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做秘书同做其他专业工作一样，需要一些基本功底。这些基本功底，就像盖楼的地基，越厚实越牢固，对做好工作越有利。
从我的多年体会看，在秘书这个岗位上，起码要打好六个方面功底，就是政治理论功底、逻辑思维功底、政策法规功底、经营管理功底、专业技术业务功底和公文写作功底。
政治理论功底，是说秘书应当懂一点儿哲学和政治经济学的知识。有些人觉得企业秘书懂不懂哲学和政治经济学，对其工作并没有多大关系。我认为这个看法不大正确，我倒觉得秘书必须要懂哲学和政治经济学，这是秘书功底基础的基础。其中的道理很简单，因为秘书是需要有一定思想水平和理论水平的，否则无法把文章写好，而哲学和政治经济，是秘书提高思想水平和理论水平必不可少的知识。我年轻的时候在这方面没少下工夫，主要靠自学，看一些教科书，涉猎一些原著，由于文化低，好多问题弄不明白，但有一股钻劲儿，硬啃，逐渐明白了一些原理。现在回过头看，没有白学，对我做好秘书工作起到了终生受益的作用。所以我劝搞秘书工作的朋友，在学习哲学和政治经济学上应当下一番大的工夫。
逻辑思维功底，是说秘书要系统的掌握逻辑知识，有很强的逻辑思维能力。一个文章写得好的秘书，他的脑袋肯定逻辑思维能力很强，所以我觉得逻辑学知识就向哲学和政治经济学知识一样，是秘书缺不了的一门知识，也可以说是秘书功底基础的基础。我在当年念“中国逻辑与语言函授大学”的时候，有一门教材，叫“形式逻辑”，我学得津津有味儿，虽然很抽象生涩，但细细咀嚼，真是味道好极了，我后来的写作水平能够不断提高，“形式逻辑”实在是功不可没呀！所以我希望做秘书工作的朋友，一定要好好的学学逻辑学知识。
政策法规功底，是说秘书要熟悉与本企业有关的国家宏观经济政策、产业政策、行业政策和与本企业有关的基本法规、特定法规。举个例子说吧，如果你在电信企业做秘书，就要了解熟悉党和国家改革开放的大政方针和重大决策，就要了解熟悉信息产业政策、通信行业政策、电信体制改革政策，就要了解熟悉“劳动法”、“消费者权益保护法”、“合同法”“公司法”、“电信条列”等。只有掌握了这些东西，你才能保证所写的文章有正确的政治性和有“政治高度”，并且使文章符合法律法规所设定的“游戏规则”。很难想象，一个“政策盲、法盲”的秘书能把文章写好，所以，政策法规知识是秘书应当掌握的必要知识。
企业经营管理功底，是说秘书要有丰富的企业经营管理知识。这方面的知识包括两个部分，一部分是一般的企业经营管理理论知识，这里面也包括现代企业制度知识；另一部分是你所在企业的经营管理知识，比如你在电信企业，就要有电信企业经营管理知识，在其他的企业，就要有其他企业经营管理知识。这个方面的知识越丰富，对把文章写好越有好处。因为你在企业当秘书，所写的文章都是有关企业经营管理的事情，如果企业经营管理知识很缺乏，是无法把文章写好的，所以，学习企业经营管理知识，也是秘书的必修课。
专业技术业务功底，是说秘书要比较了解和熟悉所在企业涉及的技术业务知识，说白了，秘书对本企业的技术业务应当是个行家，而不应当是个外行。为啥呢？因为如果你不了解、不熟悉本企业的技术业务知识，肯定写出来的东西净说外行话，甚至会造成错误，闹出笑话儿，外行当不了秘书。当然，这并不是说秘书就非得精通技术业务不可，这样要求也没有必要，但必须对基本的常识性的技术业务知识要了解和熟悉，而且了解的面和熟悉的面越宽越好，秘书对本企业的技术业务应当是个通家。
公文写作功底，是说秘书要掌握公文写作基本知识，掌握公文写作技法。这是秘书这个行当的基本功，秘书就是靠这个家什儿吃饭的。公文写作知识包括了三个部分，一部分是一般的公文写作理论知识，另一部分是企业公文写作理论知识，还有一部分是秘书个人在写作实践中摸索总结出来的写作知识。前两个部分是秘书基本功的理论基础，有了这个理论基础，你才能迈进秘书这个行当的门槛儿。但光有了理论基础并不一定就能把文章写出来，或者写出来也不一定就能写的好，还有个在实际写作中摸索总结写作知识问题，这部分的知识摸索总结的越多，经验积累的越多，你的基本功就越厚实。
这六个方面的功底，是对秘书的基本素质要求，或者说是秘书能够把文章写好所需要具备的基本功。我敢肯定的说，凡是写作水平比较高、文章写得好的秘书，他的这六个功底肯定是很深厚的。
秘书证书分类介绍
秘书作为公司的“主管”，把一切安排得井井有条。各类企事业单位、政府机关都需要这类人才，因此秘书工作具有广泛的就业空间。同时，由于秘书职位接近中枢，可以接触学习更多的业务知识，加之与上层接触机会多，更易获得横向发展机会。
我国对秘书实行职业准入制度后，拥有秘书职业资格证书已成为进入这一行业的必要条件，各类秘书证也随即成为秘书专业学生求职时的敲门砖。
国家秘书职业资格证书
该证书是劳动保障部推出的第一个全国统考秘书职业资格证书，也是秘书行业的入门标准证书。此秘书资格证具有普遍认可性，一般公司和企事业单位的文秘招聘都以拥有此证书为基本标准。
适用人群：各类在校大学生，正在或准备从事办公室工作者均可报考此秘书证考试。
权威性：这是含金量较高的秘书资格认证。证件由国家社会和劳动保障部颁发，是在国内从事秘书职业的资格准入证明。
证书等级：国家职业资格五级、四级、三级和二级。
考试内容：采取情景录像测试和书面笔试模式。考核认证内容和等级将以《秘书国家职业标准》和《秘书国家职业资格培训教程》为依据，主要考核完成秘书职业功能和工作内容所必备的技能和知识要求，其中包括专业外语考核。
考试准备：文秘专业的学生一般准备3-4个月即可。考试中涉及的文书写作、公关礼仪、档案管理、办公自动化等内容，文秘专业的学生在日常学习中都有涉及。只要认真准备，通过比较容易。
颁证机构：国家劳动和社会保障部。
全国商务秘书(CBSC)资格证书
该证书是中国商业技师协会职业教育专业委员会根据国家文件设立的考试项目，旨在培养具有策划能力的复合型商务秘书人才。该认证重视商务技能的培养与考核，帮助考生提升文档管理、信息收集、整理、分析及商务活动策划等综合业务能力。
证书等级：初级商务秘书、商务秘书、高级商务秘书。
考试内容：分理论和技能两部分。根据各科目内容采用不同考试形式。专业理论含商务秘书理论与实务、商务电脑实务理论部分和商务英语，为闭卷笔试考试;商务电脑技能部分为上机考核。
颁证机构：中国商业技师协会。
伦敦工商会(LCCIEB)秘书证书
LCCIEB(英国伦敦工商总会考试局)是全球最大的职业技能证书发放机构之一。LCCIEB的证书适用于需继续进修的专业秘书，特别是去国外深造的学生，世界上许多大学都把LCCIEB证书列为入学条件之一。该认证目前在国内30多个省市设立了考试中心。
适用人群：所有LCCIEB考试均对外开放，在任何一个依照规定建立了注册中心的国家，任何国籍的考生都能参加考试。因此对于想出国工作的学生来说，这是一个不可多得的含金量又较高的资格认证。
权威性：LCCIEB是一家国际性的考试机构，在世界90个国家设有考试中心。它所颁发的证书和文凭在这些国家受到普遍承认。
由于LCCIEB是职业资格鉴定组织，因而其证书有“秘书工作绿卡”之称，其最大的用处就是增强就业竞争力，帮助证书持有者在国内外、特别是国外工作。
考试等级：考试等级分为三级，国内目前开考的是二级和三级。
考试内容：二级考试包括商务英语(二级)、商务管理和文本产生三门;三级考试包括商务英语(可自选二级或三级)、商务实践、商务管理(三级)和文本产生(三级)。
考试准备：准备时间需一年左右，考试难度很大，对办公程序和速记要求较高，考生最好通过专门的培训来进行强化训练。
颁证机构：英国伦敦工商总会考试局。
剑桥办公室管理国际证书(剑桥秘书)
该证书由国家教育部考试中心中英中心从英国剑桥大学考试委员会引进，是按国际标准开发的秘书技术和职业培训课程。此证书为国际、国内双认证证书，除了可以满足学员就业需要，也可以满足从业人员提高技能的需要，是较高层次的秘书资格认证项目。目前全球有160个国家认可该资格证书。
适用人群：剑桥秘书证书考试共分初级、中级和高级三个级别，主要是依照学历不同的人群来划分层次：初级适用于高职、高专学生;中级适用于本科学历的学生;高级适用于本科以上学历的学生。
权威性：UCLES(英国剑桥大学考试委员会)是世界上著名的考试机构之一，剑桥大学考试委员会设计的职业证书考试已在世界上160多个国家开展，每年有600多万学员参加考试，具有相当高的权威。
证书等级：初级、中级、高级。
报考条件：中专以上学历在校生及从事办公室工作人员，具有一定的英语基础。
考试内容：核心课程，如文字处理、商务沟通和任务管理、办公室管理;选修课程，如速记、客户服务、组织会议和活动、人际商务技巧、信息与沟通技术。考生可以根据考试级别任选考试模块。
考试准备：准备时间一般在半年左右，考试采用作业设计和实践考核等方法相结合，有几大模块，考试难度相对较大。
颁证机构：中国教育部考试中心、英国剑桥大学考试委员。
IAAP秘书资格证书
IAAP是国际职业秘书协会的英文简称，是全球著名的跨国性职业组织，在27个国家和地区设立分支机构。作为全球闻名的秘书协会组织，其考试影响力不可小觑，在业内被称为“博士级”的资格证书。目前，IAAP在北京和上海等大城市已设立了培训点和考点。
报考条件：高中以上学历，且具有6年秘书工龄。
考试内容：包括企业法、企业行为科学、企业管理、人际学、秘书会计学、秘书技能、办公室秘书工作程序等。
颁证机构：国际职业秘书协会。
做秘书需要具备什么条件
在市场经济不断完善，中国加入世贸组织的今天，全球经济发展对企业构成外部压力的同时，企业内部自身发展的要求也使各企业高层管理者越来越重视秘书的选拔，他们都想拥有一个具备全面的能力与素质的全才秘书，以辅助其更好的工作，推动企业向更好更宽的方向发展。
一、现代秘书应具备的能力
(1)专业能力。作为现代秘书必须具备较强的专业能力，如语言文字应用表达能力、外语能力、计算机操作能力及速记能力。秘书人员工作中的一个重要任务就是从事大量的文书工作，文稿的草拟与修改语法、修辞、格式和逻辑知识，还要掌握一定的写作规律，要做到内容与形式的统一，既要有好的表现形式又要有充实的内容。因此秘书一定要加强写作实践，熟练掌握各类应用文的特点、写作要求和语言表达技巧，随时注意积累资料，不断提高写作水平，注意文风的改革，培养精练的文字表达能力。对于秘书而言，也一定不可忽略了外语的学习和掌握。
加入WTO后的中国，外贸出口已经在很多企业的贸易总额中占据了相当大的比重，对外贸易中多多少少都会用到外语，因此这也客观的要求现代秘书必须具备较强的外语能力。计算机操作能力是现代秘书应具备的又一个基本能力要求，秘书要熟悉OFFICE办公软件的使用并熟悉计算机网络，还要对办公室常用软件的使用达到熟练程度。速记是近年来被提到日程上来的一种录入能力，领导在口头表述的时候，秘书要能够以最快的速度记录到工作笔记中或录入电脑中，从而大大减少了工作时间，提高工作效率。
(2)上传下达能力。作为现代秘书还需要较强的理解与沟通能力，秘书必须很快理解管理者说话或发布命令的意思，协助管理者思考，用正确的思维方式和有效解决方案为管理者出谋划策，并能简练、精确、顺畅的传达相关信息。这要求秘书具有亲和力，能起好承上启下的桥梁作用，协助管理者将工作做好。
(3)组织协调能力。现代秘书还需要有较强的组织协调能力。现代秘书不是单纯的文书工作者，也不是捆、扎、收、发的简单劳动者，而是具有一定的组织和管理能力的人才。根据职责的要求，秘书要经常按照领导的意图组织各类活动，如果缺乏现代的、科学的组织管理能力，就无法把工作做好。因此秘书人员一方面要通晓办事的渠道，提高办事的效能，平时多接触一些具体事物，处处留意他人和自己的上级是如何处理问题的，不断增加自己的阅历和经验。另一方面要用系统的观察，统筹兼顾安排组织好工作，协调好领导及部下及各部门之间的关系，当然还要安排领导日程并为领导准备好相关活动资料。
(4)适应能力。现代秘书要有准确的观察、判断和适应能力。秘书就像气象局一样，管理者及办公室的风吹草动都唯你是问。要适应环境而非环境适应你，要改变自己而非改变他人。同时对领导的动作语言的领悟能力以及对领导的办事风格的适应能力也相当重要。凡是要有悟性。要领会领导的意图，学会根据领导的习惯，工作的主次和轻重缓急安排领导工作。
(5)应变能力。现代秘书还要有敏捷的应变能力和处理危机的能力。秘书的一个主要职责就是为上司提供事务性的服务，减少外界一般性事物对上司的干扰，这需要秘书的随机应变。在一些正式或非正式场合中，秘书是上司的代表和发言人，这要求秘书默契的配合上司，帮上司打圆场，为领导树立良好的形象和营造丰富有价值的人脉关系。在面对一些紧急情况时，有良好的应变能力并能在短时间内作出处理方案，这也是秘书要具备的非常重要的能力之一。
(6)公关能力。现代秘书还需要具有较强社交和公关能力。当前，社交交往、企业公关已成为社会各阶层的一项热门活动。社交与公关对于秘书人员来说同样重要。首先，社交可以开阔视野，增长知识，在广泛的社交中，可以博采众长，学习各方面的知识以丰富自己。知识出才智，智是谋之本，这样在实际工作能更好的发挥参谋助手作用。社交也是办事的辅助。秘书人员办理公务，联系事物，自然是“公事公办”，但社交可以帮助其选取捷径，克服阻力，提高办事效率。秘书经常陪同上司出席一些必要场合，这就理所当然成为了他的参谋助手。秘书工作还会涉及更多的客户服务，这也将秘书推向了公关经理人或者公开发言人的角色，因此秘书需要有外交家的平衡术，具有较强的社交和公关能力。
二、现代秘书应具备的素质
(1)要有分寸。在管理者眼里，秘书是最值得新来的人，在员工眼里，秘书是与管理者关系最亲近的人，也是了解管理者情况最多的人，所以无论是对上还是对下，什么该说什么不该说是一名优秀秘书必需要掌握的分寸，特别是管理者让你处理一些私人事务时，不要做一个“八卦”，到处宣传上司的私事。
(2)要谦虚、礼貌。无论是在接听电话，还是陪同管理这出席各种场合，秘书的言谈举止都代表着管理者及整个单位的形象，保持谦逊、礼貌的态度是赢得赞赏的最佳途径。
(3)要有敏感的意识。敏感是指面对一件事情时要敏锐的意识到是否与管理者或单位有直接关系，敏锐科学的做出判断，愚钝则会导致错误产生。
(4)要有责任心和平常心。作为秘书有着对管理者，对各部门员工的责任，对整个集体的责任，高度的责任心，是胜任秘书工作的前提。现代秘书必须要有一颗平常心，因为很多时候秘书的功劳是不被发现的，往往成为了管理者的功绩，有时你还会为上司挡一些麻烦，替代它承担了一些责任，也许你会受到一些不公平待遇，但上司会对你刮目相看，所以一定要用平常心去对待。
(5)要有极高的忠诚度，要保守秘密。忠诚与守密决定了秘书能否更好的协助管理者工作，也决定了面对外界能否与管理者达成一致意见，对管理者没有忠诚度，不能保守秘密的秘书不可能将工作做好。
秘书人员要掌握一定的工作原则、方法和艺术 工作原则：在工作中应遵循的规律并使之作为我们行为的准则。
工作方法：为了达到工作目标而采取的手段和途径。比如过河: 你可以选择游泳，划船，架桥等，关键是要选择切实 可行的方法。 工作艺术：通过运用高超的、巧妙的、具有创造性的工作方法,和享受。 顺利地完成工作任务，同时给人以美的感觉。
秘书的招聘条件
1、负责文书工作，包括各类文件(如讲话稿、发言稿、总结报告稿的起草工作)的起草、打印、收发、传阅和归档工作;
2、负责协助有关会议的会务安排事宜，做好有关的会议记录、服务等工作;
3、负责日常办公用品采购、发放、登记管理，办公室设备管理工作;
4、负责员工人事信息管理与员工档案的维护工作;
5、负责员工考勤系统维护、考勤统计及外出人员管理工作;
6、负责员工入职、转正、异动、离职等手续办理工作;
7、完成领导临时交办的其他任务。
任职条件：
1、全日制大专及以上学历，中文相关专业毕业，1年以上相关工作经验;
2、熟悉办公室行政管理、人事管理知识及工作流程，熟悉公文写作格式，具备基本商务信函写作能力，熟练运用OFFICE等办公软件及文件档案管理;
3、具有良好的语言表达能力，思维清晰敏捷;
4、性格活泼开朗，责任心强，做事认真、细致，具有较好的团队协作精神和服务意识;
秘书工作的说话技巧
“长期以来，从使用秘书的领导到秘书本人，受‘君子欲纳于言敏于行’，‘病从口入，祸从口出’等训诫的影响，重写而轻说。不少秘书把‘少说多做’作为自己的行为准则，处处‘谨言慎行’。”[1]显然，这种现象与新时期秘书应有的素质和形象是不相容的，它在很大程度上抑制了秘书人员个性的发挥和自身能力的全面提高。
随着社会变革和国家开放政策的不断深入和发展，在国内外各项事务交往中，如接待来访、情况统统、通信联络等，秘书说话的技巧显得越来越重要。现代社会中，秘书说话是秘书人员顺利完成秘书工作的桥梁和枢纽。但是，秘书的说话不是日常生活中简单的说话、聊天，而是具有技巧性的说话。秘书的说话技巧主要包括以下四个方面：
一、去伪存真，敢言善言
秘书为领导、部门、群众服务，应做到说老实话，办老实事，做老实人，事事以诚相见，不虚与应付。秘书人员作为领导的参谋和助手，作为单位的枢纽，无论是提供信息、协调人际关系，还是处理事务、解决矛盾，都应去伪存真。工作中，秘书人员语气要温和，与人友善，要以真挚的感情说话，态度诚恳，便于缩短与听者的距离，忠实倾听他人，给人感觉你是真诚、可信赖的。最重要的是，不论所要反映的情况是好是坏，是喜是忧，都应如实地向领导人和单位汇报。一般情况下，如实反映情况以及信息的真实与否对领导的决策尤为重要，它能帮助领导认清形势，“对症下药”，保证领导决策的正确。
说老实话、办老实事、做老实人应有个限度，绝不意味着什么都可以说，什么事都可做，老实得头脑简单，丧失主见，给工作带来问题，甚至给单位造成不良的影响。秘书在与领导交往中，不要因为个人情绪的宣泄随意透露领导之间的意见分歧，以致损害领导之间的团结;在协调部门之间的关系时，不要客观主义的充当“传话筒”，沟通情况应有取舍，不致扩大相互关系的对立。三是上报情况须经核实，下达领导指示要忠实愿意，决不能似是而非，阳奉阴违。四是对外要做好单位的工作，做到莫谈公事，对涉密事宜守口如瓶。
秘书不仅要有“敢言”的决心，还应有“善言”的艺术。在对待领导的错误和缺点时，秘书应表达出真实的想法，而不是一味的阿谀奉承。但是在规劝领导时，秘书应注意自己的言语，说话不能过于直白。对领导的缺点直言不讳，可能有适得其反的作用，不仅让领导尴尬也，让自己有面临解雇的危险。因而，面对这种情况，秘书应该通过比较婉转的提示性话语话语，让领导自己注意到自己的不足，这样就可以避免不好的局面出现。
二、把握分寸，谨言慎行
秘书是一种特殊的职业，因而其特殊的工作性质和工作环境，要求他们说话要慎。秘书说话一定要看对象，掌握好分寸，避免简单、片面、主观和武断。如当有人想要见领导时，秘书不能直接让他人进入领导的办公室，而是要征求领导的同意。如果秘书经常出现武断的行为，不但给领导带来困扰，也给自己带来麻烦。
说话有分寸，实际上是讲究表达艺术。秘书要时刻认清自己的身份，说话时注意切合身份，注意场合和环境，该说的说，不该说的不说。在有些情况下，不合时宜的话语会造成不佳的后果，而有时，不要别人问一句答一句，保持沉默也会给人不好的印象。当他人在参观公司是，秘书对参观者的问题始终保持沉默，这样的秘书室不称职的，而且也使得客户对公司留下不好的印象。而且说话时要让人乐于接受，听得顺耳。特别是对重要问题的说明，需要格外注意措辞。说话还得看准时机，该早讲的不能晚讲，该晚说的不能先捅出去。如果交谈中发生争执，秘书不可“火上浇油”，应抑制感情，“冷却降温”。同时，秘书不应将个人情绪带入工作中。说话的语调往往会泄露个人的情绪，因而秘书不能把生活中的不满表现在对领导或同时的言语中。
为了使话说得有分寸，秘书有时还得借助委婉含蓄的表现手法。特别是对一些重大、敏感、不便直说但又不得不说的事情，采用商量询问的语气，能够避免被动。例如在对待领导的缺点和错误、群众的反映等方面，秘书都要学会掌握分寸。当接待来访的群众时，对于有些过于不便回答或无法回答的提问时，秘书应委婉地拒绝或者提出建议，而不能表现出不耐烦的说话语调。
三、长话短说，讲求效率
现代社会生活的快节奏，更加注重秘书的概括能力，秘书要顺应时代潮流讲“短话”，对所说的内容要分清主次，确定详略，有点有面，努力提高说短话的能力。在工作中，秘书要确保自己讲出的话一语中的、逻辑严密，要学会用最少量的语词传递尽可能多有用的信息，使说话耗费的时间与说话效果成正比，提高效率。
秘书对领导讲话语言要简明扼要，思路要清晰，概念要准确，层次要分明，逻辑要严谨，主题要集中，重点要突出，不能浪费领导时间。当领导要求秘书汇报工作时，应提前打好腹稿，以最快的速度把重要的信息概括地输送给领导，如果简单一两句话可以讲明的问题，却不断地添词加句，显得累赘而冗长，不仅耽误领导的时间，有可能还将汇报的主旨掩盖，将不该省略的省略的了，贻误工作。秘书将领导的命令下达给各部门时，要将内容整理妥当，确保万无一失。例如，领导要秘书转告各部门开会的通知时，如果秘书打电话通知，往往比较简短，所以要将会议的时间、地点、人员等重要事项准确及时地通知到各部门。
为了提高说话的效率，从而提高工作效率，秘书应注意选词，在说话时少用修饰语、倒装句，不用隐晦、艰涩的词句，不要用口头禅，也不要随意使用新词语，多用基本词和常用词，做到通俗易懂，直抒胸臆，便于沟通感情，传递信息。否则，就会影响对方的理解，导致交谈兴趣减退，达不到交际的目的。
四、随机应变，处变不惊
秘书的地位及秘书工作的被动性，决定了秘书说话的语境千变万化。有些工作，在特殊的时间、地点、条件下，经常出现始料未及的情况，秘书人员要有遇急不慌、临危不惧、处事冷静的应变能力，针对突发事件随机应变，临场调整内容，改变方式，机敏、巧妙地应付意外，以避免尴尬和失误。当领导人之间产生分歧，彼此向秘书抱怨时，一旦说话不当，便会处在尴尬的境地。面对这种这种情况，秘书应从维护领导的团结出发，运用恰到好处的语言，促进领导之间矛盾的化解。
接待来访者是秘书人员的经常任务。在这些来访者中，不乏有修养差、偏激执拗，或有意刁难、出言不逊，或自以为是、以势压人，或观点不同、故意添乱的人。对于这些突然出现的情况，秘书应保持镇定、处变不惊，首先表现出宽容和大度，依旧礼貌地与来访者沟通，这表示秘书谅解别人冲动的情感和行为，切不可因为几句过头的话而同来访者“唇枪舌剑”，使别人对你的工作抱有成见。
此外，幽默是消解尴尬的一剂良药，也是秘书随即应变的重要法宝。“秘书在交往活动中运用幽默，可以使人感到亲切轻松，易于沟通感情，取得理解，消除陌生和紧张，营造和睦的交际气氛。”[2]在有些交际场合中，领导会遇到尴尬的问题，而秘书就要学会运用幽默，化被动为主动，化尴尬为愉悦，调节气氛。但是，这种随即应变的能力并不是见风使舵，而是既要符合原则，既要有一定的机动性和灵活性。
在现代社会的秘书工作中，秘书说话成为秘书不可或缺的一项技能，秘书“善说”，有利于工作的开展，有利于协调关系，有利于树立单位的良好形象，也有利于信息的传递。因此，现代秘书要胜任工作，就必须重视说话，注意语言技巧，善于说话。
素养一 严守纪律，
效益源自管理，管理需要制度，制度需要严格执行，执行先要经理带好头。
素养二 讲究诚信。
现代企业，诚信即信誉，信誉即品牌。欲打造品牌企业，先打造品牌经理。
素养三 尽心尽力。
及时高效完成分内工作是一种义务，下班后带着笔记本回家做是一种习惯。
素养四 积极主动。
经理人既是管理者，也是策划者，还是执行者，更是带头人——从主动开始。
素养五 真诚务实。
尊重上属，团结同事，关心客户，
不作假，不夸张，以行动和事实说话。
素养六 勤学善思。
学历是基础，经验是参考，学习是方向，创新是资本，因为市场时刻都在变。
素养七 谦虚谨慎。
凡事多思考，就算绝对正确的方案，也要准备二套意外发生之后的补救措施。
素养八 不占便宜。
公平无私，以身作则，让属下从内心佩服，这样才能打造极具战斗力的团队。
素养九 注重形象。
形象不只是面对客人或客户时的穿着、言行，更多源自平时的习惯或修养。
素养十 以德感人。
从不在下属面前摆架子，而是用更多感人的行动去引导、帮助和关爱下属。
一、熟悉企业文化、了解公司整体工作流程。
二、了解秘书的职责、工作内容、工作权限。
三、在工作中加强学习，提高自身素质
树立终身学习的理念，不断充实自己，提高自身能力，注重平时积累。学会取长补短，总结实践经验，克服自己的缺点，丰富自己的能力。在工作中积极领会领导精神，争取不出现大的错误，能够及时有效的处理各种日常事务，提高自己的各方面能力。
四、秘书要具备专业素质
1、写作能力
文字表达能力是文秘人员非常重要的基本功。秘书从事各种应用文的写作，要求熟练掌握各种应用文体的写作技巧，迅速准确地撰写出观点正确、内容充实、结构严禁、表达流畅、格式规范、文笔精练的各类应用文。一定要掌握各类文稿格式、行文和内容要求，从谋篇布局，遣词造句，行文格式，甚至是标点符号，都要认真揣摩，细致研究，逐字逐句推敲，力争做到完美。
2、言谈能力
语言能力是秘书的基本功之一。秘书人员语言能力的基本要求是：鲜明准确，简练明晰，口齿清楚，语速适中，措辞得体，切合身份。
3、辨别是非能力
秘书人员工作于领导身边，又介于领导和群众之间，在提供信息、综合协调、接待来访、解决问题等方面，必须明辨是非，处理得当。
4、分析综合能力
分析综合，就是要善于透过现象看本质，从个别的事物中找出他们的内在联系和规律性。秘书人员能否较好地发挥参谋助手的作用，很大程度上取决于分析综合能力的强弱。因此，秘书要自觉以科学的理论来指导自己的工作，提高思维能力，善于从多种思路、多种方法来探求同一种事物，尽量做到举一反三，触类旁通。
5、随机应变能力
秘书承担大量事物性工作，常会出现一些意外的情况，这就要求秘书人员要有遇事不慌、处事冷静的应变能力，处理问题既要符合原则，又要机动灵活。
6、协调能力
搞好协调是秘书部门的一项经常性工作。秘书人员的协调能力是指在领导的交办下，积极主动地沟通信息，调节关系，统一步调，促进工作灵活运行，提高工作效率。一是对上协调，树立全局意识。要站得高，看得远，想得深。二是横向协调，树立商量意识。凡是由秘书办的事情，在酝酿、处理、决策之前，都要注意及时与有关部门协商沟通。三是对下协调，要树立服务意识。在协调中要谦虚谨慎，摆正位臵，搞好服务，出好主意。
五、秘书一定要有良好的道德品质
秘书，一定要有良好的道德品质，踏实肯干，敬业奉献，堂堂正正做人，踏踏实实做事，在工作中一定要主动、细心、周到、忠诚。工作要一丝不苟，言谈举止要得体，都是一个合格秘书应该具备的素质。
秘书工作是人生的必修课
人生有很多东西要学，说秘书工作是人生的必修课，而不是选修课，是因为向秘书工作这样能让人在较短的时间里学到这么多东西的职业，还确实不多。做秘书工作，虽不能说尝尽人生的滋味，但确实能了解不少人生的真谛。
秘书工作是人生的炼狱。秘书不属于自己，秘书必修根据自己服务的对象----领导的个性改变自己，必修淡化自己的个性。
从生活习惯来看，秘书起居不定，没有节假日，不分白天黑夜，随时处于工作状态。因此，秘书必修能吃苦，能吃亏，毫无怨言。从个人得失来看，秘书要看淡领导的表扬，看重领导的批评，做到宠辱不惊，决不能飘飘然，昏昏然，用佛家的话来说，校看破、放下。 秘书工作集酸甜苦辣于一身。有一个段子是这样描述秘书工作的：
“领导未讲我先讲，试试话筒响不响;领导未上我先上，试试电梯晃不晃;领导未尝我先尝，看看菜里放没放糖。”形象地道出了做秘书的滋味。可以说，秘书工作集酸甜苦辣于一身。
酸：秘书常常是出气筒，是废纸篓，甚至要承担责任，代人受过。甜：秘书虽然是默默无闻的工作，但也有成功的时候，也有风光的时候。
苦：秘书很少有不被误解的，当秘书在一件事做得不好或留下败笔而遭到他人误解而无处诉说的时候，内心苦不堪言。
辣：这是一种混合的感觉。每一个秘书都有一本难念的经，成功与失败、光荣与失落、捧与骂、虚与实等，让人不堪回首，但有回味无穷。总之，秘书窑洞的辩证法。
秘书要会用“势”
一是度势。
作为秘书，必修具备审时度势的能力。面对风云变幻的世界，不仅能正确分析国内外形势，还要对本地区、本部门、本单位所处的优势、劣势了然于心，更要了解领导的心思。否则，会弄巧成拙，适得其反。
二是借势。
借势要有技巧，也要有胆略。一种借势是秘书要面对各种有利条件，运筹帷幄，超前谋划，使工作更上一层楼。还有一种借势，是当秘书面对突如其来的危机时，能化危机为机遇，画被动为主动，显示出高超的处置危机能力，塑造良好形象，提高知名度，但这种借势难度更大。当前，上访事件不断增多，对秘书要求更高，这也是一种新的考验。
三是蓄势。
冰冻三日，非一日之寒。所谓蓄势待发，就是要求秘书不要急于求成，急功近利，要做得住冷板凳，扎扎实实多做些工作，在蓄势中完善自己，创造机遇。
四是造势。
相对于度势，借势来说，造势难度更大。但成功的秘书不仅仅被时势所造，同时也蒙能造势，改变领导的观点，影响领导的决策。其实，这种目的达到之时，也是秘书成功之日。
秘书要学会的工作。
一要学会适应。
秘书是客体，只有适应的权利，秘书只有适应了主体(领导)，才有发展的空间。对于工作节奏快的领导，你办事要雷厉风行，所写的报告也要多用排比句;对于性格温和的领导，你要思维缜密，所写的报告要语句平实。
二要学会选择。
当秘书，面读的诱惑很多。要在诱惑面前体现出政治上靠得住、工作上有本事、作风上过得硬，就必须正确处理舍与得的关系，学会选择。选择是一件痛苦的事情。选择，从一定的角度来讲，就是放弃，，李真就是因为不知放弃，最终落了个身败名裂的下场。
三要学会变化。
秘书应学会以变应变，以变制变，与时俱进。秘书在领导身边工作，和领导一起面对复杂多变的领导环境和突发事件，因此必须学会应对各种变化着的情况，冷静分析，以变制变。只有不断的顺势而变，才能无往不胜。
四要学会开放。
开放是一种形象。形象至关重要，一个开放的、与人为善的形象，是秘书成功的关键。秘书工作需要秘书善于交际，八面玲珑，左右逢源，塑造一种开放的现代形象，性格内向是做不好秘书工作的。开放是一种魅力。一个人能够脱颖而出，最重要的原因是个人魅力。要把自己塑造成又魅力之人，与影响力之人，那就学会开放吧，在开放中充实自己，在开放中与人为伴。
五要学会把握。
要把握方向。方向比速度更重要，方向错了，跑得再快，也是白袍。把握住方向，审时度势，是秘书的一项基本功。否则，就会整天忙于事务，忙忙碌碌而一事无成。要把握全局。秘书写材料有一个秘诀，即“关起门来当领导”。所谓关起门来当领导，就是要求秘书学会换位思考，以领导的目光把握全局，思考问题。要把握关键。抓住了关键，就抓住了根本。把握全局冰湖意味着眉毛胡子一把抓，而是透过想想看本质，抓住重点，带动全局。
六要学会沟通。
沟通是一门学问，也是一种才能，秘书要学会和各种人打交道，并且成为各界人士的朋友。只有沟通好，才能触类旁通、一通百通，才能了解信息、掌握实情。信息的交流是双向的，尽管现在有多种了解信息的渠道，但与人的沟通和交流是最直接、最真实的，只有与人沟通好了，才能赢得人们的好感，获得发展的机会。沟通是一种做人的姿态，在沟通中可以了解别人，展示自己，争取发展的空间。
七要学会主动。
一味的被动，往往是无能的表现。秘书虽处于被动地位，倒要有主动的意识。要主动谋划，未雨绸缪;善于抓住领导的意图，把领导朦朦胧胧的思想变成美好的现实;要主动介入，掌握工作的主动权。当秘书要耳提面命，但也要灵活机智，要画被动为主动，有些工作要尽量做的超前些。
八要学会坚持。
监事需要韧性，坚持形成个性，坚持就是胜利。我们经常说，咬紧牙关，挺一挺就过去了，也是这个意思。要坚持办事的原则，坚持做人的底线。对秘书来说，重要的是坚持依法办事，按制度办事，按规矩办事。
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