下面是小编整理的如何用Word合并功能制作询证函？（共含5篇），欢迎大家阅读借鉴，并有积极分享。同时，但愿您也能像本文投稿人“是我”一样，积极向本站投稿分享好文章。
作为一名财务人员，笔者负责单位往来账项的询证工作，查阅凭证、合同台账和合同原件，笔者费了九牛二虎之力，总算把本单位与百余家公司的往来账项搞清楚了，并编辑成了一张Excel表格，接下来就要根据这些数据编制百余份询证函。难道还要笔者再费力地重复劳动吗？不，我们自有办法。
技术看点：邮件合并功能。
一、制作明细表
首先按照图1的格式制作往来账项明细表.xls。笔者使用Office ，在其他版本的Office中操作略有不同，请朋友们注意。
二、询证函的格式
为了叙述清楚，我们假设询证函的格式如图2所示(实际的询证函长达3页，编号中的最后一位数字即表示该询证函有3页内容)，该文件名称为询证函.doc。在这张询证函中有5处内容取自往来账项明细表.xls，即图2中标注的①、②、③、④、⑤处。
三、进行邮件合并
1.启动Word，打开询证函.doc，执行工具信函与邮件邮件合并命令，打开邮件合并任务窗格。
2.选择信函项，单击下一步；选择使用当前文档项，单击下一步?选取收件人；选择使用现有列表项，单击下一步?撰写信函，
3.进入选取数据源对话框，在文件类型框中选择Excel文件，然后在文件列表框中，双击往来账项明细表.xls。
4.在选择表格对话框中，单击所需要的工作表，勾选数据首行包含列标题复选框，单击确定按钮。
5.在邮件合并收件人对话框中，对数据进行编辑后，单击确定按钮。
6.执行工具信函与邮件显示邮件合并工具栏命令，打开邮件合并工具栏。单击询证函.doc文档中的①处，然后在邮件合并工具栏中单击插入域按钮，进入插入合并域窗口；选择数据库域，然后在域栏中单击顺序号，依次单击插入和关闭按钮。同理，将文档中的②、③、④、⑤处分别指定为公司名称、项目、贵公司欠和欠贵公司。至此，询证函.doc文档显示如图3所示。文档中书名号及里面的部分就对应着往来账项明细表.xls文件的相关项目。
四、完成邮件合并
在邮件合并任务窗格中，单击下一步?撰写信函，然后单击下一步? 预览信函，再单击下一步? 完成合并，至此邮件合并完成。 想看看合并后的结果吗?在邮件合并窗格中单击编辑个人信函，此时Word将弹出合并到新文档对话框，选择全部，点击确定按钮后就可以看到合并后的信函文档了。 编后：上例使用Word的邮件合并功能把Word文档和Excel二维表格完美地合并到一处，实现了数据的批量处理，有效减轻了工作量。在财务工作中经常遇到类似情况，朋友们不妨一试。
作为一名财务人员，笔者负责单位往来账项的询证工作，查阅凭证、合同台账和合同原件，笔者费了九牛二虎之力，总算把本单位与百余家公司的往来账项搞清楚了，并编辑成了一张Excel表格，接下来就要根据这些数据编制百余份询证函。难道还要笔者再费力地重复劳动吗？不，我们自有办法。
技术看点：邮件合并功能。
一、制作明细表
首先按照图1的格式制作“往来账项明细表.xls”，
笔者使用Office2003，在其他版本的Office中操作略有不同，请朋友们注意。
二、询证函的格式
为了叙述清楚，我们假设询证函的格式如图2所示(实际的询证函长达3页，编号中的最后一位数字即表示该询证函有3页内容)，该文件名称为“询证函.doc”。在这张询证函中有5处内容取自“往来账项明细表.xls”，即图2中标注的①、②、③、④、⑤处。
三、进行“邮件合并”
1.启动Word，打开“询证函.doc”，执行“工具→信函与邮件→邮件合并”命令，打开“邮件合并”任务窗格。
2.选择“信函”项，单击“下一步”；选择“使用当前文档”项，单击“下一步
Word邮件合并功能的应用
利用Word的`邮件合并功能批量合成图文数据,提高办公效率.
作 者：韩守玺 作者单位：兰州电子工业学校,甘肃,兰州,730020 刊 名：卫生职业教育 英文刊名：HEALTH VOCATIONAL EDUCATION 年，卷(期)： 27(14) 分类号：G434 关键词：邮件合并 批量 主文档 数据源 插入域在每学期放假之前，各班级班主任老师都要把学生的分数统计出来上报到教务处，然后寄发学生成绩通知单，各班主任老师在整理分数汇总到Excel之中时，如果一个一个复制粘贴，效率低还容易出错，其实完全不必如此，用Word的“邮件合并”功能就能快速完成这项工作。
其中有这样几点需要特别小心，这时要注意观察是否出现成绩单跨页的情况，如果有就要仔细调整。如果新生成的文档很难调整的话，干脆放弃这个文档，回到第一步的主文档中，调整末尾处的空行数或文档的行距，然后再重新生成一个文档。
一、创建通知单文档
按常规方法在Word中创建成绩通知单文档，表格中要填写具体的学号、姓名及成绩的行空着不填（图1）；做好页面设置（如用A4纸），最后在文档末尾加上4~5个空行（空行数量视需要而定，后面有用）。
二、选取Excel数据文件
在Word 中，单击“工具→信函与邮件→邮件合并向导”，在弹出的向导中选择“信函”，按“下一步”；选择“使用当前文档”，按“下一步”；选择“使用现有列表”，按“下一步”，即可看到“选取数据源”对话框。因为学生成绩都已经预先整理汇总到Excel工作表中了（图2），所以只要在此对话框中找到这个Excel数据文件并打开它，然后按照提示步骤操作即可。
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分享到 三、插入域
回到主文档中，在表格中要填写具体的学号、姓名及成绩的位置上插入域，
具体步骤是：单击“邮件合并”工具栏上的“插入域”按钮，弹出“插入合并域”对话框，所有可用的域都一目了然，然后在表格中一一对应地插入这些域即可（图3）。
四、合并到新文档
接着，单击工具栏上的“合并到新文档”按钮，在弹出的对话框中选择“全部”，再按“确定”，生成一个新文档。在这个文档中，每个学生成绩通知单单独一页（A4纸），最后一个符号是“分节符”（图4）。
五、格式调整
为了提高处理速度，减少纸张损耗，可以把成绩通知单设计成小条样式，使得在A4纸上可打印3~4个学生的成绩通知单。按“Ctrl+H”组合键打开“查找和替换”对话框，单击“查找内容”编辑框，然后单击“特殊字符”按钮，从中选择“分节符”，“替换为”编辑框不填写，然后单击“全部替换”，则原文档中的所有“分节符”就全部“灰飞烟灭”了。这样，所有的成绩单便连贯起来，一页可容纳3~4张通知单，中间以空行分隔开（现在知道第一步中在文档末尾加入空行的作用了吧）。
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第一步:设置版面格式
由于公文格式的特殊性，对纸型、页边距、文档网格以及标题、正文字体、字号等均有明确规定，因此设置也带有一定特殊性，
1.用Word打开《2004年度工作总结》文稿，首先选中文字，点击工具栏中的“字体”、“字号”下拉框，分别对标题和正文进行设置，通常标题设置为黑体、小二号，正文设置为仿宋体、三号(见图1)。
为了方便，可以把最常使用的字体格式设为默认，方法是在主菜单上“格式→字体”设好字体再按“默认”按钮(见图2)。 2.依次点击“文件→页面设置”，进入“页面设置”对话框(见图3)，在“页边距”选项卡里将上、下、左、右值均设置为2.5厘米，点击“纸型”选项卡，将纸型设置为16开、方向设置为纵向。 注意:通常国际标准格式为A4纸，因在多数单位里仍在使用16开纸型，故此文以16开纸型为例设置页面。3.进入“文档网格”选项卡，将每页行数设置为23行，点击“确定”按钮，完成第一步字体、字号以及页面的设置。
第二步:制作发文红线
公文通常分为上行文、下行文和平行文，简单说上行文即请示、报告等文种，下行文即通知、指示等文种，平行文即公函等文种，当然，上、下、平行文格式也有所不同。这里以上行文为例进行介绍，在上行文公文格式中总少不了发文红线。
1.点击主菜单上“格式→边框和底纹→显示工具栏”，打开“表格和边框”工具栏(见图4)。
2.分别对线型、粗细、颜色、外部框线进行设置，通常将线型设为“横线”、粗细设为“1.5磅”、颜色为“红色”、外部框线设为“下框线”，这样一条合格的发文红线就出呈现出来了(见图5)。 Just Do It因为经常要输入六角括号，所以建议为其设置快捷键，以后只要按下相应快捷键即可快速输入六角括号。点击“插入→符号”，进入“符号”对话框，找到并选中六角括号的左半边“z”，点击“快捷键”按钮，然后为其指定快捷键设置，同样为六角括号的右半边“{”设置快捷键，
第三步:制作公文落款
一般来说，单位里发公文通常都会用正规的行文格式，而在正规行文格式中总少不了单位落款一项。利用Word里的“双行合一”命令制作公文落款可谓方便快捷，在工作中可以有效提高处理速度，大大节省时间。
1.点击“格式→中文版式→双行合一”，出现“双行合一”对话框(见图6)。
2.输入单位名称(如:中国××××公司××分公司××路营业厅)，先输入需要合为一行的文字(中国××××公司)，合理调整字符间距，查看预览效果，满意后点击“确定”。3.输入剩下的文字(××分公司××路营业厅)，完成后可利用“Ctrl+[”和“Ctrl+]”快捷键合理调整两部分文字的字号大小，就会出现满意的公文落款(见图7)。
Just Do It在文档编辑中，常常会用到一些符号，而键盘上并没有这些符号的按键，如公文落款日期中用的标准零(○)等。通过点击“视图→工具栏→符号栏”调出“符号栏”，可以加快落款中日期的处理速度。
第四步:制作落款粗、细横线
作为正规公文，其落款通常包括发文单位、成文日期、主题词、抄送单位、印制份数、承办单位、承办人和发文日期等几部分组成，而主题词、抄送单位、印制份数、承办单位、承办人和发文日期又分别由三条粗细不等的横线分割开来(见图8)。如果用下划线或画笔来制作，效果会不佳，最主要的是不符合标准。其实完全可以利用Word中的特殊功能来实现，具体粗横线的制作方法是:
在英文输入状态下，按住Shift键不放，同时按“-”号(减号要连续输入3下)，而后按回车键，这样，一条粗横线就自动生成了。而细横线则可通过先把输入法状态由英文切换成中文，连续输入三次“-”号(减号)，而后按回车键，一条细横线就会自动生成。
第五步:给公文添加页码
经过上面数步之后，一份正规公文基本出炉了，在完成前别忘了给公文加上页码，点击“插入→页码”，打开“页码”对话框，选择页码添加的位置为“页面底端(页脚)”，对齐方式选“居中”，并去除“首页显示页码”复选框(公文格式规定首页不显示页码)的勾选，点击“确定”即可(见图9)。到此为止，小张负责的这份上报材料就完成了(见图10)，领导审阅后非常满意。
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