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论企业秘书的沟通技巧 - 毕业论文
摘 要
作为1名企业秘书人员，面对现在日益复杂的社会关系，想要取得和谐、融洽的上下级关系、朋友关系以及其他关系，必需具备1项最基本的能力――沟通能力。沟通是解决1切问题的基础，它不是万能的，可是没有它却万万不能，掌握1定的沟通技巧对秘书人员尤为重要。本文从实际出发，初步探讨了沟通的.定义和沟通能力的重要性，例举了秘书人员在工作中几种有效的沟通技巧，并从加强自我修养、善于与人沟通、多为对方考虑等几个方面阐述了怎样培养正确的沟通观念，从而引申出沟通在企业或组织管理中的意义。
关键词：企业；秘书；沟通；技巧
ABSTRACT
As an enterprise secretary the personnel, facing the present complex social relations, wants to obtain the harmony, the harmonious relationship between superior and subordinate, the friend relations as well as the diplomatic relation day by day, essential has a most basic ability communication ability. The communication is solves all question foundation, the character is not multi-purpose, but does not have it not to be able actually, grasps certain communication skill the personnel especially to be important to secretary. This article embarks from the reality, has discussed the communication definition and the communication ability importance initially, the example has lifted secretary the personnel in the work several effective communication skills, and from strengthens the self-tutelage, is good at with the human communicating many, for opposite party considered and so on several aspects elaborated how raises the correct communication idea, thus expands the communication manages in the enterprise or the organization the significance
Key words: Business enterprise; Secretary work; Communication; Technique
一、守本分，让领导放心
1、不要越位
越位包括两方面，一方面对领导，秘书不能代领导做决策，凡事要在自己的权力范围内进行;一方面对同事，不要自以为是二把手，同事尊重你，不代表你能对他们发号施令。
2、不要多言
即便你通过对领导长期的观察，知道他下一步可能采取的行动，也不要在他宣布最终决定前擅自行动。对于公司机密更要做到一问三不知，手头消息多这可不是你炫耀的资本。
3、不要多问
这里特别是有关领导的私人生活，只吩咐你去做，没有过多说明的，就不要好奇去问。很多领导把家庭生活当作隐私，领导的隐私你探听不得。
二、有眼色，让领导省心
1、眼里有事
眼里有事是指秘书不需要领导吩咐就能发现那些需要自己做的工作，例如领导几天后要参加某个会议，那将与会议有关的资料提前准备好就是“我要做”的事。
2、学会挡驾
推销电话是秘书需要准确判断挡驾的。那如果是领导的丈母娘打来电话呢?电话里她怎么也不肯说自己是谁怎么办?这需要秘书日常留心领导的社会关系，尽量能从语气、声音、电话号码等方面来分辨来者何人。
三、能忠心，让领导贴心
1、功高不震主
新领导遇到老秘书时，救场帮了领导时，你怎么摆正自己的位置?记住，作为秘书，你帮助领导再多都是分内事。为领导处理琐碎、排忧解难正是秘书职责所在。
2、细心不计较
秘书琐事多，细心很重要。但时间长了可能觉得自己劳苦功高，以至心态不平衡。这时秘书要调整心态，明白自己的位置，尽量向领导对秘书工作的标准要求看齐。
3、及时背黑锅
股东会上领导忘带文件、同事面前领导责怪错人，发生这些影响领导形象的事情，你及时出现当众向领导认错背黑锅，领导当众人面骂你，背后却十分感激你。
把握好角色，不越权越位
做工作要把握好自己的角色，不要越权越位。做协调工作时，秘书工作者作为主持者，并不是一切都可自行做主。秘书工作者是代表领导做协调工作的，不能把主持者误认为决策者，如这样认为，必将产生角色错位问题。在与协调对象沟通、传达领导指示和意见时，不可随意引申发挥，加进自以为和领导意见一致的内容。
把握好方法，不以权压人
在协调过程中利用领导人的影响力是十分重要的，特别是在被协调者意见难以统一的时候，传达权威领导人的意见，常常能使问题迎刃而解。但这种方法只能在必要时慎重使用，尽可能少用。协调的主要手段是协商，应以平等的态度倾听各方意见。不能因为你是协调的主持者，就以领导自居，自以为是，听到不同声音就进行打压，那样必将引发对立情绪，给以后的协调工作制造障碍。
把握好分寸，不把简单的问题复杂化
在协调工作中，需要把握好分寸，做到“四不”：不把复杂的问题简单化，不把简单的问题复杂化，不把小事扩大化，不把明白的事情神秘化。
在办公室的日常工作中，需要协调的事，无时不有，只要脑勤、眼勤、腿勤，随时注意发现需要调节的问题，说几句调节的话，便可把矛盾化解在萌芽状态。涉及重大原则的事、权力或利益冲突较大的事、具有广泛群众性的事，需多方听取意见，公开处置。一般的、发生在日常工作中的责、权、利不平衡的事，处理时应是能私下解决的就不公开解决，能会下协调的就不开协调会，即便需要开会协调的，也应在条件具备时、在宽松的环境中来召开。
把握好火候，既不失时机也不急于求成
要搞好协调，时机十分重要。抓住有利时机，就可取得事半功倍的效果。当不同部门急需完成同一任务，工作又难以有序展开时，我们需及时出面理顺关系。当时机不成熟，若此时十分勉强地去统一认识，统一行动，反而会扩大矛盾，容易形成误解或成见。掌握沟通的时机是非常重要的，善不善于捕捉沟通的良机，是反映秘书工作者思想水平和工作能力的重要标志。
电子邮件有很多用途，用于联系贸易业务、亲朋好友之间的通信等，但是作为工作场合的业务沟通，电子邮件提供了很多的便利，同时也带来了很多风险，在所有的沟通方式中，电子邮件是最难控制的，最容易达到你不想传递的对象。如何在企业里使用好邮件，相信也是大家经常感到比较困惑的问题，下面是我们企业和部门内部规范的一些邮件沟通技巧，相信这些技巧对于其他企业也同样适用。
一、邮件格式
1、邮件一定要注明标题，很多人是以标题来决定是否继续详读信件的内容。此外，邮件标题应尽量写得具描述性，或是与内容相关的主旨大意，让人一望即知，以便对方快速了解与记忆。
2、如果不是经常交流的对象，记得写邮件抬头称呼对方，以示礼貌，并引起主要收件人的关注。
3、收件人尽量用中文姓名全称，避免只显示个人邮箱帐号。
二、哪些事情需要发送邮件
1、正式工作报告；
2、难以简单用口头表达说明清楚的事项；
3、知识推荐和信息传递；
4、没有见面交流条件的其他交流内容；
总结：可以用口头交流解决的，尽量不使用邮件。
三、邮件发送对象
1、寻求跨门支持的邮件，一般主送给寻求支持的人，抄送给他的直接上级；同时抄送本部门的直接上级；这样往往可以获得支持部门的更好的支持；
2、项目通报类的邮件，主送给项目小组成员，抄送给项目小组成员的直接上级、项目主要领导；
3、工作计划的发送对象，经理人的工作计划主送工作计划的下达对象，抄送直接上级、间接上级、部门内部相关经理人，
为保持部门内部计划对外的一致性，部门内部计划原则上只有一个计划可以跨部门传达，特殊情况可以根据需要处理。
选择邮件发送对象的时候避免以下现象
1、在对外沟通中，非重要的一般性的沟通，避免为了知会的需要将邮件抄送给包括直接和间接经理；
2、避免将同一个主题的讨论内容多次反复发给全部收件人、抄送人，用见面直接交流代替。
3、避免将细节性的讨论意见发送给公司高级管理人员，特别是可以判断高级管理人员不能深入了解的业务细节。
四、邮件沟通支持
1、如果遇到在邮件发送时对内容、措辞、发送人有任何疑问，可以向直接上级寻求沟通支持；
2、如果在沟通中发生意见分歧，沟通双方首先应换位思考，尽量用见面沟通或电话沟通解决分歧；
3、充分发挥个人的主动性，避免将一般性的沟通工作交给上级去做（这样降低了沟通效率）；
五、邮件内容
1、如果带有附件，尽量在邮件正文对附件内容进行总结，避免收件人一一打开附件才能知悉沟通事项；
2、控制邮件正文字数，确保邮件正文层次清晰、内容明确，避免长篇大论。
六、沟通确认和反馈
1、对重要沟通事项，在发送邮件后最好电话提醒对方引起关注；
2、重要会议通知再回前向与会人员提醒开会时间；
3、如果重要邮件发出去后石沉大海，不一定是对方不重视，尝试再次提醒；
每个人都会遇到沟通无效的情况，没有有效的沟通，很多工作将寸步难行，希望以上分享可以让大家沟通更轻松，工作更上一层楼！也欢迎大家分享个人的工作沟通体会。
本文自月光博客 [ www.williamlong.info/ ]
1、顾客说：我要考虑一下
对策：时间就是金钱。机不可失，失不再来。
(1)询问法：
通常在这种情况下，顾客对产品感兴趣，但可能是还没有弄清楚你的介绍(如：某一细节)，或者有难言之隐(如：没有钱、没有决策权)不敢决策，再就是挺脱之词。所以要利用询问法将原因弄清楚，再对症下药，药到病除。如：先生，我刚才到底是哪里没有解释清楚，所以您说您要考虑一下?
(2)假设法：
假设马上成交，顾客可以得到什么好处(或快乐)，如果不马上成交，有可能会失去一些到手的利益(将痛苦)，利用人的虚伪性迅速促成交易。如：某某先生，一定是对我们的产品确是很感兴趣。假设您现在购买，可以获得××(外加礼品)。我们一个月才来一次(或才有一次促销活动)，现在有许多人都想购买这种产品，如果您不及时决定，会……
(3)直接法：
通过判断顾客的情况，直截了当地向顾客提出疑问，尤其是对男士购买者存在钱的问题时，直接法可以激将他、迫使他付帐。如：××先生，说真的，会不会是钱的问题呢? 或您是在推脱吧，想要躲开我吧?
2、顾客说：太贵了
对策：一分钱一分货，其实一点也不贵。
(1) 比较法：
① 与同类产品进行比较。如：市场××牌子的××钱，这个产品比××牌子便宜多啦，质量还比××牌子的好。
② 与同价值的其它物品进行比较。如：××钱现在可以买a、b、c、d等几样东西，而这种产品是您目前最需要的，现在买一点儿都不贵。
(2)拆散法：
将产品的几个组成部件拆开来，一部分一部分来解说，每一部分都不贵，合起来就更加便宜了。
(3)平均法：
将产品价格分摊到每月、每周、每天，尤其对一些高档服装销售最有效。买一般服装只能穿多少天，而买名牌可以穿多少天，平均到每一天的比较，买贵的名牌显然划算。如：这个产品你可以用多少年呢?按××年计算，××月××星期，实际每天的投资是多少，你每花××钱，就可获得这个产品，值!
(4)赞美法：
通过赞美让顾客不得不为面子而掏腰包。如：先生，一看您，就知道平时很注重××(如：仪表、生活品位等)的啦，不会舍不得买这种产品或服务的。
3、顾客说：市场不景气
对策：不景气时买入，景气时卖出。
(1)讨好法：
聪明人透漏一个诀窍：当别人都卖出，成功者购买;当别人却买进，成功者卖出。现在决策需要勇气和智慧，许多很成功的人都在不景气的时候建立了他们成功的基础。通过说购买者聪明、有智慧、是成功人士的料等，讨好顾客，得意忘形时掉了钱包!化小法：
景气是一个大的宏观环境变化，是单个人无法改变的，对每个人来说在短时间内还是按部就班，一切“照旧”。这样将事情淡化，将大事化小来处理，就会减少宏观环境对交易的影响。如：这些日子来有很多人谈到市场不景气，但对我们个人来说，还没有什么大的影响，所以说不会影响您购买××产品的。
(3)例证法：
举前人的例子，举成功者的例子，举身边的例子，举一类人的群体共同行为例子，举流行的例子，举领导的例子，举歌星偶像的例子，让顾客向往，产生冲动、马上购买。如：某某先生，××人××时间购买了这种产品，用后感觉怎么样(有什么评价，对他有什么改变)。今天，你有相同的机会，作出相同的决定，你愿意吗?
4、顾客说：能不能便宜一些
对策： 价格是价值的体现，便宜无好货
(1)得失法：
交易就是一种投资，有得必有失。单纯以价格来进行购买决策是不全面的，光看价格，会忽略品质、服务、产品附加值等，这对购买者本身是个遗憾。如：您认为某一项产品投资过多吗?但是投资过少也有他的问题所在，投资太少，使所付出的就更多了，因为您购买的产品无法达到颁期的满足(无法享受产品的一些附加功能)。
(2) 底牌法：
这个价位是产品目前在全国最低的价位，已经到了底儿，您要想再低一些，我们实在办不到。通过亮出底牌(其实并不是底牌，离底牌还有十万八千里)，让顾客觉得这种价格在情理之中，买得不亏。
(3)诚实法：
在这个世界上很少有机会花很少钱买到最高品质的产品，这是一个真理，告诉顾客不要存有这种侥幸心理。如：如果您确实需要低价格的，我们这里没有，据我们了解其他地方也没有，但有稍贵一些的××产品，您可以看一下。
5、顾客说：别的地方更便宜
对策：服务有价。现在假货泛滥。
(1)分析法：
大部分的人在做购买决策的时候，通常会了解三方面的事：第一个是产品的品质，第二个是产品的价格，第三个是产品的售后服务。在这三个方面轮换着进行分析，打消顾客心中的顾虑与疑问，让它“单恋一支花”。如：××先生，那可能是真的，毕竟每个人都想以最少的钱买最高品质的商品。但我们这里的服务好，可以帮忙进行××，可以提供××，您在别的地方购买，没有这么多服务项目，您还得自己花钱请人来做××，这样又耽误您的时间，又没有节省钱，还是我们这里比较恰当。
(2)转向法：
不说自己的优势，转向客观公正地说别的地方的弱势，并反复不停地说，摧毁顾客心理防线。如：我从未发现：那家公司(别的地方的)可以以最低的价格提供最高品质的产品，又提供最优的售后服务。我××(亲戚或朋友)上周在他们那里买了××，没用几天就坏了，又没有人进行维修，找过去态度不好……
(3)提醒法：
提醒顾客现在假货泛滥，不要贪图便宜而得不偿失。如：为了您的幸福，优品质高服务与价格两方面您会选哪一项呢?你愿意牺牲产品的品质只求便宜吗?如果买了假货怎么办?你愿意不要我们公司良好的售后服务吗?××先生，有时候我们多投资一点，来获得我们真正要的产品，这也是蛮值得的，您说对吗?
6、顾客讲：没有预算(没有钱) 推销中的沟通技巧。
对策：制度是死的，人是活的。没有条件可以创造条件。
(1)前瞻法：
将产品可以带来的利益讲解给顾客听，催促顾客进行预算，促成购买。如：××先生，我知道一个完善管理的事业需要仔细地编预算。预算是帮助公司达成目标的重要工具，但是工具本身须具备灵活性，您说对吗?××产品能帮助您公司提升业绩并增加利润，你还是根据实际情况来调整预算吧!
(2)攻心法
分析产品不仅可以给购买者本身带来好处，而且还可以给周围的人带来好处。购买产品可以得到上司、家人的喜欢与赞赏，如果不购买，将失去一次表现的机会，这个机会对购买者又非常重要，失去了，痛苦!尤其对一些公司的采购部门，可以告诉他们竞争对手在使用，已产生什么效益，不购买将由领先变得落后。
7、顾客讲：它真的值那么多钱吗?推销中的沟通技巧
对策：怀疑是奸细，怀疑的背后就是肯定。
(1)投资法：
做购买决策就是一种投资决策，普通人是很难对投资预期效果作出正确评估的，都是在使用或运用过程中逐渐体会、感受到产品或服务给自己带来的利益。既然是投资，就要多看看以后会怎样，现在也许只有一小部分作用，但对未来的作用很大，所以它值!
(2)反驳法：
利用反驳，让顾客坚定自己的购买决策是正确的。如：您是位眼光独到的人，您现在难道怀疑自己了?您的决定是英明的，您不信任我没有关系，您也不相信自己吗?
(3)肯定法：
值!再来分析给顾客听，以打消顾客的顾虑。可以对比分析，可以拆散分析，还可以举例佐证。
8、顾客讲：不，我不要……推销中的沟通技巧
对策：我的字典了里没有“不”字。
(1)吹牛法：
吹牛是讲大话，推销过程中的吹牛不是让销售员说没有事实根据的话，讲价话。而是通过吹牛表明销售员销售的决心，同时让顾客对自己有更多的了解，让顾客认为您在某方面有优势、是专家。信赖达成交易。如：我知道您每天有许多理由推脱了很多推销员让您接受他们的产品。但我的经验告诉我：没有人可以对我说不，说不的我们最后都成为了朋友。当他对我说不，他实际上是对即将到手的利益(好处)说不。
(2)比心法：
其实销售员向别人推销产品，遭到拒绝，可以将自己的真实处境与感受讲出来与顾客分享，以博得顾客的同情，产生怜悯心，促成购买。如：假如有一项产品，你的顾客很喜欢，而且非常想要拥有它，你会不会因为一点小小的问题而让顾客对你说不呢?所以××先生今天我也不会让你对我说不。
(3)死磨法：
我们说坚持就是胜利，在推销的过程，没有你一问顾客，顾客就说要什么产品的。顾客总是下意识地敌防与拒绝别人，所以销售员要坚持不懈、持续地向顾客进行推销。同时如果顾客一拒绝，销售员就撤退，顾客对销售员也不会留下什么印象。
摘 要：随着中国加入WTO和现代企业制度的逐步建立，社会对企业秘书素质的要求越来越高。经济社会的变化带来产业结构的变化，也必将冲击处于服务、辅政层次的秘书岗位，要求这一岗位必须具有更高素质，更有人格魅力的秘书。秘书的人格魅力具体表现在他的立场观点、思想作风、道德情操、志趣追求、职业形象上。
关键词：企业秘书；人格魅力；修养?
一、人格魅力的定义
?在当今社会中，为人处世的关键因素之一就是要具备良好的人格魅力。人格是指人的性格、气质、能力等特征的总和，1也指个人的道德品质和人的能作为权力、义务的主体的资格。而人格魅力则指一个人在性格、气质、能力、道德品质等方面具有的能吸引人的力量。人格魅力是一个人整体精神面貌的表现，是一个人的能力、气质、性格及动机、兴趣、理想等多方面的综合表现。它是从人出生时就有并一直延续的发展下去，评价一个人不单单只看他的外表，而是综合多方面因素，例如：语言、心理、性格等，从中去发现他高尚的人格魅力，这是较高的境界，最重要的是要有健康的人格。一个人要想让别人尊敬他，欣赏他，必须要有自己的人格魅力。
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二、中国入WTO后对当代秘书的要求
?秘书工作，就是办文、办会与办事三者合为一体的工作。中国加入WTO以后，随着科学技术和知识经济的发展，对企业秘书人才提出了更高的要求,也对秘书办事职能带来一些新的变化：一是办事的程序性要求更高，二是办事的规范化要求将更严，参谋、智囊作用是对文秘工作的高层次要求。加入WTO后，由于现代科学技术日新月异地发展,社会政治经济生活变得更加复杂，并日趋国际化，这使得秘书工作难度越来越大。而这种日益增大的难度和复杂性，就更加强烈地要求有高素质的秘书来适应新的挑战，要求秘书必须要有很强的人格魅力，补偿自己知识、精力等方面的不足,这是当代秘书工作人员必须具备的。只有这样，才会更好的服务领导，更好的处理更加复杂的局面，更好的全面提升自己的能力。
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三、秘书人格魅力的具体表现
?一个新时期优秀的秘书, 应时刻意识到自己对国家、对社会、对人民的崇高使命感, 努力塑造自身高尚、健全、完善的人格。一个有人格魅力的秘书, 他的工作容易得到领导和各方面的认同、理解和支持, 他说话的内容容易为人们所信服, 他的人格魅力能给人以威信和信任感, 因而在事业上容易取得成功。秘书工作处在承上启下、沟通内外、协调八方的中枢地位，是领导决策的参谋助手，是联系群众的桥梁纽带。因此秘书作为职场中的特殊群体，注重人格魅力的提升显得尤为重要。秘书的人格魅力具体表现在他的立场观点、思想作风、人生态度、道德情操、志趣追求、职业形象上。构成秘书人格魅力的两个最基本要素：个人形象、修养。
?1．个人形象
?因为人和企业是相像的，所以一人个的形象力量成为吸引朋友、合伙人以及客户、员工和投资人的磁铁。2把握好自身形象，能代表组织形象，会使组织形象更加贴近社会，增加其对公众的积极影响。
?2．修养
?现在的竞争使得秘书与秘书之间在技能方面的差别越来越小，而具有良好素质修养的精神领袖却有散发不尽的迷人魅力，甚至会使人包容他的一些失误或过错。修养不是人性天生来就有的，是通过学习知识的积累、修炼而逐步养成的。
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四、秘书人格魅力的塑造
?秘书的人格魅力的培养和塑造，除了相应的知识素养和实践工作能力外，正如前面所说，秘书的修养是最关键的，如何塑造秘书的修养也就是塑造秘书的人格魅力，要从以下几方面入手：
?（一）树立正确坚定的思想信念
?信念是做好一个合格秘书人员的首要条件，企业秘书一般被视为决策者的参谋、助手，因为所处位置的特殊，容易了解企业的核心机密，也容易成为竞争对手重点公关的对象或者相关与企业有利益关系的个体眼中的红人，极容易受到各方面的利益影响，因此身处重要地位的企业秘书必须具备坚定的信念，要充分认识到秘书工作的重要性，对工作对公司高度负责，把秘书工作当作完善社会主义市场经济体制、建立现代化企业制度的需要，当作党和人民利益的需要，在企业利益和个人利益、工作利益和物质利益冲突时能作出正确选择。同时要确立正确的价值观、人生观，增强责任感和事业心，这样才能在商品经济的大潮中不偏离自己的人生目标，才能对生活、工作、学习、人生价值有正确认识, 这样秘书工作才能有正确的导向。
?（二）具备良好的职业道德和奉献精神
?道德是处于一定环境的人在情感意识支配下，用以调节与社会或他人关系的一种行为现象。职业道德是在一定的职业活动中所应遵循的行为规范，是社会公德在一定职业范围内的具体表现，也是个人的道德修养最集中、最基本的体现。秘书要有热爱工作、忠于职守、埋头苦干、甘当绿叶、不计报酬、勇于奉献的春蚕精神，要真正为领导做好政务性事务性服务。秘书的工作特点，决定了秘书人员必须具备伟大的奉献精神。奉献精神也是一个人人格魅力的重要组成部分，在新形象下，秘书要做到十个方面的奉献，称为“十心”，奉献“十心”是提升秘书人格魅力的关键所在，“十心”即把忠心献给组织、把放心献给领导、把恒心献给事业、把细心献给工作、把热心献给群众、把耐心献给矛盾、把欢心献给同事、把真心献给朋友、把爱心献给家庭、把平心献给自己。3秘书工作承上启下、协调八方，不仅要为领导服务，也要为人民群众服务，因此，秘书人员要具备一定的综合素养。“十心”是秘书工作人员的真实写照，只有做到“十心”，才能真正体现出现代秘书的独特的人格魅力。
?（三）培养豁达宽容的人生态度
?豁达是一种美德，宽容是立身之本。秘书工作是一项与人打交道的工作，因为秘书工作处于上下连接，沟通前后左右的关键位置，由于秘书人员的这个特殊位置，常常会在工作中遇到内部或外部的一些干扰，在复杂的人际关系中，难免与领导、同事及群众之间发生各种矛盾、利害冲突，难免引起误解和不满。在工作中不免会遇到非议，不免会受到很多不愉快的经历，不免要被领导批评。因此，秘书人员的个性中很重要的一方面就是对人对事豁达、开朗，即在坚持原则的前提下采取宽容、忍耐的态度，对于所服务的领导要多加体谅，主动热情、细致周到，对同事热情、关心、乐于助人。4这就需要秘书人员能适应环境，能顾全大局，要更加宽容领导和同事，要学会装“傻”。这就是“以能问于不能，以多问与寡问，有若无，实若虚。”明知故问给别人一个表现的机会；明明知道他不如自己也去向他请教；明明知道自己懂得很多但把它埋藏在心底，表面上做出一副什么都不懂的样子。有了这些，再加上人家冒犯了自己也不针锋相对地去计较，不以牙还牙，以眼还眼，反过来，自己也可以减少一些他人的攻击和中伤了。对万事抱持平常心，对万物抱持清静心，对万人抱持欢喜心，自然会怀着一种感恩的心情去待人处事。君子坦荡荡，小人常戚戚。大凡心理状态良好的人，心胸也自然豁达，并且能以这种状态去感染和影响上司和同事，让大家享受和谐相处产生的愉悦。
?（四）练就坚韧吃苦耐劳的意志和积极的心态
?坚韧的意志是秘书人员心灵的护卫和保障。一种披荆斩棘、破釜沉舟、不惜任何代价、任何牺牲都要达到其目标的决心、恒心、信心,就是坚韧的中心意志，它是秘书用以克服、解除一切困难的钥匙。在遇到困难和挫折时，有一种乐观向上的态度，使自己从挫折中站起来，变得更加坚强，使自己渐渐的成长起来。另外，企业秘书作为一种比较特殊而且敏感的职业，工作压力自然会以隐性方式存在并且在相当程度上影响其情绪。很多时候，企业秘书经常是以两面人的做法行事，再大的委屈，再大的苦楚，再大的烦闷，你都只能隐忍，而在表面上还得若无其事，沉稳甚至快乐地待人接物，这是一种心理调适的本领，也要求秘书人员性格上开朗，不要因委屈和烦恼影响正常的工作。而在生活当中更要有乐观、积极的态度，培养广泛的兴趣爱好，有自信地面对生活，享受人生，使生活变得更加的充实，多彩多姿。一个健康的人格不是本身就具有的，需要一点一滴的积累。平时注意培养良好的心态，乐观的生活态度，来塑造自己的人格魅力。
?（五）要有良好的职业形象和很强的亲和幽默感
?作为秘书要有豁达大度，乐观开朗、幽默大方、朝气蓬勃的精神面貌。在公开场合表现出有充分的自信心和充满热情，积极主动地与人交往，不装腔作势摆架子，以开拓进取的勇气和精神去感染群众。同时讲究礼节，举止稳重得体，尊重他人，谈吐大方、机智、幽默，穿着适时合体。比如幽默感是人格魅力的重要组成部分，秘书工作内容繁杂，压力很大，有时不免秘书产生烦躁、厌倦之情。具有幽默感的秘书，则能以机智的语言化解困境，超越挫折，获得良好的心情，保证工作的顺利进行。秘书部门被称为企业的窗口，说它是窗口一是因为内外联系‘接待来访、同各方商治工作大都由秘书机构出面。人们往往把秘书部门看成是领导的代言人。因此，秘书机构和秘书人员的形象如何影响很大。4如果秘书部门环境幽雅，秘书形象很好，秘书人员办事认真、态度友好，可以给人留下良好的印象。从而增进彼此的业务往来，如果秘书部门环境杂乱，人员关系紧张，工作中互相推诱扯皮，让人感到‘人难见脸难看，事难办’。就必然给人留下不良印象进而对领导和企业造成负面影响。因为人与人之间的交往是很注重感情因素的，感情是人对客观事物好恶倾向的内在反映，人与人之间建立了良好的感情关系，便能产生亲切感。
?总之，人格魅力在现代文明社会具有日益重要的价值和意义，人格魅力是人的综合素养的折射。作为承上启下、协调八方的秘书工作更应该注重人格魅力的培养，使自己的工作能力得到更好的发挥，为企业的发展做出更大的贡献。
???参考文献：
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?[2]劳伦斯.D.阿克曼.形象决定命运[M]中信出版社,.
教育叙事，即是讲有关教育的故事。它是教育主体叙述教育教学中的真实情境的过程。让我们把自己过去教育生活中司空见惯的幽微细节重新审视，去发现其中细微的教育蕴涵，从而把作为叙事者的教师自身的思维触角引向自我教育生活的深层，使看似平淡的日常教育生活显现其并不平凡的教育意义。
沟通需要技巧，掌握良好的沟通技巧，能提高工作效率，达到事半功倍的效果。我们的工作面对的是学生和学生背后的家长，如果我们能和学生、家长进行良好的沟通，我们就可把我们的教育理念和对学生的要求准确地传递给对方，这样一来，可收到良好的教育效果。
一、以友善的方式开始
一百年前，林肯曾经引用过一句古老的格言，他说过一段非常精彩的话：“一滴蜜蜂比一加仑胆汁捕到的苍蝇更多。人心也是如此。如果你希望别人同意你的原则，就需要先使他相信：你是他忠实的朋友。用一滴蜜蜂去赢得他的心，这样你就能使他走在理智的大道上”。 相反，如果我们动不动就乱发脾气，对别人说一些难听的话，以为这样会感到淋漓尽致的畅快，那就错了。我们的火药味和敌视的态度会使对方对我们表示赞同，分享我们的痛快吗?绝对不会!所以，要尽量避免在我们情绪不佳的时候打电话向家长投诉，如果非打不可，也要尽量克制自己的情绪，先调节好再打电话，这样可以避免因生气而和家长冲突，激化矛盾。
二、尊重别人，诚心为别人着想
人们最迫切的愿望，就是希望自己能受到别人的重视。就是这股力量促使人类创造了文明。 你希望周围的人喜欢你，你希望自己的观点被人采纳，你渴望听到真正的赞美，你希望别人重视你……那么让我们自己先来遵守这条法则：你希望别人怎么待你，你就要先怎么对待别人。 有时候，别人也许的确是完全错误的，而他并没有认识到这一点。但我们不要急着去责备他，而是要查出那个隐藏在错误后面的原因，这才是我们改变他的行为的金钥匙。你不妨对自己说：“如果我处在他的情况下，会怎么样呢?”那我们就会节省不少时间和减少麻烦——直接开始用聪明、宽容的态度去了解别人、帮助别人。而我们，也不会再为这些事情苦恼了，因为“了解了事情的原因，就不会再对它的结果感到意外了”。这样，你也会在别人的心目中成为一个通情达理的人。 当我们懂得了要从别人的角度多想想以后，再碰到孩子孩子犯错误的时候，我们就不会急着去训斥他，批评他，而是会先去了解事情的原委，再采取措施。
三、控制好自己说话的语气
话音经常能反映说话人的语气态度和心中潜在的思想。我们的声音往往会透露我们心中的情绪，是烦恼和不快，还是快乐和平和;高频率的声音会给人一种紧张的担心的感觉;太低沉的声音常使人感到压抑。 因此，我们应该学会控制我们的情绪，注意说话的韵律。 假如别人说不好听的话或说话的方式给我们的感情造成了伤害，那就很可能是因为我们自己说错了什么话或者说话的方式冒犯了别人。不喜欢别人的声调和态度，我们就应当避免用同样的声调和态度。想想，某人用一种愤怒和咆哮的声音向你叫喊，让你感觉十分不快，那我们用同样的方式对待别人，同样也会使别人感觉不快——包括我们的学生。
四、促发他维护自己的高尚动机
我们每个人，潜意识里都会把自己看得很高尚，认为自己是个大好人，而且是公正无私的。因为每个人做一件事，通常是为了两种原因：一种是真正的原因;另一种是听起来很动听的原因。每个人都清楚的知道那个真正的原因，但是，每个人在心底里又都是理想主义者，他们总喜欢想到那个动听的动机。总喜欢别人认为他是高尚的完美的。作为教育者，我们正是要促发学生表现出他们内心那种高尚的动机。我刚接手的班里有一位女学生，我觉得她很聪明能干，就认为她是一个可委以重任的学生骨干，因此我任命她为语文课代表，果然她也一直不负我重望，把工作做得井井有条，学习成绩也日见上升。但在一次道听途说中，我了解到她以前居然是一个不爱学习，甚至有一些恶习的学生，我暗中庆幸我一开始就把她当成一个好学生看待，这样的赏识促发她内心高尚的动机，使她按照这样的高尚动机来塑造自己。可见，调动学生内心的崇高愿望，是把学生推上正途的捷径。
五、避免与对方正面争论
世界上只有一种能够在争论中获胜的方法，那就是避免争论。 事实告诉我们，争论的结果，90%是争论的双方都比以前更加相信自己是绝对的正确而告终的。你赢不了争论。如果你在争论中输给了对方，固然是输了;可是即使是你赢了，结果仍然还是输。你可以把别人驳斥得一无是处，你可以洋洋自得，觉得自己在对方面前是个人物;然而，你却伤害了他的自尊心。从此，他就会怨恨你的胜利。 因此，在处理与别人正误参半的问题上，你要多让一点步;如果我们确实是正确的，就少让一点。
六、征求意见，而不直接下命令
人类有一种几乎是共同的个性，没有谁真心的喜欢接受别人的命令，那怕是在我们面前显得弱势的学生。因为接受命令本身是被动的。如果我们能把命令改成建议，会使对方更易于接受。因为它维护了对方的自尊心，因而增添了友好的气氛;而且更重要的是：对方并没有感到自己是在被迫地接受命令，这也使他们看到了自己的价值。于是心中便会产生一个愿望：希望和你合作，而不是反对你。 当我们需要学生去做某事或改正自己的缺点时试一试：多用一些疑问句而非祈使句，看看效果是否会有所不同。 可能有些老师会认为我们这样对学生家长太客气了，失掉了我们老师的“格”，我个人认为，并不会这样，相反，这除了有利工作不说，学生、家长会认为我们是有“素养”的，通情达理的老师。
沟通技巧是销售技巧中最为重要的部分，无论是电话销售还是客户交往，都需要掌握一定的销售技巧。礼仪的“礼”字指的是尊重，即在人际交往中既要尊重自己，也要尊重别人。古人讲“礼仪者敬人也”，实际上是一种待人接物的基本要求。我们通常说“礼多人不怪”，如果你重视别人，别人可能就重视你。礼仪的“仪”字顾名思义，仪者仪式也，即尊重自己、尊重别人的表现形式。
总之礼仪是尊重自己尊重别人的表现形式，进而言之，礼仪其实就是交往艺术，就是待人接物之道。
第一节 交际场合中的交往艺术 1、使用称呼就高不就低
在商务交往中，尤其应注意使用称呼就高不就低。例如某人在介绍一位教授时会说：“这是……大学的……老师”。学生尊称自己的导师为老师，同行之间也可以互称老师，所以有这方面经验的人在介绍他人时往往会用受人尊敬的衔称，这就是“就高不就低”。
2、入乡随俗
一般情况，也许你会习惯性地问：“是青岛人还是济南人?”但是，当你人在济南时，就应该问：“济南人还是青岛人?”这也是你对当地人的尊重;当你到其他公司拜访时，不能说主人的东西不好，所谓客不责主，这也是常识。
3、摆正位置
在人际交往中，要摆正自己和别人的位置。很多人之所以在人际交往中出现问题，关键一点就是没有摆正自己的位置，也就是说，在人际交往中下级要像下级，上级要像上级，同事要像同事，客户要像客户。摆正位置才有端正态度可言，这是交往时的基本命题。
4、以对方为中心
在商务交往过程中，务必要记住以对方为中心，放弃自我中心论。例如，当你请客户吃饭的时候，应该首先征求客户的意见，他爱吃什么，不爱吃什么，不能凭自己的喜好，主观地为客人订餐，这就叫摆正位置。如果你的客户善于表达，你可以夸他说话生动形象、很幽默，或者又有理论又有实践，但你不能说“你真贫，我们都被你吹晕了”!
交往以对方为中心，商务交往强调客户是上帝，客户感觉好才是真好。尊重自己尊重别人，恰到好处地表现出来，就能妥善地处理好人际关系。
第二节 交际交往中的沟通技巧 换一个角度，还可以给礼仪下一个定义，即：礼仪是沟通技巧。
1、语言技巧
现代交往中，大家都明白一个常识“十里不同风，百里不同俗”，不同行业有不同的要求，站在不同的角度看问题，结果可能大不一样。例如从事外事工作的人有一个特点：说话比较中庸，如果你问他们：这场球赛你认为谁会赢?他们不会告诉你谁会赢或者谁会输，而是告诉你都有胜的可能，不偏不倚，模棱两可。这就是职业使这些人形成的语言特点。
举例
10月美国总统大选，当时我国的一名知名教授赴洛杉矶访问。刚下飞机，记者就过来采访他，“请问×教授，你认为美国总统大选谁会获胜?”当时是官方活动，不能信口开河，如果这位教授按照记者的思路，回答谁会获胜，一旦回答错误，就是一件很尴尬的事情。这时，就应该使用外交辞令了，“首先，我要感谢各位记者对我们的关注，此外，我相信美国人民是受过良好教育的人民。美国人民是强调独立自主的一个民族，所以这次美国总统大选美国人民一定会做出符合自己意愿的选择，而且我相信不管谁当选美国总统都会促进中美关系的可持续发展。谢谢，我的话完了。”这样的回答，无论最后谁当选，这位教授都不会落入尴尬的境地。
2、看名片的技巧
交换名片时，从以下四点可以说明名片持有者的地位、身份以及国内外交往的经验和社交圈的大校看名片的技巧看名片的四个要点名片是否经过涂改名片宁可不给别人也不涂改。名片如同脸面，不能随便涂改。
是否印有住宅电话
人在社交场合会有自我保护意识，私宅电话是不给的，甚至手机号码也不给。西方人讲公私有别，特别在乎这一点，如果与他初次见面进行商务洽谈，你把你家的电话号码给他，他理解为让你到他家的意思，觉得你有受贿索贿之嫌
秘书写作论
本文试图从秘书角度出发,从写作行为的角度出发,对秘书写作进行深入研究,探讨秘书如何以写作更好地为领导提供服务.
作 者：杨珈玮 杨硕林 作者单位：杨珈玮(广西财政高等专科学校,广西,南宁,530003)杨硕林(嘉兴大学,浙江,嘉兴,314000)
刊 名：广西社会科学 PKU英文刊名：GUANGXI SOCIAL SCIENCES 年，卷(期)： “”(4) 分类号：G0 C931.46 关键词：秘书 写作 服务Step 1 Plan your message 规划划你的信息
Take some time to figure out what you want say, write or show. Focus on establishing a purpose for your message. For example, list the objectives for teaching a coworker how to accomplish a task. Ask her if you have provided enough detail to accomplish the chore. Revise your steps if you provided too little detail. Remove some steps if you offered extraneous information that does not pertain to the task at hand. In general, keep your messages short and simple.
花些时间想一下你所说、所写和所表现。为你的信息建立明确的目的。比如，列举一些目标教你的同事如何去完成一项任务。问她你是否为此提供了足够的细节来完成这个任务。如果你提供的细节太少，那么做一下修改。如果你给的信息和这项任务不相干，那么删除这些不相干的步骤。总之，确保你的信息简短。
Step 2 Create a clear and concise message 创建一个清晰而简洁的信息
Test your message on selected members of your target audience before sending it out. Determine if your message conveyed your intentions appropriately. Revise your message if you don't receive the desired results. To communicate effectively, try to anticipate your audience's reaction and anticipate comments an concerns.
在将信息发出去之前，在你选好的目标成员身上检测一下你的信息。判断一下你的信息时候恰当的传达了你的目的。如果你没有得到想要的结果，修改一下你的信息。为了有效地进行沟通，尽力去预测你的顾客的反应、评论和顾虑。
Step 3 Check your grammar, spelling and punctuation 检查你的语法、拼写和发音
Using free online tools, you can test your ability to provide well-written content. Avoid jargon and use a tone that is appropriate for the situation. Avoid humor unless you are sure that that audience understands your intent. Use visual images to support your text. If you communicate with an international audience, verify that you have not used words or phrases that may unintentionally offend your readers.
使用免费的网上工具，你可以测试你的能力来提供优秀的内容。不要使用术语，同时语气要恰当。别开玩笑，除非你确定你的顾客能够领会你的意图。 用一些视觉图像来支持你的文本。如果你和一个国际人员沟通，要核实一些你使用的词汇和短语，确保这些用语不会在无意中冒犯他。
Step 4 Choose the right mechanism to send your message 选择恰当的渠道来发送你的信息
Test your ability to choose the best communication channel by following up with the recipient. For example, avoid sending emotional messages by email. Resist the temptation to leave a long voice mail with multiple steps for completing a complex task.
通过后续跟踪你的接受者，来自测试你选择最佳沟通方式的能力。例如，不要通过电子邮件来进行情感沟通，也不要用语音邮件来传达一个需要很多步骤才能完成的复杂任务。
Step 5 Use active listening 积极的倾听
Give your attention to the speaker and avoid unnecessary distractions to ensure you fully understand. Test your understanding by paraphrasing what was said, asking questions and repeating key messages.
将你的注意力集中到说话人的身上，避免不必要的干扰，确保你完全理解了说话人的意图。通过重述、问问题和重复关键信息来验证你的理解正确与否。
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