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试论新形势下秘书人员的能力结构 - 毕业论文
摘 要
秘书工作在我国具有悠久的历史，但科学地、系统地探索秘书工作的规律，还是近几才开始起步的。随着我国社会主义现代化建设事业的不断发展，各行各业都对秘书工作提出了新的更高的要求，特别是我国成功地加入了世界贸易组织，使得秘书工作人员更是面临着巨大的机遇和挑战。新世纪新形势赋予了秘书人员新的历史使命和要求，秘书人员具备良好的能力结构不仅是秘书工作成败的关键因素，也是提高秘书工作效率的重要基础。因此针对秘书工作的.发展趋势，分析秘书人员的能力结构，对于提高秘书人员的工作能力和工作水平，造就高素质的秘书队伍具有10分重要的意义。
关键词：秘书；秘书工作；能力结构；发展趋势
ABSTRACT
The secretary works in our country has the glorious history, but scientifically, systematically explores the rule which the secretary works, or the nearly several dozens years only then to start. Along with our country socialism modernization enterprise unceasing development, all kinds of trades and occupations all worked to the secretary proposed the new higher request in the secretary.especially, our country successfully has joined the World Trade Organization in, caused the secretary staff to face the huge opportunity and the challenge.The new century and the new situation has entrusted with the secretary personnel with new historical mission and the request, the secretary personnel has the good ability structure not only ,the success or failure key aspect of the secretary works .but also the important foundation enhances the secretary working efficiency .Therefore aims at the development tendency which the secretary works, analyzes ability structure of the secretary personnels, regarding sharpens ability of the secretary personnels working and the work level, accomplishes the high quality of the secretary troop to have the extremely vital significance.
Key words: secretary; secretary work; ability structure; tendency of development
秘书人员的能力素养
秘书人员作为领导的参谋和助手，一方面要积极主动地献计献策，另一方面还要具备瘵自己的聪明才智融进领导者的决策过程之中的能力。这就要求秘书人员不仅掌握足够的知识，还要具有合理的能力结构。合理的能力结构，是一个广义的概念，它主要是指由基本能力和专业能力组成的立体的能力结构。一、秘书人员的基本能力
所谓基本能力，主要是指秘书人员的智力，包括敏锐的观察能力、良好的记忆能力、丰富的想象能力和科学的思维能力。这是秘书人员赖以吸收外界知识的能力，也是其他能力的基础。
（一）敏锐的观察能力
（二）良好的记忆能力
（三）丰富的想象力
（四）科学的思维能力
二、秘书人员的专业能力
秘书人员的专业能力，主要是指语言文字应用能力、组织能力、判断能力、应变能力和社交能力。
（一）较高的文字水平。秘书人员工作中的一个重要任务，就是从事大量的文字工作，几乎天天都要修改或草拟文稿。因此，秘书人员必须具备扎实的文字功底，不仅要精通语法、修辞和逻辑知识，还要掌握一定的写作规律。汉语词语浩瀚，文体广博，这为文字工作者提供了良好的条件。但是，写作是一种综合能力的表现，要做到内容与形式的统一，既要有好的表现形式，又要有充实的内内容，并不是一件轻而易举的.事。这就要求秘书人员加强写作实践，熟练掌握各类公文的特点、写作要求和语言表达技巧，随时注意积累资料，不断提高写作水平。要注意文风的改革，培养洗炼的文字表达能力。
（二）较强的组织能力。现代的秘书人员，既不是那种整天伏案看文件、写文章的纯“文牍性”人才，也不是那种只会“捆捆扎扎、收收发发”的简单劳动者，而是具有一定的组织和管理能力的人才。根据职责的要求，秘书人员经常要按照领导的意图组织各类活动，如果缺乏一些现代的、科学的组织管理能力，就无法把工作搞好。对此，秘书人员一方面要通晓办事的渠道，提高办事的效能，平时多接触一些具体事物，处处留意他人和自己的上级是如何处理问题的，不断增加自己的阅历和经验。另一方面要用系统的观点，统筹安排工作。
（三）准确的判断能力。
（四）敏捷的应变能力。
（五）广泛的社交能力。当前，社会交往已成为社会各阶层的一项“热门”活动。社交对于秘书人员来说同样重要。首先，社交可以开阔视野，增长知识。在广泛的社交中，可以博采众长，学习各方面的知识以丰富自己。知识出才智，智是谋之本，这样在实际工作中就能更好地发挥参谋助手作用。其次，社交是办事的辅助。秘书人员办理公务，联系事务，自然是“公事公办”但社交可以帮助选取捷径，克服阻力，提高办事效率。
秘书人员的能力结构是一个多层次、多因素的综合体。建立起合理的能力结构，决不是一件轻而易举的事情，需要终身为之奋斗。
来源：温州秘书网
秘书人员的专业能力，主要是指语言文字应用能力、组织能力、判断能力、应变能力和社交能力。
（一）较高的文字水平。秘书人员工作中的一个重要任务，就是从事大量的文字工作，几乎天天都要修改或草拟文稿。因此，秘书人员必须具备扎实的文字功底，不仅要精通语法、修辞和逻辑知识，还要掌握一定的写作规律。汉语词语浩瀚，文体广博，这为文字工作者提供了良好的条件。但是，写作是一种综合能力的表现，要做到内容与形式的统一，既要有好的表现形式，又要有充实的内内容，并不是一件轻而易举的事。这就要求秘书人员加强写作实践，熟练掌握各类公文的特点、写作要求和语言表达技巧，随时注意积累资料，不断提高写作水平。要注意文风的改革，培养洗炼的文字表达能力。
（二）较强的组织能力。现代的秘书人员，既不是那种整天伏案看文件、写文章的纯“文牍性”人才，也不是那种只会“捆捆扎扎、收收发发”的简单劳动者，而是具有一定的组织和管理能力的人才。根据职责的要求，秘书人员经常要按照领导的意图组织各类活动，如果缺乏一些现代的、科学的组织管理能力，就无法把工作搞好。对此，秘书人员一方面要通晓办事的渠道，提高办事的效能，平时多接触一些具体事物，处处留意他人和自己的上级是如何处理问题的，不断增加自己的阅历和经验。另一方面要用系统的观点，统筹安排工作。
（三）准确的判断能力。
（四）敏捷的应变能力。
（五）广泛的社交能力。当前，社会交往已成为社会各阶层的一项“热门”活动。社交对于秘书人员来说同样重要。首先，社交可以开阔视野，增长知识。在广泛的社交中，可以博采众长，学习各方面的知识以丰富自己。知识出才智，智是谋之本，这样在实际工作中就能更好地发挥参谋助手作用。其次，社交是办事的辅助。秘书人员办理公务，联系事务，自然是“公事公办”但社交可以帮助选取捷径，克服阻力，提高办事效率。
秘书人员的能力结构是一个多层次、多因素的综合体。建立起合理的能力结构，决不是一件轻而易举的事情，需要终身为之奋斗。
秘书人员的基本能力 -文秘文书
秘书人员作为领导的参谋和助手，一方面要积极主动地献计献策，另一方面还要具备瘵自己的聪明才智融进领导者的决策过程之中的能力。这就要求秘书人员不仅掌握足够的.知识，还要具有合理的能力结构。合理的能力结构，是一个广义的概念，它主要是指由基本能力和专业能力组成的立体的能力结构。 一、秘书人员的基本能力 所谓基本能力，主要是指秘书人员的智力，包括敏锐的观察能力、良好的记忆能力、丰富的想象能力和科学的思维能力。这是秘书人员赖以吸收外界知识的能力，也是其他能力的基础。 （一）敏锐的观察能力。 （二）良好的记忆能力。 （三）丰富的想象力。 （四）科学的思维能力。来源：温州秘书网秘书人员的能力素养 -文秘文书
秘书人员作为领导的参谋和助手，一方面要积极主动地献计献策，另一方面还要具备瘵自己的聪明才智融进领导者的决策过程之中的能力。这就要求秘书人员不仅掌握足够的知识，还要具有合理的能力结构。合理的能力结构，是一个广义的概念，它主要是指由基本能力和专业能力组成的立体的能力结构。 一、秘书人员的基本能力 所谓基本能力，主要是指秘书人员的智力，包括敏锐的观察能力、良好的记忆能力、丰富的想象能力和科学的思维能力。这是秘书人员赖以吸收外界知识的能力，也是其他能力的基础。 （一）敏锐的观察能力 （二）良好的记忆能力 （三）丰富的想象力 （四）科学的思维能力 二、秘书人员的.专业能力 秘书人员的专业能力，主要是指语言文字应用能力、组织能力、判断能力、应变能力和社交能力。 （一）较高的文字水平。秘书人员工作中的一个重要任务，就是从事大量的文字工作，几乎天天都要修改或草拟文稿。因此，秘书人员必须具备扎实的文字功底，不仅要精通语法、修辞和逻辑知识，还要掌握一定的写作规律。汉语词语浩瀚，文体广博，这为文字工作者提供了良好的条件。但是，写作是一种综合能力的表现，要做到内容与形式的统一，既要有好的表现形式，又要有充实的内内容，并不是一件轻而易举的事。这就要求秘书人员加强写作实践，熟练掌握各类公文的特点、写作要求和语言表达技巧，随时注意积累资料，不断提高写作水平。要注意文风的改革，培养洗炼的文字表达能力。 （二）较强的组织能力。现代的秘书人员，既不是那种整天伏案看文件、写文章的纯“文牍性”人才，也不是那种只会“捆捆扎扎、收收发发”的简单劳动者，而是具有一定的组织和管理能力的人才。根据职责的要求，秘书人员经常要按照领导的意图组织各类活动，如果缺乏一些现代的、科学的组织管理能力，就无法把工作搞好。对此，秘书人员一方面要通晓办事的渠道，提高办事的效能，平时多接触一些具体事物，处处留意他人和自己的上级是如何处理问题的，不断增加自己的阅历和经验。另一方面要用系统的观点，统筹安排工作。 （三）准确的判断能力。 （四）敏捷的应变能力。 （五）广泛的社交能力。当前，社会交往已成为社会各阶层的一项“热门”活动。社交对于秘书人员来说同样重要。首先，社交可以开阔视野，增长知识。在广泛的社交中，可以博采众长，学习各方面的知识以丰富自己。知识出才智，智是谋之本，这样在实际工作中就能更好地发挥参谋助手作用。其次，社交是办事的辅助。秘书人员办理公务，联系事务，自然是“公事公办”但社交可以帮助选取捷径，克服阻力，提高办事效率。 秘书人员的能力结构是一个多层次、多因素的综合体。建立起合理的能力结构，决不是一件轻而易举的事情，需要终身为之奋斗。 来源：温州秘书网随着中国经济的迅猛发展和快速的融入经济全球化的步伐，给中国的所以企业都带来了前所未有的机遇和挑战，同时对营销工作的重视也到了无以复加的程度，销售人员素质和能力更是重中之重。培养和构建一支纵横江湖战之能胜的销售队伍成了现代企业的核心竞争力，在此笔者尝试深入探讨现形势下销售人员应该具备的能力和素质。
1.良好的心态，饱满的激情。
不管是学什么专业的高校毕业生或是其他行业的职业人，想进入这个行业并把其作为一个事业来做必须得有个前提，那就是热爱营销，并愿为之倾情倾力付出。同时应该对销售工作有个大体的了解，那就是营销工作不仅仅是营销思维的充分发挥和利用，更是一种体力支出和艰苦的工作，是个实战性很强的工作，与经理助理和文秘等工作有很大的区别。通晓这些之后踏入这个行业，才会有良好的心态，饱满的热情，遇到困难和挫折后才能有高质的情商调节自己，坚忍不拔，不见难思退。从而才有可能在这个行业做强做深有所发展乃至有所建树。这是销售人员必备的基本素质和适应销售工作的内驱动力。只有这这个内因的基础上，才能谈锝上爱岗敬业，勤于职守。
2.良好的沟通和书面表达能力。
销售人员的沟通能力好比司机的两双手一样重要，是其生存的主要根基之一。和你的客户无论是总代理还是终端业户都时刻离不开沟通，包括进货谈判、KA的管理、促销的谈判、价格制定和维持、蹿货的处理， 客诉的处理，也包括向领导汇报工作，申请促销等等，可见沟通的重要。良好的沟通是销售人员开拓市场过关斩将的主要利器。同时销售人员还应该有个过硬的书面表达能力，很多人语言表达能力不错，申请促销汇报工作滔滔不绝，但形成文字申请方案，白字不时蹦出一个，文理也时有不通，往往影响方案或文件的批复。因此从基层做起来的营销经理几乎都有很强的文字表达能力和语言表达能力，很多人的表单设计功底颇深。
3.善于学习，善于总结。
销售人员必须掌握基本的营销知识体系，如：公司的整体情况、产品的知识、行业状况、竞品的信息、公司的销售政策等等，还必须掌握一些工作的工具，比如swot分析、鱼骨图。无论这些是公司统一培训还是由销售人员自己学习都是开展营销工作的必备的软件之一。所以业务人员必须不断的学习和充实自己，到CI体系乃至广告方面的定位、USP策略等等有很多的营销知识需要学习，还有很多新兴的营销知识需要更新，比如对渠道的看法、对终端的认识、整合营销、营销价值链、战略区域市场等很多新的课题和学派的知识需要我们去研究和探讨，这样才能把销售工作进入到由就业－专业－卓越的职业人健康发展之最佳状态。有了勤勉良好的学习习惯，销售人员还应该善于总结，把工作中的一些经验和精华总结出来，以指导今后的营销工作。无论是成功的经验、失败的学费还是点滴的积累都应该成为一种实践上升和提炼后的作业指导书和精华。
4.勇于实践，勇于创新，
所有的学习都离不开实践工作，销售的行业更是操作性和时间性很强的工作，“没有调查就没有发言权”在这里是真理中的公里。所以作为营销人员一定要在掌握基本的营销理论的基础上，不断实践不断总结，这样才会纵向发展有所成就。在现代营销中区别传统计划经济销售的主要靓点就是永远首倡创新。因为在供过于求的买方经济里，只有有价值的创新营销才能在营销中利于不败之地，也是营销人孜孜追求的目标。
5.敏捷缜密的思维体系，良好的谈判运筹能力。
作为销售人员，运用良好的沟通技巧，是作好销售工作的基本功，但一个优秀的销售人员更应该在更高的层次上有所突破，那就是具有缜密的逻辑思维，敏捷的现场反应，具有快速的反应和答疑能力。这在现代企业里越发显得重要，比如KA店的进店谈判，特别是和有丰富经验的国际卖场，谈判工作更显得艰难和重要。
6.敏锐的洞察力和市场反馈能力。
销售人员活跃在市场的一线，对竞品的市场信息包括重大举措、恶性竞争、新品上市、本司市场现状等信息往往先知先觉。销售人员应该有着敏锐的市场感觉，及时收集分析市场的信息，并作以缜密的分析及时上报反馈给上级领导，以利于公司营销领导层及时决策，趋利避害。
7.基本的应酬能力和调查征信的能力。
很多营销界的人士不爱触及这个话题，往往一语避之。但按中国的几千年文化底蕴和社会形态来看，注重人情和礼尚往来等传统注定中国营销界的实战人士不能完全抛弃这一俗之又俗的沟通方式。不管你的营销管理如何规范，你的管理人士素质如何的高，往往都逃脱不了吃饭喝酒等俗套的东西，甚至很多谈判桌上僵持很久的东西在酒桌的热烈气氛中就解决了，这对营销人来说也不应该是坏事。所以营销人员适当参与一些应酬是必须的，也是各级营销人员必备的素质之一。而且面对很多异地陌生的准客户，销售人员也要具备一定的神入能力，通过各种方式调查目标客户的诚信能力、资金承受能力等内容，不然今后的工作开展后一旦发现“庐山真面目”，将悔之晚矣！
以上列举了销售人员的必备的七项能力和素质，很可能挂一漏万，并不全面。但现代社会对销售工作的重视，现代企业对销售人员的依赖，也使得销售人员必须不断的提高，以不断的适应社会和社会条件下的企业，但笔者概括为32字箴言：“用脑生活，用心工作，注重过程，关注结果，勤于学习，勇于实践，善于创新。”，这将成为新世纪销售人员的最佳素质写照。
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关于作者：
冯启：98年跨入外企开始了营销生涯，先后多家知名企业任职，历任区域主管、大区经理、营销总监、营销副总经理、总经理等职位，积累了大量的营销管理和企业运作经验，并在国内知名媒体和网站发表了营销论文四百多万字，对品牌管理、营销管理、职业生涯规划和管理、城市营销等方面有着深厚的研究和涉猎，具有很丰富的咨询和培训经验。MOB:18686852906，MSN:fq3686@hotmail.com，EMAIL:fq3686@163.com查看冯启详细介绍 浏览冯启所有文章
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