下面是小编整理的接待准备工作（共含5篇），希望能帮助到大家!同时，但愿您也能像本文投稿人“偏头痛高级患者”一样，积极向本站投稿分享好文章。
接待准备工作
接待工作是办公室日常事务中的一项常态化工作，要想做好这项日常工作，全面的接待准备工作是先决条件。可以从接待工作的环境、物质和心理三个方面进行准备。
（一）环境准备接待工作的环境主要是指单位的整体环境和接待室（会客室或办公室）的局部环境。单位的整体环境要求安全、整齐、洁净。接待室的局部环境一般可分为硬环境和软环境。1．硬环境硬环境包括室内空气、光线、颜色、办公设备及会客室的布置等外在客观条件。
（1）空气环境，包括空气的温度、湿度、流通与味道四个因素，一般接待室温度控制在21～28℃，室内的相对湿度保持在40%～60%。接待室要注意通风和空气调节，经常开窗透气，保持空气清新，也可适度喷洒气味淡雅大方的`空气清新剂。空气环境的好坏，对人的行为和心理都有影响，对提高接待工作效率也十分重要。接待室应适当绿化，摆放绿色植物不仅能美化环境，还能净化空气。植物的选择最好为常绿植物，如龙血树、金钱树、万年青、叶兰、龟背竹等。如果接待室空间较小，也可以采用垂吊类植物，如吊兰、常春藤等。
（2）光线环境，接待室要有适当的照明，应以自然光源为主，人造光源为辅。
（3）声音环境，接待室要保持肃静、安宁，使接待人员能聚精会神地从事接待工作。
（4）接待室布置，注意办公桌、文件柜等大件物品要摆放合理，书报、文件等归类摆放整齐，墙上可挂单位的宣传图片等。接待室清洁、明亮、整齐、美观，会让来访者感受到这里的工作有条不紊，生机盎然。如果没有专门的接待室，也应在办公室中腾出一个比较安静的角落来，让来访者可以从容就座、谈话。2．软环境软环境包括接待室的工作气氛、接待人员的个人素养等社会环境。良好的工作氛围，接待人员热情的接待态度、大方得体的礼仪、周到细致的接待安排，都能让来访者感受到一种蓬勃向上的凝聚力，从而产生良好的印象。
（二）物质准备
1．茶水、饮料的准备接待所用的桌椅、沙发等要摆放整齐，保持桌面清洁。茶具应整齐摆放在桌面上，并保证热水供应。
2．水果、点心的准备综合考虑来访者的身份、人数、性别、年龄等因素，适量准备口香糖、小点心、水果、糖果和零食等。
3．烟、打火机或火柴、烟灰缸的准备桌面上要摆放稍大点的烟灰缸，还要准备好纸巾、打火机、火柴等用品。
4．相关资料的准备为了排解来访者等待时间的情绪，在接待室可以放置书报架，摆放一些书报杂志或单位简介等对外宣传资料。
（三）心理准备接待工作的心理准备，是指接待人员要以诚心、耐心、热心去面对每位来宾，热情适度，和蔼可亲，用语礼貌，举止大方。接待人员要有强烈的角色意识和服务意识。
（1）诚心，要能够站在对方立场，以一颗真诚的心，帮助每一位来访者解决问题。
（2）耐心，要不烦不燥，细心周到地对待每一位来访者。
（3）热心，要以自始至终亲切的态度，为来访者提供接待服务。
接待外商的准备工作
接待来洽谈业务或来本地区(单位)工作的外国经济专家，应作好下列准备工作：
1、由本地区(单位)负责外事工作的领导牵头建立一个有专职陪同人员、专业对口业务人员、谈判人员、翻译、保卫和后勤等方面人员组成的接待班子。
2、将洽谈的项目或技术资料、图纸事先译成中文，供有关人员事先消化并全面掌握。
3、外商或外国经济专家来华或回国时，应安排职位相同的人迎送，并协助办理有关手续。抵达后应由负责人出面接见。来、去时，由接待单位负责宴请。
4、在安排好外商或外国经济专家(包括家属)的.食、宿、行、工作场所、文娱活动的同时，还应搞好安全保卫、环境卫生等工作。
5、涉外交往中，不要主动赠送礼品。外国经济专家在华期间结婚、过节、生日等，经组织批准可以个人或集体的名义赠送适当的纪念品。为做好团结工作，我方人员可同外国经济专家正常往来，建立友谊。
6、有关人员应虚心向外国经济专家学习有关理论知识和管理经验，学习、消化有关技术、资料。
7、涉外人员应不断学习有关文件、规定，增强政治责任感，提高接待工作水平。
接待外商应做的准备工作
1、由本地区(单位)负责外事工作的领导牵头建立一个有专职陪同人员、专业对口业务人员、谈判人员、翻译、保卫和后勤等方面人员组成的接待班子，
2、将洽谈的项目或技术资料、图纸事先译成中文，供有关人员事先消化并全面掌握。
3、外商或外国经济专家来华或回国时，应安排职位相同的'人迎送，并协助办理有关手续。抵达后应由负责人出面接见。来、去时，由接待单位负责宴请。
4、在安排好外商或外国经济专家(包括家属)的食、宿、行、工作场所、文娱活动的同时，还应搞好安全保卫、环境卫生等工作，
5、涉外交往中，不要主动赠送礼品。外国经济专家在华期间结婚、过节、生日等，经组织批准可以个人或集体的名义赠送适当的纪念品。为做好团结工作，我方人员可同外国经济专家正常往来，建立友谊。
6、有关人员应虚心向外国经济专家学习有关理论知识和管理经验，学习、消化有关技术、资料。
7、涉外人员应不断学习有关文件、规定，增强政治责任感，提高接待工作水平。
1、谈室安排。
谈判最好能安排在两个房间，一间作为主谈室，另一间作为备用室，有可能的话再配一间休息室。
主谈室作为双方进行谈判的主要场地，应当宽敞、舒适、光线充足，并备齐应有的设备和接待用品。除非征得双方同意，否则主谈室不要安装录音、录像设备，因为这会增加双方的心理压力，言行举止都会谨小慎微，很难畅所欲言。
备用室是双方都可以使用的单独房间，它既可以作为某一方谈判小组内部协商的场所，又可供双方进行小范围讨论之用。备用室最好能靠近主谈室，内部也要配备应用的设备和接待用品。
休息室，应布置得轻松、舒适、条件允许也可以适当配置些娱乐设施，以便能使双方松弛一下紧张的神经，缓和彼此之间的气氛。
2、座位安排。
谈判座位的安排也是值得考虑的。
最常见的排位方法是双方人员各自坐在谈判桌的一边，主人居背门一侧，客人居面对正门一侧。主谈人居中，译员一般坐在主谈人旁边，其他人按礼宾顺序排列。这种排位法使谈判小组容易产生安全感和实力感，便于查阅一些不想让对方知道的资料，可以就近和本方人员交换意见。但也容易造成双方的冲突感和对立感。
另一种排位方法是双方人员随意就座。这种方法能减少对立感，体现双方谋求一致的指导思想，利于形成轻松、合作、友好的气氛。但谈判人员内部的信息传递比较困难，不利于主谈人对本方人员言行的控制，如果事先没有这方面的心理准备，还会产生谈判人员被分割、包围、孤立的感觉。
总之，谈判现场的布置及座位的安排，都应该为谈判的总目标服务，并且根据双方之间的关系、己方谈判人员的素质和谈判实力等因素而定。
第一，合理选择商务谈判时间
商务谈判时间不能由谈判一方单独做决定，需要双方商议决定，否则视为失礼。要选择对对方最有利的时间进行谈判，避免双方在连续工作之后身心状态处于低潮的情况下进行谈判。
第二，合理选择谈判地点。
谈判地点最好选择在自己熟悉的地点，因为，自己熟悉的环境有助于争取谈判的主动权。倘若不能争取到，也可以选择谈判双方都熟悉的场所。如果谈判次数较多，可以考虑变换谈判场所，以便缓解紧张的谈判气氛，达到最佳谈判效果。
第三，合理选择谈判人员。
商务谈判队伍一般来说由主谈判人、谈判助理、谈判专家和其他谈判人员组成。谈判人员的素质修养与仪表形象始终可以传达一种信息，这种信息与谈判的实质内容一起传递给谈判对象，相互影响与感染。
第四，合理收集谈判资料信息。
谈判人员要关注与谈判相关的任何情况，并提前进行调查研究，收集大量的资料信息。准备谈判资料信息，主要是为了根据主题行情，评估对方的实力; 调查和掌握对方的文化背景和社会风俗，了解多方的法律制度，以便在谈判中掌握主动权。
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