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电子文件带来的挑战与对策――试谈电子文档的规范化管理
摘要:1、电子档案与纸质档案,有着截然不同的区别,电子文件的内容不仅易于变化,而且失去了固定的形式,对电子文档管理的管理理论体系、人员素质和管理技术等层面带来诸多挑战。2、解决存在问题的思路与对策。一是对电子文件的“原始性”概念进行重新界定。二是了解和把握电子文档管理的特殊性和发展趋向,即信息内容数码化、文档管理现代化、文档处理一体化、档案信息情报一体化。三是以人为本,提高文档管理人员“含金量”,锻造复合型人才资源。
关键词:电子 文档 管理 挑战 对策
国务院及国务院办公厅、中共山东省委及办公厅自今年7月1日以后全部取消了纸质红头文件,并对重要文件和统计数据分别以政报、汇编等形式对外权威发布。我国发达地区比如深圳、重庆等地早在2月前就取消了纸制文件,开创了我国文档管理新理念的先河。
电子文件是能被计算机系统识别、处理,并按照一定格式存储在磁带、磁盘或者光盘等介质上,并可以在网络上传递的数字代码序列。在计算机显示器或者打印机上看到的文字、图纸等构成的电子文件形态,只不过是电子文件的某种输出形式而已。过去、现在和将来,使用纸墨、照片形成和传递的政府机关公文以及图书、图纸、图形、影像、文献资料、科技情报、商业信息,都可以利用计算机进行处理。而且电子文件越来越被政府机关、社会团体以及个人广泛地认识和应用,成为势不可挡的潮流。
电子文件的优越性在此不再一一赘述。如何利用和保护电子文件和电子档案工作已经成为文档战线思考和急待解决的问题。
一、使用和管理电子文档中遇到的困难与挑战。
(一)电子文件的内容不仅易于变化,而且失去了固定的形式。
一是电子文件易于修改,而且改动后可以不留任何痕迹。虽然已有一些技术可防止伪造电子文件和在“原稿”上增删改,但其内容发生变化的可能性总是比纸质文件要大得多,从而使人们感到把握其内容原貌的困难。在网络上传递的电子文件也有可能被非法截获或更改。二是电子文件制作过程的虚拟化使得对其原件的界定难于实现。电子文件制作者不一定像制作纸质文件那样必须制出一份或一批原件来行使其职责,有时他只不过制作一个“窗口”,将必要的信息集中在一起,并在需要的时候将其输出。这个“窗口”可以在众多的电子计算机上显示出来,也可被不同的“收文者”拷贝到他的电子计算机存储器上或转换成硬拷贝保存起来。在不同时间不同地点由不同人获得同一内容文件可以毫无区别,无法区分其中哪个是“原件”和“复制件”。三是电子计算机软硬件技术的不断更新换代,迫使电子文件必须不断地适应新的“生存环境”,这种适应往往需要以自身结构、格式的改变为代价。为了保证电子文件的可读性,常常需要加以转换。因此,长期保存的电子文件很可能在结构和格式上与最初形成的大不相同。四是电子文件不再具有固定的存储载体,根据利用需要,人们可以采用不同的方式输出。对于长期保存的电子文件,还需要定期进行复制,转换载体,以防止信息损失。一份电子文件没有了固定的载体,也就无法通过载体来判定这份电子文件的原始性。五是电子文件不再具有特定的字迹,人们可以根据需要以不同的字体、字号将电子文件输出,无法从字迹上分辨其原始性。六是目前电子文件的签署技术还不普及,我们还不能为每一份电子文件盖印或亲自签名,也就无法借助印章或签署的字迹来判断一份电子文件是否为原件。①
(二)电子档案管理的困难性。
对电子文件、电子文件归档及其归档后形成电子档案的管理,绝不是仅仅懂得纸质档案管理理论、原则、方法和技术的管理人员所能胜任的。也不是仅仅懂得电子计算机技术或数据通信技术的人员所能胜任的。前者不懂电子文件形式、存储、传输、检索、利用等技术,就无法对电子文件、电子文件归档及其归档后形成的电子档案进行管理,更无法达到长期保存和开发利用电子档案的目的。后者不懂档案管理的基础知识、管理原则和管理环节,无法理解电子档案长期保存的必要性和严重性,无法实施电子文件的收集、积累、整理、鉴定、归档,也就不可能采取一切必要的技术和措施,长期保存电子档案,使人类活动的真实记录不遭受损失。所以,我们不能盲目地认为凡是从事纸质档案管理的人员,都能管理电子档案;也不能机械地认为凡是懂得电子计算机软硬件技术或数字通信技术的工程人员,都可以管理电子档案。
对于电子档案的开发利用,将会出现一系列新问题,如怎样保证电子档案的可存取性、可用性、可理解性?又如电子档案利用场所,是允许上网利用?还是只限于在档案馆(室)的借阅系统?还有电子档案的开放年限问题、保密问题、跨国利用问题等等。
二、解决存在问题的思路与对策。
(一)对电子文件的“原始性”概念进行重新界定。
电子文件的上述特点使我们无法采用与纸质文件相同的标准和方法来判断它的原始性,需要为这建立一个新的“原始性”概念。对于一份电子文件来说,只要它的内容确确实实是当时,由原作者撰写或制作出来,此后从未修改过,我们就应该承认它是原始的,尽管它没有固定的载体,没有实在的物理形态,甚至因转换而失去了原来的格式。②这种“原始性”概念与纸质文件原件的区别主要在于,它抛弃了文件形式上的原始性,即允许文件载体、字迹、格式等表现形式发生变化,仅以文件中所含信息的真实、准确,即内容的原始性为唯一标准。根据现代信息技术的特点和社会各方面对电子文件的需要,建立这样一个“原始性”的新概念是适当和必要的,它将是电子文件转化为电子档案,全面行使“历史记录”和“社会记忆”功能的根据,是电子档案“享有”与纸制档案同样凭证作用和法律效力的基础。
(二)寻找文档管理创新的理论支持。
文件运动周期理论,又称文件生命周期理论,是指导文件从其形成到转化为档案直至消亡的整个发展变化过程及其运动规律的理论。这一理论的基本含义主要可概括为:从现行文件到档案是一个完整的运动周期;这一整个运动周期因其特点和作用不同而区分为不同的运动阶段;针对各个不同运动阶段的特点,应采用相应的管理方式。文件运动周期理论,是档案学的基本理论,它普遍流行于欧美档案学界。③近几年来,我国有的档案学者开始对这一理论进行宣传介绍和研究工作,逐渐在我国档案学界引起重视。了解和熟悉这一理论,认识和掌握文件转化为档案全过程的规律及各个阶段的特点和作用,对进一步科学地管理好文件和档案有着重要意义。
文件运动周期理论告诉我们,从现行文件到档案是一个统一的、前后衔接的过程,将这样一个有机联系的整个过程纳入一个统一的管理系统之中产生文件和档案的`一体化管理是理所当然的。所谓一体化,并非去抹煞不同运动阶段文件管理的特点,而是要求在一个统一的系统之内,有统一的控制中心,统一的工作制度,统一的、前后各有特点又互相衔接的工作程序。也就是说对原来相隔在文书和档案两个工作部门,且相对独立,但又有不少具体工作环节互相雷同和重复的两个管理系统,真正从组织制度和工作程序上结合在一起,成为一个统一的管理体系。这样就能从文件的形成时起对其运动的全过程进行比较全面、有效和统一地控制,既精简了工作程序,减少了不必要的重复劳动,又能避免因现行文件管理不善致使档案部门有可能收集不到系统、完整档案的弊端,提高了案卷质量,达到了以较小的耗费取得较大的效益的目的。
(三)充分了解电子文档管理的特殊性和发展趋向。
电子档案与纸质档案,有着截然不同的区别,这就造成电子文件及电子档案管理的特殊性,并表现出发展的趋势和方向。
一是信息内容数码化。电子文件、电子档案是将文字、图形、图像、影像、声音等信息,按照一定的格式转换为数码或符号,进行存储、传输。通过相应的软硬件技术还原后才能知晓。
二是文档管理现代化。这两者的核心问题又是在现行文件管理和档案管理中应用电子计算机。当文件制成并进入现行阶段,文书工作人员便依据文件运动周期理论和统一的程序、标准将文件信息和有关数据输入计算机,同时完成对其分类标引、主题标引,并经过计算机的数据处理程序,自动转换成具有档案管理特征的信息资源。然后根据需要自动形成各种形式的,具有检索、统计、编研等有实际利用价值的二次档案信息,实现一次输入,多次、多种形式输出的目的,并为下一年初的调整立卷奠定可靠基础。同时,也为档案部门深化管理提供了必要的物质条件。计算机文书处理与档案管理统一系统的建立,加强了部门之间的横向信息联系和纵向的深化管理,使档案部门可以及时对每一处理完毕的文件材料实施标准化监督和业务指导。它保证了文书处理过程和档案标准程序的同步实现,从而大大地减少了的手工管理的重复劳动和工作环节,提高了工作效率和质量。
三是文档处理一体化。电子文件、电子档案和电子计算机软硬件技术及相关设备,有着密不可分的
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关系。而电子文件归档必须要了解形成电子文件的相应软件和设备。在电子文件设计形成阶段,档案人员就要参与设计,进行指导,使产生的电子文件能按归档要求归档,并能进行统一管理和长期保存;同时还要了解具有长期保存价值的电子文件产生背景、设计思想、数据形式、以及相应的电子计算机软硬件技术等。电子文件形成后,在使用过程中,档案人员要参于对其管理,熟知在使用过程中发生的各种情况,并进行积累。要及时按档案整理、鉴定的有关要求,对电子文件进行整理、鉴定、归档。否则长时期不过问,相关技术发生了变化,设备陈旧或更新,原来的电子文件,在新的条件下必然读不出来,这样人类活动的真实记录就可能遭受损失。从管理方面看,电子文件、电子档案之间很难划分出明显的界限。电子文件的形成者,电子档案的管理者,要通力协作,才能保证电子文件、电子档案的可存取性、可用性、可理解性。因此,在电子文件时代,文档一体化管理,势在必行。四是档案信息情报一体化。二十一世纪是电子时代。办公室工作的自动化和文件档案管理的现代化,人们迫切需要社会信息“资源共享”,于是档案与文件管理的一体化及档案、图书、情报工作一体化的发展趋势更加突出。档案与图书和情报同为社会信息资源,在信息管理上具有许多共同点,所以档案工作与图书工作和情报工作实行一体化管理也是具有共同基础的。随着人们对档案、文书、图书和情报等综合文献信息需要的日益增长。以及世界范围内要求信息“资源共享”的新趋势,社会要求综合信息实行一体化管理。同时,以电子计算机为中心的现代科学技术,也为“两个一体化”管理提供了技术保证。
五是保管保存技术化。电子档案的保存要比纸质档案保存复杂的多。首先要考虑电子档案可存取性、可用性、可理解性等,这就要求不仅保存电子档案所表述的信息,而且还要保存相应的软硬件技术及背景信息和元数据等。电子档案所依赖的电子计算机发展很快,设备不断更新,软件技术日新月异;其存储载体性能也不甚耐久,磁性存储载体常有退磁、粘连等现象,光盘也有矫变和保护膜遭受划伤等现象。这些都是影响电子档案长期保存的不利因素,需要电子档案的管理人员认真对待,并且要有一套整的对策、技术和措施。
三、探索文档管理规范化的路子。
(一) 合理舍取,充分借鉴纸制档案的管理标准。
在我国,纸质等载体档案有一套较为完整的管理标准,这些标准是长期实践经验的总结,它是在纸质等载体档案管理现代化的迫切需要下,近十年来才完成的。这些标准的条文,在电子文件归档及电子档案管理的过程中,可能只有部分适用,甚至完全不适用。电子档案管理是一项极其复杂的技术工程,与纸质等载体档案截然不同,所以一开始就充分注意到电子档案的各项管理标准、法规、制度的建立,以防有长期保存价值的电子文件在形成、使用、归档过程中,遭受损失。但制定电子文件及电子档案的管理标准,难度很大。因为我们没有这方面的长期实践经验,而电子文件所涉及的技术和设备又在不断地发展和变化。我们只有根据我国的实际情况,用认真研究来弥补我们的实践少、经验不足,同时也可借鉴国际上有关标准和发达国家的经验,尽快地制定出我国有关电子文件及电子档案的管理标准、法规和制度。近年来,我国档案部门和研究机构针对文档管理进行了深入的探索,逐步摸索出了电子文档管理的“雏形”。制定出台了《电子文件归档与电子档案管理规范》,针对电子文件进行了定义、电子文件的收集范围、收集积累要求、收集方法、电子文件的整理、电子文件的归档包括归档范围、归档时间、电子文件及相关数据设备的检测、有效性和完整性鉴定、保管期限的划分、电子档案的移交与保管都作了详细的规定。这就为文档管理规范化奠定了基础。
(二)以人为本,锻造复合型文档管理人才资源。
在电子时代,电子档案的实质是技术工程;电子档案管理,实质是一项档案技术工程的管理。“五化”的发展趋势,要求档案专业人员必须成为既能从事现代文书的处理和档案的管理,又能从事档案、图书、情报等综合信息的管理。文档管理管理人员既要掌握本专业的基本理论和基本知识外,要求管理人员既具备档案管理基础知识,熟练地掌握档案工作的基本原则和方法;又要熟练掌握微电子技术、电子计算机软硬件技术、数字通信技术等。还要学习文书学、图书馆学和情报学的有关知识。
鼓励和支持文档工作者提高自身素质,提高自身“含金量”,才能适应文档工作的需要和文档事业的发展要求。
参考文献:
①、②国家档案局,《电子文件归档与电子档案管理概论》,中国档案出版社第1版, P29.P123.
③易炳炎、苗壮主编,《档案学概要》,甘肃人民出版社第1版,P270.
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电子文件带来的挑战与对策-试谈电子文档的规范化管理
摘要：1、电子档案与纸质档案，有着截然不同的区别，电子文件的内容不仅易于变化，而且失去了固定的形式，对电子文档管理的管理理论体系、人员素质和管理技术等层面带来诸多挑战。2、解决存在问题的思路与对策。一是对电子文件的“原始性”概念进行重新界定。二是了解和把握电子文档管理的特殊性和发展趋向，即信息内容数码化、文档管理现代化、文档处理一体化、档案信息情报一体化。三是以人为本，提高文档管理人员“含金量”，锻造复合型人才资源。关键词：电子 文档 管理 挑战 对策
国务院及国务院办公厅、中共山东省委及办公厅自今年7月1日以后全部取消了纸质红头文件，并对重要文件和统计数据分别以政报、汇编等形式对外权威发布。我国发达地区比如深圳、重庆等地早在202月前就取消了纸制文件，开创了我国文档管理新理念的先河。
电子文件是能被计算机系统识别、处理，并按照一定格式存储在磁带、磁盘或者光盘等介质上，并可以在网络上传递的数字代码序列。在计算机显示器或者打印机上看到的文字、图纸等构成的.电子文件形态，只不过是电子文件的某种输出形式而已。过去、现在和将来，使用纸墨、照片形成和传递的政府机关公文以及图书、图纸、图形、影像、文献资料、科技情报、商业信息，都可以利用计算机进行处理。而且电子文件越来越被政府机关、社会团体以及个人广泛地认识和应用，成为势不可挡的潮流。
电子文件的优越性在此不再一一赘述。如何利用和保护电子文件和电子档案工作已经成为文档战线思考和急待解决的问题。
一、使用和管理电子文档中遇到的困难与挑战。
（一）电子文件的内容不仅易于变化，而且失去了固定的形式。
一是电子文件易于修改，而且改动后可以不留任何痕迹。虽然已有一些技术可防止伪造电子文件和在“原稿”上增删改，但其内容发生变化的可能性总是比纸质文件要大得多，从而使人们感到把握其内容原貌的困难。在网络上传递的电子文件也有可能被非法截获或更改。二是电子文件制作过程的虚拟化使得对其原件的界定难于实现。电子文件制作者不一定像制作纸质文件那样必须制出一份或一批原件来行使其职责，有时他只不过制作一个“窗口”，将必要的信息集中在一起，并在需要的时候将其输出。这个“窗口”可以在众多的电子计算机上显示出来，也可被不同的“收文者”拷贝到他的电子计算机存储器上或转换成硬拷贝保存起来。在不同时间不同地点由不同人获得同一内容文件可以毫无区别，无法区分其中哪个是“原件”和“复制件”。三是电子
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电子文件与电子档案安全管理对策论文
摘要：近年来，随着社会进步和信息化如火如荼地发展，以及计算机技术和日益成熟的互联网技术在各个行业及办公自动化中的广泛应用，产生了由大量电子文件转化来的新型载体的档案。因此，在档案管理工作中，档案的安全管理意义重大，特别是电子文件和电子档案的管理，因其所显示的特点，致使其安全风险极高。关于电子文件和电子档案的安全管理，本文将从以下几方面展开讨论。
关键词：档案管理；安全管理；安全隐患；电子文件；电子档案
1、什么是档案及电子档案？
档案是指机关、组织和个人在社会活动中直接形成的保存备查的文字、图表、声像及其他各种方式和载体的历史记录。近年来，随着社会进步和信息化如火如荼地发展，以及计算机技术和日益成熟和先进的、繁荣的互联网技术在各个行业及办公自动化的广泛应用，产生了由大量电子文件转化来的新型载体的档案，即电子档案。
2、电子文件和电子档案的特点
一是电子文件便于修改，省时、省力。电子文件在行文、编辑时，完全可以按照人们的想象任意、反复进行修改、润色，在作图方面更是随心所欲，想画想改动变得异常简单。不仅节省人力和经费，还提高了工作效率。二是电子文件信息存储密度大，看似小小的载体，容量都很大，因此可减少存放数量节省空间。三是文件的电子化，不但可以方便检索、摘录、转录，还能够减少纸质档案的制作、复制和传递份数，简化工作流程，提高工作效率。四是互联网彻底改变了文件的传递速度。现在的OA无纸化办公系统。既节省了纸张的使用，同时也提高了文件的传递速度，提高了办公效率。互联网拉近了人与人的距离。五是互联网的日益成熟，更加有利于发挥电子档案的信息共享，提高了档案的利用价值。六是电子档案的利用不受时间和地点的限制。在任何时间、地点，打开计算机，动动手指，就可以实现档案利用。七是电子档案大幅提升了管理效率。电子档案使得档案信息资源快速处理，使得档案资源得以高效利用。八是电子文件和电子档案的不足。电子文件和电子档案容易修改且不留任何痕迹，由于各种因素容易造成信息丢失；电子档案载体的寿命相对比较短，到期前必须转录，很容易造成文件质量下降，或者文件信息丢失，使电子文件的安全受到威胁。
3、威胁电子文件与电子档案的安全隐患
与纸质文件相比，电子文件的信息安全尤为突出，易于编辑的二进制代码、高度共享的信息、开放的计算机系统、四通八达的网络、不断升级的软件、无孔不入的嘿客、肆意横行的病毒、污染多变的环境等等因素，对电子文件和电子档案的信息构成了严重的安全隐患。保密性。非授权用户访问、阅读相关电子文件信息资源；合法用户越权下载相关电子文件信息资源；在使用和处理电子文件信息资源过程中的电磁泄漏；传输电子文件时被非法截获；电子信息资源脱机介质被盗等等。真实性。电子文件的真实性是指电子文件的内容（包括背景信息）经过传输、压缩、格式转换等处理后依然保持其与形成时的原始状况一致。造成电子文件失真的主要原因有人为因素和非人为因素。被修改。嘿客的恶意攻击、授权用户的非法修改、无操作、不真确的信息处理与传输方式、不科学的转换与软件升级、病毒的破坏、系统故障等等均有可能造成文件内容和原数据被修改；被删除。恶意的或误操作，有可能造成电子文件部分或全部内容和元数据被删除；错漏。文件操作过程中的大意、疏忽等原因造成的文字错漏等问题；丢失。文件保存不当或其他原因造成的文件丢失。载体变质也会造成电子文件和元数据丢失。完整、齐全性。是否收集全了作为有机联系的一件事情的完整过程的所有文件。不可读性。可读性是指电子文件无论经过多长时间、经过何种方式处理，都能以人类可以识读的、真实的方式输出信息。造成电子文件不可读的原因包括：系统不兼容；软硬件系统没有及时升级与更新换代；加密密匙丢失、专用软件没有留存；病毒感染；载体过时、损坏或记录衰减等。不可控制性。电子文件的失控，会对电子文件信息安全带来致命的打击。主要表现在以下几方面：软件升级、替换时，能否保证文件不被损坏；能否根据需要调整用户权限和文件开放方式；能否控制（监控）电子文件的下载、拷贝、传输和转换；能否控制电磁环境，实施干扰和反干扰；能否控制电子文件的各种标准和状态，实现信息优化配置和高度共享；能否删除失去保存价值的电子文件；能否实现原数据的更新和验证；能否控制系统工作环境和电子文件脱机介质的保存环境；能否抗否认、追踪、审计、恢复；能否升级安全技术和病毒特征代码；误操作。误操作虽然属于低级错误，但却时有发生。如此等等，都显示了电子文件和电子档案的不可控性。
4、如何消除安全隐患，维护电子文件和电子档案信息安全
4.1坚持维护电子文件信息安全的原则
超前控制原则。信息安全关系到国家的安危、组织的存亡及个人隐私与财产的安全。因此，电子文件管理系统在建设之初，就必须实施并坚持超前控制原则。制定维护电子文件信息安全的制度、标准、策略等，并将其贯彻到软件开发、运用的每一个环节。风险评估原则。对于电子文件信息安全的方针、策略及标准规范等也要进行评审、评估，根据情况进行改进、完善、调整。对于机构内危及电子文件和电子档案信息安全的风险因素有必要进行评估，划分危害等级，以便在维护安全工作中区别对待、尽可能降低风险。同时，对于风险控制目标和控制方案也要进行评估，预测风险发生几率和成因，对症下药，制定应急方案、尽可能将风险降到最低水平。预防控制与恢复并举的原则。在电子文件信息安全管理工作中，应坚持预防为主的原则，居安思危，防患于未然。现实生活中，即使保障工作做得再好，也不能保证零风险。风险仍然有可能存在，并危及软件系统和数据恢复，危及电子文件和电子档案的信息安全。因此，有必要对系统和数据进行恢复控制，从而保证电子文件和电子档案的信息安全。动态控制原则。随着时间的推移、环境的变化、时代的进步和科技的发展等，危及电子文件信息安全的风险因素也会发生变化，原有的安全保障的制度、措施等已经不能满足当前工作的需要，随着各种情况的变化，必须随时调整符合当时工作要求的制度、方针、策略等，以确保电子文件信息长期持续地安全无忧。
4.2保障电子文件和电子档案信息安全的技术对策
物理安全策略。所谓物理安全策略是指保护网络服务器、计算机系统、通信链、系统终端等硬件免受自然灾害、人为破坏、搭线攻击和电磁侦测，确保计算机系统有一个相对安全的电磁兼容环境。硬件备份；使用低辐射计算机设备；电磁屏蔽；电磁干扰。网络系统安全策略。A安全检测和监控检测。所谓安全检测和监控检测是采用预先主动的方式，对客户端和网络系统进行全方位的自动安全监测，发现并避免系统遭受攻击。B系统备份与恢复。使用备份服务器和相关软件，对系统及电子文件进行备份保存，以备不时之需。如系统遭到破坏或系统瘫痪时，备份系统可以迅速启动，恢复并保证系统正常运行。C防火墙技术。防火墙是在机构网络和其他系统网络之间设置障碍，以阻止其他系统的用户对该系统的非法访问，也可以阻止该机构的机要信息从机构网络上非法输出。D访问控制技术。访问控制技术是网络安全防范和保护的主要策略，它可以限制对关键资源的访问利用，防止非法用户进入系统及合法用户对系统信息资源的非法利用。信息安全策略。A加密技术。B数字签名技术。C数字水印技术。数字水印技术最大的特点是具有很好的隐蔽性。利用隐蔽性来达到保护电子文件信息安全的目的。D文件备份与灾难恢复技术。做任何事情都不可能百分百达到预期效果。这在维护电子文件和电子档案信息安全的问题上同样适用。在保护电子文件盒电子档案信息安全上虽然做了大量工作，但是，文件的备份依然是最基本和最必要的安全保障工作，这是保护电子文件信息安全的首要工作，不能因为任何理由而有任何怠慢和敷衍。灾难恢复可谓是亡羊补牢，是灾难发生后的.不得已的手段，是必要的补救措施。E防病毒技术。病毒感染对文件的保存会带来致命打击，因此，防病毒技术一定不能落后。F防拷贝技术。如某些关键部门的重要文件，必须设置阻止拷贝，以防泄密，给国家或个人带来不可弥补的损失。G载体保护技术。H保障长期可读性技术。要保障长期可读，必须要做到技术的更新和无缝衔接。I数据库安全技术。O元数据验证技术。
4.3保障电子文件和电子档案信息安全的管理对策
第一，建立健全信息安全的相关法律法规。用法律的武器切实保护信息安全。第二，制定切实可行的保护电子信息安全的规章制度和措施。用制度约束和规范人们的行为，用制度时时提醒人们，哪些是该做的，哪些是不该做的，哪些是能做到，哪些是不能做到，哪些是必须做的，哪些是绝对不能做的，依靠制度的约束力，保护电子文件信息安全。第三，制定维护电子文件信息安全标准。
5、结束语
电子档案来源于电子文件，因此，电子文件的信息安全与电子档案的信息安全息息相关。为切实有效地确保电子文件的信息安全及其电子档案的安全管理，应遵循管理学理论中的一般循环原则，即实施Plan（策划）—Do（执行）—Check（检查）—Action（措施）的持续改进的模式，即所谓的PDCA模式。在这个模式中，各个模块之间可以实现通过持续的信息反馈来不断修正、改进，从而促进电子文件信息安全方案的不断完善。当然，电子文件和电子档案的信息安全并不只是系统安全人员和档案管理部门的事，它与所有员工都密切相关。安全问题事关重大，机构内每一个人都应无条件地参与电子文件和电子档案的安全管理，各负其责，各司其职。只有这样，才能尽可能做好电子文件及电子档案的安全保障。
参考文献
[1]铁丽杰.如何推进档案工作规范化标准化[N].四平日报，-11-06（002）.
电子文件档案化管理分析与对策
阐述了应如何发展电子档案化管理,并介绍了电子文件档案化管理与传统档案管理的主要区别.
作 者：颜士兰 作者单位：鹤岗市市政设施行政管理处,黑龙江鹤岗,154100 刊 名：黑龙江科技信息 英文刊名：HEILONGJIANG SCIENCE AND TECHNOLOGY INFORMATION 年，卷(期)：2009 “”(5) 分类号：G27 关键词：电子文件档案 管理 分析 对策摘 要：电子文件越来越成为现代文件的重要形式。由于电子档案管理与传统的纸质档案管理在理论、方法、标准等方面的不同，所以研究电子文件的特点，制定归档管理的对策，就显得越来越重要。
关键词：电子文件;档案管理;纸介质;归档
电子文件以其载体和载体与信息结合方式的特殊性对传统档案保护理论造成很大的冲击，电子文件与传统纸质档案在保护技术上有很大的差别，这些差别将是电子时代档案保护技术的新领域。
1、电子文件的定义
电子文件是指在数字设备及环境中形成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。
2、电子文件的两个基本特征
2.1电子文件是由电子计算机生成和处理，其信息以二进制数字代码记录和表示，因此亦可称为“数字文件”。这是电子文件与以往所有其他形式文件的基本区别，也是电子文件信息与其他数字信息的共同点。
数字信息使用0和1两种两种数码的组合来记录信息，每一个0或1叫做1个比特，需要记录的信息用一串比特存储于计算机存储器(包括内存储器和各种外存储器)中，并可通过通信网络进行传输。
2.2电子文件是文件的一种类型，应该具有文件的各种属性，特别是要有特定的用途和效力。这是电子文件与其他数字信息的基本区别，也是电子文件与其他形式文件的共同点。
从逻辑上说，电子文件是“数字信息”和“文件”两个概念的交集，它是具有文件特征的数字信息，又是以数字信息为特征的文件。
3、 电子文件的真实性、完整性和有效性保证
3.1应建立规范的制度和工作程序并结合相应的技术措施，从电子文件形成开始不间断地对有关处理操作进行管理登记，保证电子文件的产生、处理过程符合规范。
3.1.1 登记处理过程中相互衔接的各类责任者(如起草者、修改者、审核者、签发者等)。
3.1.2 登记处理过程中的各类操作者(打字者、发文者、收文者、存储管理者等)。
3.1.3 登记处理过程中产生的责任凭证信息(批示、签名、印章、代码等)。
3.1.4 登记电子文件传递、交接过程中的其他标识。
3.2应采取可靠的安全防护技术措施，保证电子文件的真实性。
3.2.1 建立对电子文件的操作者可靠的身份识别与权限控制。
3.2.2 设置符合安全要求的操作日志，随时自动记录实施操作的人员、时间、设备、项目、内容等。
3.2.3 对电子文件采用防错漏和防调换的标记。
3.2.4 对电子印章、数字签署等采取防止非法使用的措施。
3.3应建立电子文件完整性管理制度并采取相应的技术措施采集背景信息和元数据。
3.4应建立电子文件有效性管理制度并采取相应的技术保证措施。
3.5 电子文件的处理和保存应符合国家的安全保密规定，针对自然灾害、非法访问、非法操作、病毒侵害等采取与系统安全和保密等级要求相符的防范对策，主要有：网络设备安全保证;数据安全保证;操作安全保证;身份识别方法等。
3.6 电子文件的收集与积累
4.1收集积累要求
4.1.1 记录了重要文件的主要修改过程和办理情况，有查考价值的电子文件及其电子版本的定稿均应被保留。正式文件是纸质的，如果保管部门已开始进行向计算机全文的转换工作，则与正式文件定稿内容相同的电子文件应当保留，否则可根据实际条件或需要，确定是否保留。
4.1.2 当公务或其他事务处理过程只产生电子文件时，应采取严格的安全措施，保证电子文件不被非正常改动。同时应随时对电子文件进行备份，存储于能够脱机保存的载体上。
4.1.3 对在网络系统中处于流转状态，暂时无法确定其保管责任的电子文件，应采取捕获措施，集中存储在符合安全要求的电子文件暂存存储器中，以防散失。
4.1.4 对用文字处理技术形成的文本电子文件，收集时应注明文件存储格式、文字处理工具等，必要时同时保留文字处理工具软件。文字型电子文件以XML、RTF、TXT为通用格式。
4.1.5对用扫描仪等设备获得的采用非通用文件格式的`图像电子文件，收集时应将其转换成通用格式，如无法转换，则应将相关软件一并收集。扫描型电子文件以JPEG、TIFF为通用格式。
4.1.6 对用计算机辅助设计或绘图等设备获得的图形电子文件，收集时应注明其软硬件环境和相关数据。
4.1.7 对用视频或多媒体设备获得的文件以及用超媒体链结技术制作的文件，应同时收集其非通用格式的压缩算法和相关软件。视频和多媒体电子文件以MPEG、AVl为通用格式。
4.1.8 对用音频设备获得的声音文件，应同时收集其属性标识、参数和非通用格式的相关软件。音频电子文件以WAV、MP3为通用格式。
4.1.9 对通用软件产生的电子文件，应同时收集其软件型号、名称、版本号和相关参数手册、说明资料等。专用软件产生的电子文件原则上应转换成通用型电子文件，如不能转换，收集时则应连同专用软件一并收集。
4.1.10 计算机系统运行和信息处理等过程中涉及的与电子文件处理有关的参数、管理数据等应与电子文件一同收集。
4.1.11对套用统一模板的电子文件，在保证能恢复原形态的情况下，其内容信息可脱离套用模板进行存储，被套用模板作为电子文件的元数据保存。
4.1.12 定期制作电子文件的备份。
4.2 电子文件的登记
4.2.1每份电子文件均应在《电子文件登记表》中登记(见附录A的表A.1和表A.2)。
4.2.2电子文件登记表应与电子文件同时保存。
4.2.3 电子文件登记表如果制成电子表格，应与电子文件一同保存，永久保存的电子表格应附有纸质等拷贝件并与相应的电子文件拷贝一起保存。
4.2.4 电子文件稿本代码：M-草稿性电子文件;U-非正式电子文件;F-正式电子文件。
4.2.5 电子文件类别代码：T-文本文件;I-图像文件;G-图形文件;V-影像文件;A-声音文件;0-超媒体链结文件;P-程序文件;D-数据文件。
5.1 归档要求
文件形成部门或信息管理部门应定期把经过鉴定符合归档条件的电子文件向档案部门移交，并按档案管理要求的格式将其存储到符合保管期限要求的脱机载体上。
5.2鉴定
5.2.1 电子文件的鉴定工作，应包括对电子文件的真实性、完整性、有效性的鉴定及确定密级、归档范围和划定保管期限。
5.2.2归档前应由文件形成单位按照规定的项目对电子文件的真实性、完整性和有效性进行检验，并由负责人签署审核意见，检验和审核结果填入《归档电子文件移交、接收检验登记表》。
如果文件形成单位采用了某些技术方法保证电子文件的真实性、完整性和有效性，则应把其技术方法和相关软件一同移交给接收单位。
5.2.3 电子文件的归档范围参照国家关于纸质文件材料归档的有关规定执行，并应包括相应的背景信息和元数据。
5.2.4 电子文件保管期限和密级的划分工作，参照国家关于纸质文件材料密级和保管期限的有关规定执行。电子文件的背景信息和元数据的保管期限应当与内容信息的保管期限一致。应在电子文件的机读目录上逐件标注保管期限的标识。
5.5 归档
5.5.1电子文件的归档，按照鉴定标识进行。电子文件的归档可分两步进行，对实时进行的归档先做逻辑归档，然后定期完成物理归档。归档时，应充分考虑电子文件的技术环境、相关软件、版本、数据类型、格式、被人操作数据、检测数据等技术因素。
将电子文件的管理权从网络上转移至档案部门，在归档工作中，存储格式和位置暂时保持不变。
5.5.2物理归档。凡在网络中予以逻辑归档的电子文件，均应定期完成物理归档。
归档完毕，电子文件形成部门应将存有归档前电子文件的载体保存至少1年。
目前，保护电子文件信息不被修改、盗窃、删除的技术途径主要有防火墙技术、存取权限控制、数据加密法、数字水印法、数字时间印章法等。 然而，保护电子文件信息的技术只能是相对的，因为电子文件的加密和解密技术都在不断地发展。
电子文件归档与电子档案管理
电子文件归档与电子档案管理项目由浙江省档案局、浙江大学快威科技有限公司、国家档案局科研所、全国档案科技专家委员会、浙江省委办公厅信息中心共同完成，1月通过技术鉴定，同年获国家档案局优秀科技成果一等奖，
该项目根据我国文件、档案运行的实际情况，研究建立了一套科学可行的电子档案原始性、真实性、完整性保障体系，该体系主要由以‘电子文件运行期生命周期表’为核心的电子文件运行模式，以保证归档电子文件原始性、真实性、完整性为核心的电子文件归档管理系统，以电子档案信息的安全保证技术、非法数据检验技术为核心的档案馆(室)电子档案信息管理系统三个子系统构成，
项目采用软件工程开发技术，并在LOTUS NOTES平台原有技术特点上，创造性地建立了本项目特有的电子档案数据检验技术、非法数据处理技术及原始数据恢复技术，有效地保证了电子档案的原始性、完整性和真实性。
该项目针对电子文件特征所建立的“无卷归档”组织方法及运行模式不仅适合电子文件的归档管理，同时也适合实体文件的归档管理，对档案文件的.组织、管理具有改革创新意义。
该项目提出对不同组织形式(有卷、无卷)的档案分库、不同信息形态(文字、图片、影像、录音)的档案同库的数据库设计方案及其配套的档案著录格式，数据处理技术，较好地解决了办公自动化系统中电子文件、实体文件并列运行阶段的文件归档管理及多媒体档案信息的综合管理。
该项目所建立的档案馆、室档案计算机管理系统功能齐全、集成性好、自动化程度高，基本覆盖了档案管理的各项工作，其中包括了档案室与国家档案馆之间交、接电子档案的数据通道、工作平台及进馆档案验收鉴定技术;项目所建立的开放式档案利用局域网为用户提供了方便、快捷的检索手段及利用方式;项目还针对电子档案管理特征建立了一系列的管理制度，以保证所建‘保障体系’的有效运行。
论电子文件档案化管理
电子文件的档案化管理是信息化社会的客观需要和档案专业融入现代社会的.必然选择.围绕电子信息技术的发展、电子文件档案化管理的论述,提出了电子文件档案化管理与传统档案管理的区别.
作 者：唐育清 作者单位：茂名市房产档案馆,广东,茂名,525000 刊 名：黑龙江科技信息 英文刊名：HEILONGJIANG SCIENCE AND TECHNOLOGY INFORMATION 年，卷(期)：2009 “”(12) 分类号：G27 关键词：电子文件 档案化 管理★ IT管理电子简历
★ 品质管理电子简历
★ 网络管理电子简历
★ 电子与信息求职信
