负责将日常工作中形成的具有保存价值的电子文件归档，无是最佳归档途径之一。
清华大学计算机与信息管理中心计划利用网络技术建立校行政信息管理系统，共分为教学、科研、人事管理三个子系统，正在筹建的教学管理系统与学生注册中心、财务结算中心、教务处、 研究 生院构成数据交换网。注册中心负责学生注册、选课、排课、考表、成绩等数据的传递；结算中心负责学生交费信息的传递；教务处与研究生院负责学籍、教学计划、课程、毕业审查、学位授予数据的传输。计算机与信息中心接收这些数据后，进行集中处理，经汇总的数据通过信息中心又输送给各业务管理部门共享。随着每年数据的更新，过期数据应由信息中心按档案部门的统一要求，进行鉴定，编目整理，通过网络传输，移交给档案部门保存，或直接存入光盘，定期归档。?无论利用何种途径归档，必须由电子文件形成单位按统一格式编目整理后，传输给档案部门，不能由档案部门自行从网上下载，以保证电子文件形成部门对其数据的真实性、准确性负责。档案部门接收的电子文件一律应存入光盘，最好不用磁盘存贮。? 二、依靠原纸质档案立卷工作骨干，实现相关部门职能的交融集成，建立 电子 文件归档制度。?纸质文件归档经过多年实践，已形成相对稳定的骨干队伍，有较好的工作基础，各立卷部门都设立了分管领导和立卷牵头人
电子文件的种类及管理论文
一、电子文件的种类
1、以“载体的异同”划分标准，可以把电子文件分为光盘文件、硬盘文件、软盘文件和磁带文件。光盘文件要通过光盘驱动器识读，硬盘文件要通过硬盘驱动器识读，软盘文件要通过软盘驱动器识读，磁带文件要通过磁带机识读。
2、以“文件的不同用途”分，又可以把文件分为程序文件和数据文件两大类。程序文件是管理设备、生成数据的文件，数据文件是供人们利用加工的数据信息的集合。程序文件又有系统软件和应用软件之分。而我们常用的是应用软件，应用软件里数据库文件形成的数据关联性强，非数据库文件内的数据关联性弱。
3、以“不同属性”为划分标准，文件又有文本文件、超文本文件和纯文本文件之分。文本文件带有一定的格式；超文本文件是集文、像、声于一体的多媒体文件；纯文本文件是不带格式的文本文件。
4、以“数据的.表现形式”为划分标准，它有字符文件、表格文件、图文混排文件、数据库文件、图形文件、动态影像文件与声音文件之分。
5、各类数据文件，按“依存环境”分，又有WPS文件、DOC文件、XLS文件、DBF文件、BMP文件、CAD文件、TXT文件等基于不同的应用软件产生的各种格式文件。格式不同，所需操作条件就不相同，操作方法也有不同。
单位内的电子文件分类，也可参
照国家档案局制订的《工业企业档案分类试行规则》划分，把单位的全部电子文件划分成公务文书类、科技图文类、财会文件类、人事文件类。然后，借鉴纸质档案分类按地区、专业等进行电子文件细分类别。
二、电子文件的管理
1、电子文件的检索原则应当是方便利用和便于文件保密。但电子文件只有做到科学分类，才能实现查找便捷。计算机对文件的检索，基本上也是模拟人工检索，只不过是信息处理速度远远地超过人脑对检索词的反应速度。但是，如果机内文件杂乱无章，文件名称不规范，同样会制约检索速度。另一方面，电子文件也需要保密或限制利用。有些文件属于企业内部机密，对于这一部分文件，一般的用密钥加以控制。对于企业的核心机密，应当采用更加稳妥的保密手段。
2、电子文件的甄别也是需要我们加以考虑的问题。这个问题的关键是区别电子文件真伪、区别电子文件的原件与复制件。电子文件进入网络运行后，其复制是极为便利的，我们必须认真考虑电子文件的真伪识别问题。
3、电子文件的鉴定与归档。电子文件在归档之前，要进行认真地鉴定。电子文件的鉴定，主要是区分文件价值。在本单位制作的所有电子文件之中，只有那些对本单位工作具有查考利用价值的，一定要作为电子档案保存下来。其余的电子文件就可以在机内删除或短期保留。
4、电子文件的鉴定，也存在着区别真伪问题。档案部门所保管的电子档案，应当是电子文件的原件或真实的电子文件；否则，电子档案就失去了凭证价值。归档的电子文件还应当区别出原件与复制件。文件制发单位必须将电子文件的原件（纸质）归档，以保持该电子文件的原始性，以维护电子文件的凭证性和依据性。
电子文件归档的鉴定工作有哪些要求
（1）电子文件的鉴定工作，应包括对电子文件的真实性、完整性、有效性的`鉴定及其确定密级、归档范围和划定保管期限。
（2）归档前应由文件形成单位按照规定的项目对电子文件的真实性、完整性和有效性进行检验，并由负责人签署审核意见，检验和审核结果填入《归档电子文件移交、接收检验登记表》。如果文件形成单位采用了某些技术方法保证电子文件的真实性、完整性和有效性，则应把其技术方法和相关软件一同移交给接收单位。
（3）电子文件的归档范围参照国家关于纸质文件材料归档的有关规定执行，并应包括相应的背景信息和元数据。
（4）电子文件保管期限和密级的划分工作，参照国家关于纸质文件材料密级和保管期限的有关规定执行。电子文件的背景信息和元数据的保管期限应当与内容信息的保管期限一致。应在电子文件的机读目录上逐件标注保管期限的标识。
毕业生就业电子文件归档的难点与对策管理学论文
毕业生就业电子文件管理领域，主要包括：毕业生就业管理系统业务管理电子文件和毕业生就业管理电子文件归档两大类。其中，毕业生就业管理系统业务管理电子文件简称为毕业生就业电子文件。毕业生就业管理电子文件主要包括准备阶段电子文件、监理电子文件、实施电子文件、数字化电子文件和验收电子文件。
一、开展毕业生就业电子文件归档工作的必要性
1、开展毕业生就业管理电子文件归档工作，是现代馆藏档案规范管理的要求。目前，应逐步转向纸质、电子档案接收并重的阶段。今后，各级各类档案馆应着重加强对电子文件的收集，将电子文件的收集工作列入长远规划。
2、开展电子文件归档工作，是档案馆数字化管理毕业生就业档案信息的需要。如果现在还未开始研究电子文件的接收问题，就会出现各级各类档案馆将大量的精力、财力投入到档案的数字化工作中的情况。
二、毕业生就业管理电子文件归
档工作中面临的技术问题1、毕业生就业管理电子文件原始性的认定问题。原始性是档案价值存在的基础，也是其发挥凭证作用的依据。电子文件的原始性认定相对来说较为复杂，必须借助于机器设备和一定的技术手段来鉴别和认定。由于无法判断电子文件的真伪，在利用过程中就不能将其作为依据和凭证使用，而只能起参考作用。因此，只有解决了电子文件原始性的认定，它才能真正发挥作用。
毕业生就业管理电子文件的数据交换格式标准问题。接收毕业生就业管理电子文件的核心，是统一毕业生就业管理电子文件的标准格式，保证移交给档案管理部门的电子文件格式统一。毕业生就业管理电子文件，因其内容不同，种类也不同。因此，要通过软件技术实现不同标准间的自动生成功能，充分利用现有国际、国内公认的`成熟的协议、标准等技术。以国际标准或国内标准为基准，通过科学化、规范化的软件化繁为简，将不同处理手段形成的数据、版式，通过软件自动转化成国际、国内标准。
三、开展毕业生就业管理电子文件归档工作的对策
1、各级各类档案馆应当根据毕业生就业管理电子文件的人工非直读性、信息与载体的可分离性、易复制性、信息的不稳定性特点，采取相应措施，积极履行职责，研究和解决当前毕业生就业管理电子文件归档工作中遇到的问题，切实加强毕业生就业管理电子文件归档工作。
2、采取各种技术措施，确保毕业生就业管理电子文件的原始性。根据现代信息技术的特点和社会各方面对电子文件的需要，建立这样一个“原始性”的概念是适当的和必要的。因为，它是电子文件转化为电子档案，是电子档案具有凭证作用和法律效力的基础。因此，作为电子文件的制作者、管理者，以及电子文件档案工作者都应积极采用有关技术措施，确保电子文件的原始性。一是在电子文件传送系统中，亦采用“双密钥码”对电子文件进行加密，第三者很难从截获的密文中破解原文内容，能够保证电子文件在传输过程中的原始性、真实性。二是积极应用光笔签名和数字签名，表明电子文件签署者的权力和责任，为电子文件发挥凭证作用奠定基础。三是通过消息认证技术、身份验证技术、防火墙技术及各种防护措施，保持电子文件的原始性和真实性。
四、积极开展毕业生就业管理工
程电子文件归档试点工作
1、建立毕业生就业管理便捷高效的远程电子文件归档系统。从各级各类档案馆的数字化观点来看，其业务工作就是对毕业生就业电子文件档案信息的处理与加工，并最终形成的产品——标准格式的数据信息。而毕业生就业管理远程电子文件归档系统，可以实现毕业生就业电子文件档案的全过程处理与加工，实现毕业生就业信息工作记录、电子文件与档案的集成化、动态化管理。有了这样一套系统，各级各类档案馆就可以通过对电子文件的前端控制，对各项管理对象、资源要素实现全方位、全范围和全阶段的优化，实现电子文件档案来源、管理过程、对外服务等方面的数字化，充分提升各级各类档案馆的服务功能。
2、加强各类标准规范的毕业生就业电子文件归档管理。开展毕业生就业管理电子文件归档工作，必须建立起各类标准规范。包括：管理性标准、业务性标准和技术性标准。实施毕业生就业管理电子文件的 归档工作，对档案馆的管理电子文件具有重大的影响，会产生社会效益和经济效益。因此，作为毕业生就业管理电子文件的保管主体，各级各类档案管理部门必须抓住发展的机遇，早日实现毕业生就业管理电子文件归档的数字化。
电子文件与电子档案安全管理对策论文
摘要：近年来，随着社会进步和信息化如火如荼地发展，以及计算机技术和日益成熟的互联网技术在各个行业及办公自动化中的广泛应用，产生了由大量电子文件转化来的新型载体的档案。因此，在档案管理工作中，档案的安全管理意义重大，特别是电子文件和电子档案的管理，因其所显示的特点，致使其安全风险极高。关于电子文件和电子档案的安全管理，本文将从以下几方面展开讨论。
关键词：档案管理；安全管理；安全隐患；电子文件；电子档案
1、什么是档案及电子档案？
档案是指机关、组织和个人在社会活动中直接形成的保存备查的文字、图表、声像及其他各种方式和载体的历史记录。近年来，随着社会进步和信息化如火如荼地发展，以及计算机技术和日益成熟和先进的、繁荣的互联网技术在各个行业及办公自动化的广泛应用，产生了由大量电子文件转化来的新型载体的档案，即电子档案。
2、电子文件和电子档案的特点
一是电子文件便于修改，省时、省力。电子文件在行文、编辑时，完全可以按照人们的想象任意、反复进行修改、润色，在作图方面更是随心所欲，想画想改动变得异常简单。不仅节省人力和经费，还提高了工作效率。二是电子文件信息存储密度大，看似小小的载体，容量都很大，因此可减少存放数量节省空间。三是文件的电子化，不但可以方便检索、摘录、转录，还能够减少纸质档案的制作、复制和传递份数，简化工作流程，提高工作效率。四是互联网彻底改变了文件的传递速度。现在的OA无纸化办公系统。既节省了纸张的使用，同时也提高了文件的传递速度，提高了办公效率。互联网拉近了人与人的距离。五是互联网的日益成熟，更加有利于发挥电子档案的信息共享，提高了档案的利用价值。六是电子档案的利用不受时间和地点的限制。在任何时间、地点，打开计算机，动动手指，就可以实现档案利用。七是电子档案大幅提升了管理效率。电子档案使得档案信息资源快速处理，使得档案资源得以高效利用。八是电子文件和电子档案的不足。电子文件和电子档案容易修改且不留任何痕迹，由于各种因素容易造成信息丢失；电子档案载体的寿命相对比较短，到期前必须转录，很容易造成文件质量下降，或者文件信息丢失，使电子文件的安全受到威胁。
3、威胁电子文件与电子档案的安全隐患
与纸质文件相比，电子文件的信息安全尤为突出，易于编辑的二进制代码、高度共享的信息、开放的计算机系统、四通八达的网络、不断升级的软件、无孔不入的嘿客、肆意横行的病毒、污染多变的环境等等因素，对电子文件和电子档案的信息构成了严重的安全隐患。保密性。非授权用户访问、阅读相关电子文件信息资源；合法用户越权下载相关电子文件信息资源；在使用和处理电子文件信息资源过程中的电磁泄漏；传输电子文件时被非法截获；电子信息资源脱机介质被盗等等。真实性。电子文件的真实性是指电子文件的内容（包括背景信息）经过传输、压缩、格式转换等处理后依然保持其与形成时的原始状况一致。造成电子文件失真的主要原因有人为因素和非人为因素。被修改。嘿客的恶意攻击、授权用户的非法修改、无操作、不真确的信息处理与传输方式、不科学的转换与软件升级、病毒的破坏、系统故障等等均有可能造成文件内容和原数据被修改；被删除。恶意的或误操作，有可能造成电子文件部分或全部内容和元数据被删除；错漏。文件操作过程中的大意、疏忽等原因造成的文字错漏等问题；丢失。文件保存不当或其他原因造成的文件丢失。载体变质也会造成电子文件和元数据丢失。完整、齐全性。是否收集全了作为有机联系的一件事情的完整过程的所有文件。不可读性。可读性是指电子文件无论经过多长时间、经过何种方式处理，都能以人类可以识读的、真实的方式输出信息。造成电子文件不可读的原因包括：系统不兼容；软硬件系统没有及时升级与更新换代；加密密匙丢失、专用软件没有留存；病毒感染；载体过时、损坏或记录衰减等。不可控制性。电子文件的失控，会对电子文件信息安全带来致命的打击。主要表现在以下几方面：软件升级、替换时，能否保证文件不被损坏；能否根据需要调整用户权限和文件开放方式；能否控制（监控）电子文件的下载、拷贝、传输和转换；能否控制电磁环境，实施干扰和反干扰；能否控制电子文件的各种标准和状态，实现信息优化配置和高度共享；能否删除失去保存价值的电子文件；能否实现原数据的更新和验证；能否控制系统工作环境和电子文件脱机介质的保存环境；能否抗否认、追踪、审计、恢复；能否升级安全技术和病毒特征代码；误操作。误操作虽然属于低级错误，但却时有发生。如此等等，都显示了电子文件和电子档案的不可控性。
4、如何消除安全隐患，维护电子文件和电子档案信息安全
4.1坚持维护电子文件信息安全的原则
超前控制原则。信息安全关系到国家的安危、组织的存亡及个人隐私与财产的安全。因此，电子文件管理系统在建设之初，就必须实施并坚持超前控制原则。制定维护电子文件信息安全的制度、标准、策略等，并将其贯彻到软件开发、运用的每一个环节。风险评估原则。对于电子文件信息安全的方针、策略及标准规范等也要进行评审、评估，根据情况进行改进、完善、调整。对于机构内危及电子文件和电子档案信息安全的风险因素有必要进行评估，划分危害等级，以便在维护安全工作中区别对待、尽可能降低风险。同时，对于风险控制目标和控制方案也要进行评估，预测风险发生几率和成因，对症下药，制定应急方案、尽可能将风险降到最低水平。预防控制与恢复并举的原则。在电子文件信息安全管理工作中，应坚持预防为主的原则，居安思危，防患于未然。现实生活中，即使保障工作做得再好，也不能保证零风险。风险仍然有可能存在，并危及软件系统和数据恢复，危及电子文件和电子档案的信息安全。因此，有必要对系统和数据进行恢复控制，从而保证电子文件和电子档案的信息安全。动态控制原则。随着时间的推移、环境的变化、时代的进步和科技的发展等，危及电子文件信息安全的风险因素也会发生变化，原有的安全保障的制度、措施等已经不能满足当前工作的需要，随着各种情况的变化，必须随时调整符合当时工作要求的制度、方针、策略等，以确保电子文件信息长期持续地安全无忧。
4.2保障电子文件和电子档案信息安全的技术对策
物理安全策略。所谓物理安全策略是指保护网络服务器、计算机系统、通信链、系统终端等硬件免受自然灾害、人为破坏、搭线攻击和电磁侦测，确保计算机系统有一个相对安全的电磁兼容环境。硬件备份；使用低辐射计算机设备；电磁屏蔽；电磁干扰。网络系统安全策略。A安全检测和监控检测。所谓安全检测和监控检测是采用预先主动的方式，对客户端和网络系统进行全方位的自动安全监测，发现并避免系统遭受攻击。B系统备份与恢复。使用备份服务器和相关软件，对系统及电子文件进行备份保存，以备不时之需。如系统遭到破坏或系统瘫痪时，备份系统可以迅速启动，恢复并保证系统正常运行。C防火墙技术。防火墙是在机构网络和其他系统网络之间设置障碍，以阻止其他系统的用户对该系统的非法访问，也可以阻止该机构的机要信息从机构网络上非法输出。D访问控制技术。访问控制技术是网络安全防范和保护的主要策略，它可以限制对关键资源的访问利用，防止非法用户进入系统及合法用户对系统信息资源的非法利用。信息安全策略。A加密技术。B数字签名技术。C数字水印技术。数字水印技术最大的特点是具有很好的隐蔽性。利用隐蔽性来达到保护电子文件信息安全的目的。D文件备份与灾难恢复技术。做任何事情都不可能百分百达到预期效果。这在维护电子文件和电子档案信息安全的问题上同样适用。在保护电子文件盒电子档案信息安全上虽然做了大量工作，但是，文件的备份依然是最基本和最必要的安全保障工作，这是保护电子文件信息安全的首要工作，不能因为任何理由而有任何怠慢和敷衍。灾难恢复可谓是亡羊补牢，是灾难发生后的.不得已的手段，是必要的补救措施。E防病毒技术。病毒感染对文件的保存会带来致命打击，因此，防病毒技术一定不能落后。F防拷贝技术。如某些关键部门的重要文件，必须设置阻止拷贝，以防泄密，给国家或个人带来不可弥补的损失。G载体保护技术。H保障长期可读性技术。要保障长期可读，必须要做到技术的更新和无缝衔接。I数据库安全技术。O元数据验证技术。
4.3保障电子文件和电子档案信息安全的管理对策
第一，建立健全信息安全的相关法律法规。用法律的武器切实保护信息安全。第二，制定切实可行的保护电子信息安全的规章制度和措施。用制度约束和规范人们的行为，用制度时时提醒人们，哪些是该做的，哪些是不该做的，哪些是能做到，哪些是不能做到，哪些是必须做的，哪些是绝对不能做的，依靠制度的约束力，保护电子文件信息安全。第三，制定维护电子文件信息安全标准。
5、结束语
电子档案来源于电子文件，因此，电子文件的信息安全与电子档案的信息安全息息相关。为切实有效地确保电子文件的信息安全及其电子档案的安全管理，应遵循管理学理论中的一般循环原则，即实施Plan（策划）—Do（执行）—Check（检查）—Action（措施）的持续改进的模式，即所谓的PDCA模式。在这个模式中，各个模块之间可以实现通过持续的信息反馈来不断修正、改进，从而促进电子文件信息安全方案的不断完善。当然，电子文件和电子档案的信息安全并不只是系统安全人员和档案管理部门的事，它与所有员工都密切相关。安全问题事关重大，机构内每一个人都应无条件地参与电子文件和电子档案的安全管理，各负其责，各司其职。只有这样，才能尽可能做好电子文件及电子档案的安全保障。
参考文献
[1]铁丽杰.如何推进档案工作规范化标准化[N].四平日报，2009-11-06（002）.
★ 如何管理文件
★ IT管理电子简历
★ 电子专业论文
★ 电子技师论文
★ 品质管理电子简历
