以下是小编为大家准备的高效工作 Office九大必知应用技巧（共含8篇），仅供参考，欢迎大家阅读。同时，但愿您也能像本文投稿人“Rebel”一样，积极向本站投稿分享好文章。
微软Office办公组件是我们很熟悉的软件了，或许，大家都觉得自己使用Office已经很纯熟了。其实，Office还有一些鲜为人知的应用技巧呢。
1、转换PDF文件：PDF文档一般不好编辑，我们可以把它转换成WORD文档以便编辑。下载Nitro PDF阅读器，它可以将PDF文件转换成Word格式，与Office整合。当然，Nitro PDF的新建功能还能将Word文档、HTML档、文本文档、图像档等转换到PDF格式，然后提供多样化的编辑。
2、最大化你的宏：使用内置的宏功能可以录制和自动执行某个任务。在Office文档中的工具栏内，点击左上角的Office按钮，选择“Word选项”，并在功能区检查“显示开发工具”选项卡。然后切换到文档中的开发工具菜单栏，你就可以录制自己的宏了，并为它分配关键字和工具栏按钮。
3、缩略图导航：点击视图D缩略图选项，你就可以在左侧快速查看你的文档。
4、剔除文本格式：首先复制你想要剔除文本格式的文字（按Ctrl - C），然后打开编辑菜单点击粘贴（或Ctrl -V），并选择无格式文本，
这样你就删除了原有的格式（比如超链接格式）。
5、恢复原菜单：如果在使用了很久的Office 之后，你仍然没有完全掌握它的系统。那么你可以使用UbitMenu这个第三方附件，恢复旧菜单系统。另外，这是免费的软件。
6、加密文档：有些文档很重要，不能轻易给别人看见怎么办？加密文档。打开工具D选项D安全性，你可以设置不同的密码：打开文档的密码和修改文档的密码。这样有些人只能读不可修改，有些人不可读不可修改。
7、找回丢失的电子邮件信息：默认情况下，所有的信息都应在搜索中可以检索到的。Outlook 2007中不包括“已删除邮件文件夹”的邮件信息。如果你想找回丢失的信息，选择工具D选项D常规，点击搜索选项。检查“已删邮件”下的检索信息，可以找回丢失邮件信息。
8、消除通知：要想禁用Outlook的通知声音和系统托盘消息，选择工具D选项D受选项D电子邮件选择，然后点击高级电子邮件选择，取消选择“新邮件达到时通知信息”。
9、Excel格中插入一个新的工作表：很简单，Shift+F11瞬间搞定，无需繁杂的操作。
1、培养自我觉察能力――扬长避短树立自我形象
进入一家企业，就像登上了一个舞台，形象是需要自己去树立的。你的优势,除开专业能力之外，包括形象气质、言谈举止、性格特点都是帮助你树立形象的有力工具。而一个良好的自我形象将有助于提升你被团队认可的程度和范围。可以有效的做好自己的情绪管理，最主要的是不要沉浸的负面的情绪过程当中，而是要主动的走出情绪怪圈!
2、尝试与自己独处――思考如何改进现有的工作。
每一份工作都有改进和优化空间。我们需要通过与自我独处来补充自己的能来那个。建议可以一个想起甚至五天最为一个单元的时间，独自做自己想要做的任何事情，包括情绪的调配。有时候你会发现如果你接手了他人的工作，你会很容易发现别人工作的一些问题，比如这个表格做得不合理，那份报告还少了一些什么内容。因此，把你假想成是自己的继任者，对手上的工作找找毛病，就可以发现不少改善空间。另外，对工作中一些数据做量化分析，也能从看似普通的工作中，发现不少问题和机会，改进现有的工作。
3、调整作息――必要的加班付出。
虽然我并不提倡加班秀和加无意义的班，但是如果工作必要，加班也是必须的。愿意额外的付出代表你对这份工作的投入度。从不加班的员工很少有机会成为中层主管以上的人。不过有时候我们产生很不好的情绪，一大部分原因不是由于加班或者无意义的事情，而是我们的身体处于极度疲劳或者疲乏，但你感到疲乏是可以通过调整自己的作息，避免情绪大幅度的起伏，你会发现其实生活的忙碌也是很有意义的事情。
4、做事不拖延，总是提前完成布置的任务。
接到一个任务时，第一时间要问清楚三点：目的，时间，标准。不要自以为是，也不要似懂非懂。有不明白的一定要确认清楚。在任务截止日期之前，再设定一个“内部Deadline”，
比如说一份报告，老板告诉你在本周五要完成。你的内部Deadline就要提前两天，计划在周三完成。这样，不管有什么突发情况，都不能阻止你如期完成工作。永远不要等别人催促你。如果你被老板催促，只有两种可能，一种是老板对你的工作能力不太放心。第二种，你已经拖延了。
5、提前想到下一步应该做什么――建立自己的影响力
任何一项任务都有完成的时间。因此在完成这项任务之前，就提前思考：当我完成这个工作时候，我应该要做什么?表现出积极主动的态度，和良好的工作责任心，能帮助建立上级和你的信任关系。当然建立信任和影响力不是拉帮结派，要在职场创造有利于自己的环境，你需要在你的同事中有高度认可你的人，这种人不需要多，在你想影响的范围层级，每一级最多1-2个，这些人可以跟你互相沟通内部情况，可以随时提醒你该注意的事情，更可以在你需要支持的时候立马站出来。
6、主动向领导或同事汇报和沟通工作进展。
大多数的复杂工作都需要和同事互相配合。即使是独立工作，也需要获得同事和领导的支持。不要做独行侠，经常和同事沟通工作，交流心得，既能学习到其他同事的工作思维和技巧，也能很快融入环境，这对于新人快速成长是非常有帮助的。
7、不参与办公室八卦，不事后说人非。
虽然说有人的地方就有江湖，有群体就有政治。但老板花钱雇员工，不是为了让员工进行办公室政治和谈论八卦的。有问题当面解决，不事后说人是非。想一想：任何三个人参与的谈话，最后都会公开。因此想一想你所说的话是否可以公开，如果你的答案是“否”，那就不要说。
8、学会和你不喜欢的人一起和睦工作
企业这个舞台，要把戏唱好，各种角色都需要，其中肯定有你不喜欢的人。但这并不妨碍你跟他们在工作中和睦相处。在和不喜欢的同事打交道的过程中，尤其需要注意方式和技巧，保持心态平和，避免小题大做，激化矛盾。同时，应多看到对方的长处和优点，避免片面。
9、7分理性+3分感性=10分
职业人最基本的素质之一就是保持理性，无论是在处理日常工作还是在处理同事关系，3分感性代表真诚和包容，其余的就留给理性吧，请记住，你内心的真实想法不一定都适合表达出来。
Tips 1：更直观地比较文档内容
在进行文档的修订时，很难区分修订前的内容和修订后的内容，Office Word 2007 增强的“比较”文档功能，可以更加直观的浏览文档修订前、后的不同，
首先，单击功能区中的“审阅”标签，然后单击“比较”选项组中的“比较”按钮，并在其下拉菜单中执行“比较”命令，打开“比较文档”对话框。选择所要比较的“原文档”和“修订的文档”，
稍后，即可看到修订的具体内容，同时，比较的文档、原文档和修订的文档也将出现在比较结果文档中。
Tips 2：轻松解决语言障碍
在 Office Word 2007 中提供了强大的语言支持功能，可以更有效的帮助用户无障碍地阅读文档。比如：当我们遇到不熟悉的单词或短语时，可以在该文档内容上单击鼠标右键，执行“翻译”命令，打开相应的翻译屏幕提示。
将鼠标移动的单词或短语的上方，就可以即时看到翻译的结果。
提示：此功能也可以在 Excel 、PowerPoint 、 Outlook 等应用程序中使用。
Word和Excel现在是我们办公时使用最多的软件了，但你是否找到了一些使用上的捷径呢?这里我向你传授几招，肯定会给你操作带来方便，
1、打开智能标记菜单可以用快捷键
如果将智能标记配合键盘快捷方式使用，就可以节省许多时间。当键入可被智能标记识别和标记的文字时，一个蓝色的小方框(智能标记指示器)将出现在该文字下方。使用箭头键，可以将光标移到标记的文字上，然后按下Alt+Shift+F10，此时就可以从操作菜单中选择所需的操作了。
2、轻松显示功能键的作用
大家对于功能键最熟悉的莫过于F1(帮助)了，那么，若要查看Word的其他功能键，只要按如下操作即可清楚显示。方法是点击Word菜单栏上的“视图→工具栏”，如果在其弹出菜单中显示有“功能键展示”，则勾选该项。若没有，则选择“自定义”菜单项。在弹出的“自定义”对话框中，切换至“工具栏”标签页。在该视图中的下拉列表内勾选“功能键展示”复选框，“确定”退出。其后，在Word文档视图下端就会看到F1~F10的功能显示。
3、快捷键改文字的大小写
选择想要更改文字的大小写,只要按下Shift+F3就可以了，
每按一次，文字格式将在全部大写、首字大写和全部小写之间切换。
4、一次保存多个打开的文件
如果你知道“秘密(Secret)”键，就可以一次性保存或关闭所有打开的文档。操作方法是：按住Shift键，单击文件菜单时，在文件菜单中将出现两个的选项：全部关闭和全部保存，关闭文档前Word将提示你保存你所做的改动，全部关闭命令在Excel中同样起作用。
5、为常用的符号定义快捷键
我们通过激活“工具栏”中的“符号栏”，虽然可以很方便地插入其中显示的符号。不过，对于其未列出的符号，就只能一步步地运行插入命令，来寻找自己所需要的符号了。其实，我们可以为那些你经常使用到的符号定义快捷键。点击Word菜单栏上的“插入→符号”，弹出“符号”对话框，在“符号”标签页，用鼠标激活列表框中预设的符号后，点击下端的“快捷键”按钮，弹出“自定义键盘”对话框。把光标插入点置于“请按新快捷键”编辑框中，其后直接按键盘上准备设置的快捷键，最后，点击“关闭”按钮退出。
如要定义多个符号快捷键，则重复多次如上操作即可。当切换到“特殊字符”标签页中，会看到Word已为事先定义好了“不间断字符”、“段落标记”等符号的快捷键，只需按设置操作即可。
工作实用高效小技巧
如果你还在为工作效率低而烦恼，如果你还没有更好的提高工作效率的办法，请把以下50个实用提高工作效率技巧收下吧!
1、最重要的事情：
在每天早上(或者是前一天晚上)，重点列出今天要做3件或者4件最重要的事情，先完成这些。即使你除开这些重要事项就没有完成其他的事，但还是度过了非常有成效的一天。
2、大家伙：
就是你一直都在做的大项目。每天或每周专门给他留出时间来做，一步步完成。
3、清空收件箱：
一收到邮件就决定如何处理。如果是需要你做一些动作的话，要么做，要么加入待办事项，要么删除，要么存档;如果只是供你参考的邮件，就把他存档吧。清空你的收件箱。
4、早起：
在别人支配你的时间之前，早起一个小时就等于是一天多了极富成效的一小时。
5、一进一出：
通过替代原则来避免混乱。每次买了新的东西，就丢掉(或捐掉)旧的。例如：你买了一条新的裙子，然后丢掉一条旧的。(类似还有“一进两出”，当你感觉到你快被你的东西淹没时，这条原则非常有用)
6、头脑风暴：
天马行空的想象。很多人都采取这样的思维线路：以你正在想的事情(可能是你亟待解决的问题，或是你想描述的一个主题，等等)为起始点，然后随手写下你头脑中的任何想法，再扩展到每个想法的副主题以及副主题的副主题。不用担心这些想法是好是坏，你也不需要在这个想法下一直坚持下去，只是为了把他们从你的头脑里面腾出来。过阵之后，你自己都会惊讶于你有多少创意点子。
7、随时记录：
随身携带可记录的东西-笔和纸，掌上电脑，一叠卡片。捕捉你头脑中闪过的每一个想法无论是对你可能从事的项目的一个想法，或是你需要敲定的一个约会，再或者是你下次去商店要购买的东西，任何事情。经常拿出来看看，然后逐个归类到待办事项，存档，日志簿，等等。
8、多睡会儿：
睡眠对健康、学习、敏感度都很重要。研究发现，身体经历一个完整的睡眠周期需要90分钟，所以打盹儿如果少于那段时间的话就没有睡觉的效果(虽然它的确让你感觉好点)。每晚至少睡到八个小时。学着把睡觉当成是乐趣，而不是一个必须的麻烦或是奢侈。
9、(10+2)*5：
10分钟、10分钟迅速的工作，中间休息两分钟，用上计时器，每小时这样做五次，让你始终集中在工作上而不会让你精疲力荆把休息的两分钟用来喝口水，去去洗手间，或是看会儿窗外。
10、SMAET目标：
一个名字用来描述制定、达到你的目标，并避免设定一些不实在的目标。SMAET代表的是：明确的，可测量的，可达到的，现实的，适时的。
11、SUCCES：
从Chip Heath 和 Dan Heath的书――《让创意更有粘性》当中，SUCCES就是一系列的特征让你的点子被人记住(有粘性)：这些有粘性的点子既是简单的、出乎意料的、具体的、可信的，充满情感故事。
12、先吞下青蛙：
最先做你最不愿意的事情。常言道，如果你的一天是以吃青蛙来开始的，那么你这一天不可能更糟糕了。
13、80/20准则：
总的说来，这个准则说的就是大部分的成就来源于小部分的实际工作，反过来说就是，我们大部分的精力花费在那些不是很重要的事情上。找出你工作最关键的部分，尽可能地把你的精力放在那上面。
14、下一步是什么?
不要试图计划项目中的每件事情，集中精力在紧挨着的下一步。通常情况下，下一步的小事情就会将我们引导到另一步，然后再另一步，直到我们把他完成或是遇到阻碍停下来，这时我们就需要更多的信息，或者需要其他人的加入，或者其他的。尽量具体、清晰：你自己不能“安装有线电视”，你能做的是“打电话给安装公司，要他们来给你安装”。
15、秘诀：
没有秘诀。
16、放慢点：
给自己留出时间。吃慢点，享受一个懒洋洋的周末。悠闲的做事，保持快节奏的工作与生活的平衡。
17、时间搏击：
每天安排一段时间来处理一个工作。在这段时间中注意力完全集中在这件事情上面。不要一直担心是否能够完成，只需给与这项工作全部的关注。(类似的说法还有“固定目标”，例如，在起床之前必须写出1000字，或是必须完成10条命令，或者其他。)
18、批处理：
把类似的工作放到一起来做。例如：不要整天都在处理那些不时出现的邮件，而是用专门一小时来浏览你的收件箱以及回邮件。同样的方法来处理留言、电话、回信、存档等等一切日常、重复的工作。
19、划分象限：
用来区分优先级次的一个系统。两个轴，一个代表重要性，一个代表紧急程度，二者相交。所有的任务都归类到四个象限中的其中一个：不重要，不紧急;不重要，但紧急;重要，不紧急;重要，且紧急。去掉那些既不重要也不紧急的事情，推迟那些不重要但紧急的事情，尽量避免让那些重要事情变得紧急，尽可能快的完成那些重要但不紧急的事项。
20、一次性解决事情：
不要寄希望于把事情留到以后来处理。每次处理你的邮件时，问自己“我怎么处理这个东西”，要么做，要么放到日程上，要么转给别人做，要么存档。
21、不要打断链条：
用一个日历纪录你每天的目标。把你每天完成了的事项划上一个大大的“X”，这个链条会一天天变长，不要让他断掉!也就是，不要让没有划“X”的日子打断了你之前坚持下来的'成绩。
22、回顾：
安排一个时间用来检视这个星期做了些什么，下个星期希望做些什么。问自己，是否有新的计划，现在做的是否让你更接近你的人生目标。
23、角色：
每个人在一生当中都会扮演几个不同的角色。例如，我可以是一个老师，学生，作家，继父，伴侣，兄长，儿子，叔叔，人类学家，等等。理解每个不同的角色，学着把他们各自区分开来有助于你保持各个角色的平衡。为不同的角色制定目标，并让你的这个目标与其他角色的目标保持一致。
24、文思泉涌：
这种状态是指当你极其专心在某件事情上的时候，你甚至没有感觉到时间的流逝，而同时工作就顺利完成。这种状态很难通过有意识的引发，但是你可以自己创造引发这种状态的条件，不如一段不受打扰的时间，不分心，心境平和。
25、现在就做：
用现在就做这句话来跟“拖沓”宣战。只给自己60秒的时间来做决定，当下决定如何解决生活中遇到的事情，即使你还不是很确定也要尝试着做决定。然后，一直前进。
26、时间纪录：
律师需要纪录下他们一天里所做的事情，以及做这件事情用了多久的时间并以此来跟客户收费和做出解释。你也应该对自己解释清楚，所以记录下你真正花了多少时间在某件重要事情上。
27、有组织地拖：
一种认识和利用拖沓倾向来完成事情的战术。避开在列表最上面的待办事项，先做那些看起来简单点、不那么重要的事情，这样使得“拖沓”也变得有成效些了。然后就是用紧迫的截至日期和严重的后果让那些顶端的事项变得紧急。(名人名言 )但是，当然，并不是所有的都那么紧急。有组织地拖，要求很高的自欺技巧，幸好，拖拖们都精于此道。
28、个人使命宣言：
写一份个人使命宣言，并以此作为设定目标的指导。经常反省你的这个工作或目标是否让你离你的大目标更近。如果没有的话就划掉她。周期性的回顾和修正你的使命宣言。
29、向后策划：
一种从目标返回来到行动步骤的策划技巧。首先在心中确立要达成的目标，需要哪些可用资源去达成，然后又需要哪些资源去达成达成目标的条件，而这写东西又需要什么东西去达到，等等，一直反推到我们拥有的可以马上使用的东西。这就是我们的下一步。
30、戴上耳机：
戴上耳机你就能给自己一点私人的空间。人们通常不会随随便便打断带着耳机的人。注意：戴上耳机之后，听不听音乐是由你自己选择的――反正只有你自己知道。
31、写下来：
不要太依赖你的记忆力。把你要做的事情写下来，像是日程啊，任何你涉及到的事情，一闪而过的点子，这样的话你就可以不用担心忘掉。把你的大脑用来思考，用纸或者电脑来记录。
32、零碎时间：
就是我们等公交车，排队，等待开会的那一小段时间。列出一些可以在五分钟内完成的任务，或者带本书去读，或者带点工作可以做，反正就是尽量用这些空余时间。
33、单个任务：
我们总把自己想成可以同时完成多项任务，事实上我们不能。当我们处理多任务的时候，实际上是把时间切碎并在多个任务上快速切换。由于通常需要花上一段时间才能真正进入状态(研究证明长达20分钟)，结果工作成效更差，相比我们一件一件得做。
34、习惯：
通常指当我们做日常工作时采取的看待回应世界的方式。检视你的习惯并问自己它传达了你跟外界的一种什么样的关系，以及需要如何改变来创造一个可让你达到目标的世界观。
35、扳机：
放些提示牌在周围帮助你记得，并形成一个好的习惯。例如：把要还图书馆的书放在门口，这样你就不会由于看不见它而忘记还了。
36、整洁：
混乱都是由东西不在合适的位置引起的。完全的一层不染也没有必要，像有些人有非常非常整洁的办公空间却不能完成一件事情。当你需要的时候能够很容易的找到，不需要打断你的工作流程专门停下来找这件东西。现在就找出你工作中或者生活中的混乱，然后纠正它。
37、想象你的未来：
想象你已经完成你的目标，那时你的生活是什么样子的?你是你所希望的样子吗?如果不是，重新考虑你的目标。如果是的话，请想象你达到那里的过程。这样你就有了计划了，把他写下来然后执行。
38、记事本：
多个文件夹，分别标出1-31号和一月到十二月，用来提醒我们在特定日子需要做的事情。例如，如果你要在3.23旅行，你最好把你的行程、机票和其他的资料放进三月的文件夹里面。在每月初，就把前一个月的文件夹往后移。在三月一号，最好就把你的旅行资料放到23的文件夹里。每天，都把昨天的文件夹移到后边去。这样在23号这天，23号的文件夹就会出现在最前面了，而你需要的东西就放在那里。
39、未做事项：
未做事项的清单――有利于帮你发现导致你成效不高的原因，比如打在线游戏。
40、模板：
为经常做的重复性工作建立模板，比如邮件、客户回信、更新博客，等等。
41、确认单：
当策划大项目的时候，做一个确认清单，这样你就不会由于太忙而忘掉一些步骤。并把这些确认单留好，你下次做类似事情的时候可能用到。
42、懂得拒绝：
学会对新的委托、打扰、任何事情说“不”，这是让你集中在自己项目上的一项重要技巧。
43、时间安排上的先后：
首先安排好你的娱乐节目和你的生活。然后再把完整时间段的工作填充到之前安排好的空隙中。做完之后记得把这些写进你的日程安排中。在高质量的工作之后给自己一个小小的奖励吧。
44、清理：
经常检查你正在做的事情，把那些不能帮助你达成目标或是总浪费你时间、精力的去掉。
45、一砣：
把你搜集到的东西尽量集中放在几个地方。理想状况是放在一起。很多人看到他们需要考虑的东西都放在自己前面的时候都会感受到无比的安慰，不管这砣东西看起来多大。
46、50-30-20：
把你工作日50%的时间用在推动你的长期、人生计划上;30%花费在中期目标(两年左右)上，剩下的20%的时间花在那些只可能在将来90天影响你的事情上。
47、计时器：
告诉你自己，你将在一定的时间里只专注在你的一件事情上。设定一个计时器(用厨房的计时器或是电脑上的倒数计时器)，然后专心做事。当计时器走完的时候，你也完成了，然后转到下个项目。
48、将就：
允许自己失败。释放在项目开始时事事追求完美的压力。告诉自己你会会过头来修正这些问题，但现在暂时就这么着吧。
49、跟自己对话：
每个星期给自己安排一段时间。想想你自己的工作状态：什么上轨道了，什么还没有;我犯了什么错了吗?我可以做些什么改变?让你自己了解自己。
50、(空白)：
这个单子很长，但并非尽善尽美。这最后一个空白就是留出来让你自己填写的。
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3.打开旧的宏 在Excel 中，你也许不能够打开旧的宏（来自Excel 97或者2000），因为Excel 2002会给出安全警告提示，
如果你需要使用旧的宏，进入“工具”菜单，选择“选项”，然后选择“安全性”，然后在“宏安全性”选项中选择“低”。在“可 信任的来源”中，在“信任插件”和信任Visual Basic”选项前打勾，之后你需要重新启动Windows，然后你就可以使用旧的宏了。
4.查看重要单元格
使用“查看”窗口可以监视电子表格中重要单元格的状况。点击一个包含数据的单元格，然后进入“工具”菜单，选择“审核”，然后选择“显示查看窗口”。点击“增加查看”，它将显示任何打开的工作簿的值和公式。 5.对单元格使用标志 在Excel中，你可以使用单元格的标志来代替单元格的位置坐标（比如用“Profit”代替“A6”）。进入“工具”菜单的“选项”，然后在“重新计算”中选择“接受公式标志”。
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打电话绝对不是简单活儿，既是一门技术，也是一门艺术，如何通过声音打动别人耳朵，有许多地方需要注意的，下面介绍一些打电话技巧，让你成为打电话高手，
一、挑选通话时间
每个人的工作习惯、工作时间都各不相同。比如，一般来说身处管理层的人可能需要参与更多的会议，而日常工作也更加繁忙;所以，给他们打电话的时候，很可能最好把通话时间安排在上班时间开始的半个小时之内。因为他们通常上班是准时的，而半小时之后他们要么去参加会议去了，要么就在忙于处理其他事情。而另外一些人(尤其那些与设计相关的工作人员)往往是夜猫子，上午11点之前给他们打电话很可能会令他们大为光火;而在凌晨给他们打电话他们却又不见得觉得意外。
一个良好的习惯是在电话簿中添加新纪录的时候，加上一条备注，记下此人通常情况下方便接电话的时间。另外一个建议是，在无法确定对方是否方便接电话的时候，先发一条短信过去，问“请问方便接电话么?我是×××，有关×××的事儿找您。”其实最好把这样一条短信的模板保存在手机中，以备随时调用。
二、提前准备通话内容
做任何事情都最好提前做足功课——哪怕像打电话这样的“小事”。比如，对不同的人可能要采取不同的表达方式——仅靠“随机应变”这通常很难做好。所以要提前做准备。
最令人厌烦的电话是那种刚刚放下两秒钟电话铃又响起来，而后听对方说“真不好意思，刚刚忘了……” 这样的时候，我想很多人都是在很礼貌地回答“没关系”的同时早已在心中把对方默默地划入“不靠谱”那个分类中去……
一个良好的习惯是在电话旁边随时摆上一个便签簿。打电话之前，把通话要点罗列在纸上。每沟通过其中一条之后就在之前打勾，这样可以确保通话逻辑清晰，避免遗漏重要信息。而通话过程中，对方所提供的信息也可能要随手记录，相信我，大多数人的记忆力是不可靠的。生活中去超市买东西回来之后发现少买了一两样，顶多生一会儿闷气就算了，但是工作中遗漏了一点东西却可能让你失业，进而甚至连续好几个月都没可能再去超市买东西，
用移动电话更多的人，真的很有必要随身携带纸笔。把电话、纸笔放在一起，放在一个单独的口袋里，可以节约很多时间。有多少次你看到这样的场景：有人手忙脚乱地翻着包，脖颈中夹着手机，嘴里说着“您等一下……对不起……”弄不好你接下来看到的是那人好不容易找到纸笔却发现笔是不能用的……
三、电话没有拨通怎么办
如果工作电话没有拨通，那么最好用手机给对方发个短信，简要说明一下事由——尤其是当你用公司的电话(分机通过总机)拨出去找人没找到的时候。对方可能因为种种原因错过了电话，而等他回拨过来的时候却只能拨到总机，而因为他不知道分机号码而不可能找到你。这是个极其简单的“要想办法站在对方角度思考”的实例，可你会与我一样无比惊讶地发现99%的人不懂得正确的做法。很多人因这样简单的陷阱而耽误很多事情错过很多机会却又全然不自知。
四、切莫自以为是
不要误以为对方一定在手机里存有你的电话号码，不要误以为对方一定会一下子听出你的声音——哪怕是再熟悉的同事。对方可能最近刚刚丢过手机，所以通讯簿正在恢复阶段;对方也可能正身处嘈杂的环境，无法听清你的声音……最莫名其妙的电话开场白就是“是我……”，更有甚者，有些人自以为是到连这两个字都不说。私人电话也就算了，工作电话切忌如此。与联络不是很频繁的工作相关人员短信的时候，在末尾加上姓名是并不麻烦并能省掉很多麻烦的好习惯。
五、定期整理备份电话簿
电话丢失是常见的事情。一个电话的价格倒无所谓了，要命的是电话簿。今天，大多数人的手机里都存有几百个电话号码，有些人甚至连家里的电话号码都记不住。电话簿的丢失或者损坏不仅损失难以估量，并且是特别尴尬的事情，要不停地这样回短信：“对不起，我的电话簿坏了，请问你是……?”
要养成定期备份电话簿的习惯。挑选一款能够与电脑方便地连接的手机很重要，不要选用那种必须使用特殊连接线才行的手机。如果你使用的电脑是Windows操作系统，建议你选择ppc智能手机，比如dopod;如果你使用的电脑是Mac，那么可以选择iPhone——当然这只是建议，每个人的偏好不同。然而使用能够与电脑很方便地同步的手机的巨大好处在于你的电话簿中可以很方便地保存更多除了电话号码之外的附加信息。
1. 管理你的精力，而非时间。
你不可能做到一整天都非常高效。领导力专家罗宾・夏玛（Robin Sharma）写道：“效率其实和时间没什么关系，而与你如何运转自己的大脑更为有关。”如何运转自己的大脑取决于你的精力水平。大部分每天都会在一定的时间段内非常高效，或许是早上起床的几个小时，或许是午餐之前，也可能你是一个夜猫子。对于我来说，我在下午2点到5点期间精力水平最低。所以，猜猜我是怎么做的的？我下午2点便不再工作，直接回家了。
2. 清除无用的任务
我每年都会有两次坐下来做做这个练习：我列出自己每天、每周、每月所需要做的所有任务。然后根据重要性将这些任务进行分类。这能够使我弄清楚我在什么任务上花费了太多的时间――我需要将这些任务分给其他人来做。
这个练习能够让我知道，我可能需要雇一个人来帮我做哪些任务，或者我能将哪些任务外包出去。你可以试试列出自己的清单，看看你怎样能简化自己的工作。问问自己：“哪些内容时只有我才能去做的？”其他的事情就可以分派给其他人去完成。
3. 拥抱科技
Staples发现，在其所调查的美国人中，有75%的人认为他们没有使用最新的高效科技。如果这种情况发生在你的身上，你就需要改变自己的做法了。科技能够极大地帮助你提高自己在多个领域的效率。
我最喜欢的工具之一便是Pick.co。我使用这个工具来管理自己的日历。另外一个备选的同类型工具是. Calendly。这些工具能够帮助你安排自己的日常，并且能够分享给他人。如此一来，他们便能知道你哪些时间有空，哪些时间没空。
同时，你还应该给自己的任务清单建立一个体系。我使用的是Things。如果我没有将任务添加到Things里面，那么我就不会去完成这个任务。诸如Google Analytics和Profitwell等软件可以帮助我衡量自己的营销成果。我可以看到流量是否增加，收入是否提高。如果没有的话，那么我就需要在其他方面想想办法了。
4. 选择你最重要的三件事情
在《高效能人士的七个习惯》这本书中，史蒂芬・柯维写道：“问题的关键不在于将自己日程上的内容提到优先级，而是按照优先顺序列出日程。”
你最重要的三件事情是什么？这应该是你每天的主要工作重心。你需要选择的是那些能够对你的工作产生重要影响的任务。这能够使你更聪明地工作。（因为我更聪明地工作，所以我能够运营两个价值数百万美元的公司，每个月去旅行几次，管理分布在全世界的20多个人，还能够有时间和的妻子一起共进晚餐。）
5. 将管理工作留到周末
与工作日每天工作16个小时相比，整个周末都沉浸在工作中并不能帮助你完成更多的工作量。但是，在周末安排一些战略性的工作，能够让你准备好应届一个更高效的一周。
我喜欢在周六和周日早上来做一些管理任务。在这两到三个小时中，我更可能完成更多的工作，因为没有人会来打扰我，我能够更好地全神贯注。不要忘了在周末放松一下自己。放松自己能够让你耳目一新，准备好迎接新的一周。
